Contact
Line : comsiam
องค์กรที่ใช้ Google Workspace สามารถเปิดให้พนักงานใช้งาน Gemini ด้วยบัญชีบริษัทได้ แต่ผู้ดูแลระบบต้องตรวจสอบสิทธิ์ แพ็กเกจ และการตั้งค่าบริการให้ครบก่อน
คู่มือนี้อธิบายวิธีเปิดใช้งานตั้งแต่ต้น พร้อมแนวทางทดลองใช้กับกลุ่มเล็กก่อนเปิดให้ทั้งองค์กร
Gemini ใน Google Workspace มี 2 ส่วน
ก่อนตั้งค่า แอดมินควรแยกบริการต่อไปนี้ให้ออกจากกัน
1. Gemini App
เป็นหน้าแชต AI สำหรับถามคำถาม สรุปข้อมูล วิเคราะห์ไฟล์ ระดมความคิด และสร้างเนื้อหา
ผู้ใช้เข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Google Workspace ขององค์กร แล้วสนทนากับ Gemini ได้โดยตรง
2. Gemini ในแอป Workspace
เป็นฟีเจอร์ AI ที่ทำงานภายในแอป เช่น
- Gmail
- Google Docs
- Google Sheets
- Google Slides
- Google Drive
- Google Chat
- Google Meet
ตัวอย่างเช่น สรุปอีเมล ร่างเอกสาร วิเคราะห์ตาราง หรือถามข้อมูลจากไฟล์ใน Drive
การเปิด Gemini App ไม่ได้หมายความว่าผู้ใช้จะได้รับฟีเจอร์ Gemini ใน Gmail หรือ Docs ครบทุกคน เพราะสิทธิ์อาจขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ ใบอนุญาต และการตั้งค่าแยกต่างหาก
สิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนเปิด Gemini
เตรียมข้อมูลต่อไปนี้ก่อนเริ่มตั้งค่า
- มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบที่จัดการ Gemini ได้
- บัญชีผู้ใช้เป็นบัญชี Google Workspace
- แพ็กเกจขององค์กรรองรับฟีเจอร์ที่ต้องการ
- ผู้ใช้ได้รับใบอนุญาตที่ถูกต้อง
- ผู้ใช้อยู่ในประเทศหรือภูมิภาคที่รองรับ
- บัญชีผู้ใช้มีอายุถึงเกณฑ์ที่ Google กำหนด
- องค์กรมีนโยบายการใช้ AI และข้อมูลภายใน
หากไม่แน่ใจเรื่องแพ็กเกจ ให้ตรวจสอบในส่วน Billing และ Subscriptions ของ Admin Console ก่อน
① เข้าสู่ Google Admin Console
เข้าสู่ Admin Console ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบขององค์กร
บัญชี Gmail ส่วนตัวทั่วไปไม่สามารถจัดการการเปิดบริการให้ผู้ใช้ในโดเมนบริษัทได้
หากมองไม่เห็นเมนู Gemini ให้ตรวจสอบว่าบัญชีของคุณมีสิทธิ์ Super Admin หรือสิทธิ์จัดการบริการ Gemini
② เปิดเมนู Generative AI
จากหน้า Admin Console ให้เปิดเมนูหลัก แล้วเลือก
Generative AI > Gemini app
ใน Admin Console บางรุ่น ชื่อเมนูหรือตำแหน่งอาจแตกต่างออกไปเล็กน้อย หากหาไม่พบ ให้ใช้ช่องค้นหาภายใน Admin Console แล้วค้นหาคำว่า “Gemini app”
③ เปิด Service Status
เลือกหัวข้อ Service status เพื่อกำหนดว่าใครสามารถใช้ Gemini App ได้บ้าง
โดยทั่วไปจะมีตัวเลือกสำคัญ เช่น
- เปิดให้ทุกคน
- ปิดสำหรับทุกคน
- เปิดเฉพาะหน่วยงาน
- เปิดผ่านกลุ่มที่กำหนด
หากเป็นการใช้งานครั้งแรก ไม่ควรรีบเปิดให้ทั้งองค์กรทันที ควรเริ่มจากกลุ่มทดลองก่อน
④ เลือกผู้ใช้ที่จะได้รับสิทธิ์
แอดมินสามารถแบ่งผู้ใช้ได้ 2 วิธีหลัก
เปิดตามหน่วยงาน
เลือก Organizational Unit หรือหน่วยงานที่ต้องการ เช่น
- ฝ่ายการตลาด
- ฝ่ายขาย
- ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- ฝ่ายไอที
- ทีมผู้บริหาร
เลือกหน่วยงาน แล้วเปลี่ยนสถานะ Gemini เป็น On
หากหน่วยงานย่อยกำลังรับค่าจากหน่วยงานหลัก อาจต้องเลือก Override เพื่อกำหนดค่าใหม่เฉพาะหน่วยงานนั้น
เปิดผ่าน Access Group
เหมาะสำหรับการทดลองใช้กับผู้ใช้จากหลายแผนก เช่น ทีมทดลอง AI จำนวน 10–20 คน
สร้างกลุ่มสำหรับผู้ทดสอบ เพิ่มสมาชิกที่ต้องการ แล้วกำหนดให้กลุ่มนั้นสามารถใช้ Gemini ได้
วิธีนี้ช่วยให้ควบคุมการเปิดใช้งานได้ง่าย โดยไม่ต้องย้ายผู้ใช้ออกจากหน่วยงานเดิม
⑤ บันทึกและรอระบบอัปเดต
หลังเลือกผู้ใช้และเปิดสถานะแล้ว ให้กด Save
การเปลี่ยนแปลงบางรายการอาจไม่ได้มีผลทันที ควรรอสักระยะก่อนทดสอบอีกครั้ง
หากผู้ใช้ยังเข้าไม่ได้ ให้ลองดำเนินการดังนี้
- ออกจากระบบบัญชี Google
- ปิดและเปิดเบราว์เซอร์ใหม่
- เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีบริษัทอีกครั้ง
- ตรวจสอบว่ากำลังใช้บัญชีที่ถูกต้อง
- ทดลองเปิด Gemini ใหม่
⑥ ตรวจสอบแพ็กเกจและใบอนุญาต
ไปที่เมนู Billing > Subscriptions เพื่อตรวจสอบแพ็กเกจ Google Workspace ขององค์กร
จากนั้นตรวจสอบว่าผู้ใช้ได้รับใบอนุญาตที่จำเป็นหรือไม่ โดยดูจากหน้ารายละเอียดผู้ใช้หรือหน้าจัดการใบอนุญาต
สิทธิ์การใช้งานอาจแตกต่างกันตามแพ็กเกจ เช่น
- เข้าใช้ Gemini App ได้
- ใช้โมเดลหรือขีดจำกัดระดับสูงขึ้น
- ใช้ Gemini ใน Gmail และ Docs
- ใช้ฟีเจอร์ AI ใน Sheets, Slides และ Drive
- ใช้ฟีเจอร์ด้านการประชุมหรือวิดีโอ
- ได้รับการควบคุมด้านความปลอดภัยเพิ่มเติม
อย่าตัดสินจากการที่ผู้ใช้เข้า Gemini App ได้เพียงอย่างเดียว เพราะฟีเจอร์ภายใน Workspace อาจต้องตรวจสิทธิ์แยกต่างหาก
⑦ เปิด Gemini ใน Gmail, Docs และแอปอื่น
หากต้องการให้ผู้ใช้เห็นปุ่ม Ask Gemini หรือแผง Gemini ภายในแอป Workspace ให้ตรวจสอบส่วนต่อไปนี้
- แพ็กเกจ Workspace รองรับหรือไม่
- ผู้ใช้ได้รับใบอนุญาตแล้วหรือยัง
- เปิด Feature access สำหรับหน่วยงานนั้นหรือไม่
- เปิด Smart features ที่เกี่ยวข้องหรือไม่
- แอป Workspace ที่ต้องการเปิดใช้งานอยู่หรือไม่
เมนูสำหรับควบคุมฟีเจอร์อาจแสดงอยู่ภายใต้
Generative AI > Gemini for Workspace
จากนั้นตรวจสอบหัวข้อเกี่ยวกับ Feature access หรือการเข้าถึงฟีเจอร์
เมื่อเปิดสำเร็จ ผู้ใช้อาจเห็นไอคอน Ask Gemini บริเวณมุมขวาบนของ Gmail, Docs, Sheets, Slides หรือ Drive
⑧ ตั้งค่า Connected Apps
Connected Apps ช่วยให้ Gemini ทำงานร่วมกับบริการในบัญชี Workspace เช่น Gmail, Drive และ Calendar
ตัวอย่างคำสั่งที่ผู้ใช้อาจต้องการใช้ ได้แก่
- สรุปอีเมลเกี่ยวกับโครงการล่าสุด
- ค้นหาเอกสารจาก Google Drive
- รวบรวมข้อมูลจากไฟล์หลายฉบับ
- ตรวจสอบกำหนดการในปฏิทิน
- สร้างรายการงานจากอีเมล
แอดมินควรตรวจสอบการตั้งค่า Connected Apps ในส่วนการจัดการ Gemini และเปิดเฉพาะบริการที่องค์กรอนุญาต
สิทธิ์นี้อาจขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ การตั้งค่า Gemini Apps Activity และนโยบายขององค์กรด้วย
⑨ ตั้งค่าประวัติการสนทนา
ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมนโยบายประวัติการสนทนาของ Gemini สำหรับบัญชีองค์กรได้
เข้าไปที่ส่วนการตั้งค่า Gemini แล้วตรวจสอบหัวข้อ เช่น
- Conversation history
- Gemini Apps Activity
- Keep Activity
- การลบข้อมูลอัตโนมัติ
- ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูล
ตัวเลือกที่มองเห็นอาจแตกต่างกันตามแพ็กเกจและประเภทบัญชี
ก่อนเปลี่ยนระยะเวลาการเก็บข้อมูล ควรปรึกษาฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายรักษาความปลอดภัย และผู้รับผิดชอบด้านข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กร
⑩ ทดสอบด้วยบัญชีผู้ใช้จริง
หลังเปิดบริการแล้ว ควรทดสอบด้วยบัญชีสมาชิกในกลุ่มทดลอง ไม่ควรทดสอบด้วยบัญชี Super Admin เพียงบัญชีเดียว
รายการที่ควรตรวจสอบ ได้แก่
- เปิดหน้า Gemini ได้หรือไม่
- เริ่มการสนทนาใหม่ได้หรือไม่
- อัปโหลดไฟล์ได้ตามสิทธิ์หรือไม่
- มองเห็น Connected Apps หรือไม่
- ใช้งานภาษาไทยได้หรือไม่
- เห็น Ask Gemini ใน Gmail หรือ Docs หรือไม่
- สามารถค้นหาไฟล์จาก Drive ตามสิทธิ์เดิมหรือไม่
- ข้อมูลที่ผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงยังคงถูกจำกัดหรือไม่
ควรทดสอบทั้งบนคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์ หากองค์กรอนุญาตให้ใช้งานผ่านมือถือ
เปิด Gemini ให้กลุ่มทดลองอย่างปลอดภัย
แนวทางที่เหมาะสำหรับองค์กรคือเริ่มจากโครงการนำร่อง
ขั้นที่ 1: เลือกผู้ใช้ทดลอง
เลือกประมาณ 10–30 คนจากแผนกที่มีกรณีใช้งานชัดเจน เช่น การตลาด ฝ่ายขาย ฝ่ายบริการลูกค้า และฝ่ายไอที
ขั้นที่ 2: กำหนดงานที่อนุญาต
ตัวอย่างงานที่สามารถทดลองได้ เช่น
- สรุปเอกสารทั่วไป
- ร่างอีเมลที่ไม่มีข้อมูลลับ
- ระดมความคิด
- ปรับสำนวนข้อความ
- สร้างโครงร่างงานนำเสนอ
- วิเคราะห์ข้อมูลที่ไม่ละเอียดอ่อน
ขั้นที่ 3: กำหนดข้อมูลที่ห้ามใส่
ตัวอย่างข้อมูลที่ควรได้รับการควบคุม ได้แก่
- รหัสผ่าน
- คีย์สำหรับเข้าถึงระบบ
- ข้อมูลบัตรเครดิต
- ข้อมูลสุขภาพ
- ข้อมูลลูกค้าที่เป็นความลับ
- เอกสารสัญญาที่ยังไม่เปิดเผย
- ความลับทางการค้า
- ข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็น
ขั้นที่ 4: เก็บผลตอบรับ
ประเมินคุณภาพคำตอบ เวลาที่ประหยัดได้ ปัญหาที่พบ และความเสี่ยงก่อนขยายสิทธิ์ให้ผู้ใช้เพิ่มเติม
ตัวอย่างนโยบายการใช้ Gemini ในบริษัท
องค์กรสามารถนำข้อความนี้ไปปรับใช้ได้
พนักงานสามารถใช้ Gemini เพื่อช่วยร่าง สรุป วิเคราะห์ และจัดรูปแบบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานได้ แต่ต้องตรวจสอบความถูกต้องก่อนนำไปใช้ ห้ามใส่รหัสผ่าน ข้อมูลลับ ข้อมูลส่วนบุคคล หรือข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาตให้ประมวลผล และห้ามใช้คำตอบจาก AI เป็นคำแนะนำด้านกฎหมาย การเงิน การแพทย์ หรือการตัดสินใจที่มีผลกระทบสูงโดยไม่มีผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบ
นโยบายควรระบุผู้รับผิดชอบ ช่องทางรายงานเหตุการณ์ และประเภทข้อมูลที่อนุญาตให้ใช้อย่างชัดเจน
เปิด Gemini แล้วผู้ใช้ยังเข้าไม่ได้ แก้อย่างไร
ใช้บัญชีผิดบัญชี
ผู้ใช้อาจเข้าสู่ระบบทั้งบัญชีส่วนตัวและบัญชีบริษัทพร้อมกัน ให้ตรวจสอบรูปโปรไฟล์และอีเมลที่กำลังใช้งาน
Gemini ยังปิดอยู่ในหน่วยงาน
ตรวจสอบ Service status ของ Organizational Unit ที่ผู้ใช้สังกัด รวมถึงค่าที่สืบทอดมาจากหน่วยงานหลัก
ผู้ใช้ไม่ได้อยู่ใน Access Group
ตรวจสอบสมาชิกของกลุ่ม และรอให้การเปลี่ยนแปลงสมาชิกมีผล
ไม่มีใบอนุญาตที่จำเป็น
ตรวจสอบแพ็กเกจและ License assignment ของผู้ใช้ โดยเฉพาะเมื่อเข้า Gemini App ได้ แต่ไม่เห็น Gemini ใน Gmail หรือ Docs
บัญชีไม่ผ่านข้อกำหนดด้านอายุ
บัญชีที่มีการระบุอายุไม่ถึงเกณฑ์อาจไม่ได้รับสิทธิ์ แม้แอดมินจะเปิดบริการแล้ว
ยังอยู่ระหว่างอัปเดตการตั้งค่า
รอให้ระบบประมวลผล แล้วออกจากระบบก่อนเข้าสู่ระบบใหม่
เบราว์เซอร์หรือส่วนขยายรบกวน
อัปเดตเบราว์เซอร์ ทดลองโหมดไม่ระบุตัวตน หรือตรวจสอบส่วนขยายที่บล็อกคุกกี้และสคริปต์
ฟีเจอร์ยังไม่รองรับบัญชีหรือภูมิภาค
Gemini บางฟีเจอร์อาจทยอยเปิดให้บริการ และอาจแตกต่างกันตามประเทศ ภาษา แพ็กเกจ และประเภทบัญชี
คำถามที่พบบ่อย
ต้องเป็น Super Admin เท่านั้นหรือไม่
ไม่จำเป็นในทุกกรณี แต่อย่างน้อยบัญชีผู้ดูแลต้องได้รับสิทธิ์จัดการบริการและการตั้งค่า Gemini ที่เกี่ยวข้อง หากมองไม่เห็นเมนู ควรให้ Super Admin ตรวจสอบสิทธิ์ของบัญชี
เปิด Gemini App แล้วทำไมไม่มี Gemini ใน Docs
เพราะ Gemini App และฟีเจอร์ Gemini ภายใน Workspace มีการควบคุมสิทธิ์คนละส่วน ให้ตรวจสอบแพ็กเกจ ใบอนุญาต และ Feature access เพิ่มเติม
เปิดให้เฉพาะบางคนได้ไหม
ได้ โดยใช้ Organizational Unit หรือ Access Group เหมาะสำหรับการทดลองใช้ก่อนเปิดให้ทั้งองค์กร
ผู้ใช้ต้องสมัคร Gemini เองหรือไม่
โดยทั่วไปไม่ต้องสมัครบัญชีใหม่ ผู้ใช้เข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Google Workspace เดิม หลังจากแอดมินเปิดบริการและกำหนดสิทธิ์เรียบร้อยแล้ว
แอดมินมองเห็นบทสนทนาของพนักงานทั้งหมดหรือไม่
ไม่ควรสรุปว่าแอดมินสามารถเปิดอ่านทุกบทสนทนาได้โดยตรง ความสามารถในการค้นหา เก็บรักษา ตรวจสอบ หรือส่งออกข้อมูลขึ้นอยู่กับบริการ แพ็กเกจ นโยบาย และเครื่องมือกำกับดูแลที่องค์กรใช้งาน
ควรเปิดให้ทุกคนพร้อมกันหรือไม่
องค์กรขนาดเล็กอาจทำได้ แต่การเริ่มจากกลุ่มทดลองจะช่วยค้นหาปัญหาเรื่องสิทธิ์ ความปลอดภัย และแนวทางใช้งานก่อนขยายไปยังผู้ใช้ทั้งหมด
สรุป
วิธีเปิดใช้งาน Gemini สำหรับ Google Workspace เริ่มจากเข้าสู่ Admin Console เปิดเมนู Generative AI เลือก Gemini app กำหนด Service status ให้หน่วยงานหรือกลุ่มที่ต้องการ แล้วตรวจสอบแพ็กเกจ ใบอนุญาต และ Feature access เพิ่มเติม
แนวทางที่ปลอดภัยที่สุดคือเปิดให้กลุ่มทดลองก่อน กำหนดนโยบายข้อมูลให้ชัดเจน ทดสอบด้วยบัญชีผู้ใช้จริง และตรวจสอบผลลัพธ์จาก AI ทุกครั้งก่อนนำไปใช้งานสำคัญ
