วิธีใช้ Copilot ใน Microsoft Word

Microsoft Copilot ใน Microsoft Word เป็นผู้ช่วย AI ที่ช่วยตั้งแต่เริ่มเขียนเอกสารจากหน้าว่าง ปรับข้อความเดิม สรุปเอกสาร ถามคำถามจากเนื้อหา ไปจนถึงช่วยพัฒนาเอกสารให้กระชับและเหมาะกับผู้อ่านมากขึ้น

จุดเด่นคือผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องย้ายข้อความไปถาม AI ในเว็บไซต์อื่นตลอดเวลา เพราะ Copilot สามารถทำงานร่วมกับเอกสาร Word ได้โดยตรงในเวอร์ชันและบัญชีที่รองรับ

บทความนี้ comsiam จะอธิบายวิธีใช้ Copilot ใน Microsoft Word สำหรับมือใหม่ ตั้งแต่เปิดใช้งาน เขียนเอกสาร สรุป ปรับภาษา ไปจนถึงวิธีแก้เมื่อหา Copilot ไม่เจอ

① Copilot ใน Microsoft Word คืออะไร

Copilot ใน Word คือ AI Assistant ที่ทำงานร่วมกับเอกสาร Microsoft Word

สามารถช่วยงาน เช่น

• ร่างข้อความ
• เขียนต่อ
• เขียนใหม่
• ปรับ Tone
• สรุปเอกสาร
• ถามคำถามจากเอกสาร
• เปลี่ยนข้อความเป็นรูปแบบที่อ่านง่ายขึ้น
• ช่วยตรวจแนวทางการเขียน

จึงเหมาะกับทั้งงานเอกสารทั่วไปและงานธุรกิจ

② ต้องใช้ Word เวอร์ชันไหน

Copilot ใช้งานกับ Word ใน Microsoft 365 ที่รองรับ

ความสามารถที่เห็นอาจแตกต่างตาม

• Windows
• Mac
• Word for the web
• iPad
• Microsoft 365 subscription
• Copilot license
• นโยบายองค์กร

จึงไม่ควรคาดหวังว่า Word ทุกเครื่องจะมีเมนูเหมือนกันทั้งหมด

③ ต้องมี Microsoft 365 หรือไม่

โดยทั่วไป Copilot ใน Word เชื่อมโยงกับสิทธิ์ Microsoft 365 และ Copilot ที่รองรับ

ถ้าเปิด Word แล้วไม่เห็น Copilot สาเหตุหนึ่งอาจเป็นเพราะ Subscription หรือ Account ไม่มีสิทธิ์นั้น

ควรตรวจบัญชีที่ Sign in อยู่ก่อน

④ วิธีเปิด Copilot ใน Word

ขั้นตอนทั่วไปคือ

1. เปิด Microsoft Word
2. Sign in ด้วยบัญชี Microsoft
3. เปิดเอกสารหรือสร้างเอกสารใหม่
4. มองหาปุ่ม Copilot
5. เปิด Copilot pane
6. พิมพ์สิ่งที่ต้องการให้ช่วย

ตำแหน่งปุ่มอาจเปลี่ยนตามเวอร์ชัน

⑤ ถ้าเปิดเอกสารเปล่าจะเริ่มอย่างไร

สามารถบอก Copilot ให้ช่วยสร้าง Draft ได้

ตัวอย่าง

เขียนจดหมายขอใบเสนอราคาแบบสุภาพ

หรือ

ร่างบทความเกี่ยวกับประโยชน์ของ AI สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

จากนั้นค่อยแก้ไขรายละเอียดภายหลัง

⑥ Copilot ช่วยแก้ปัญหาหน้ากระดาษเปล่าได้อย่างไร

หลายคนรู้ว่าต้องเขียนเรื่องอะไร แต่ไม่รู้จะเริ่มประโยคแรกอย่างไร

ให้พิมพ์หัวข้อและสิ่งที่ต้องการ เช่น

เขียนบทนำเกี่ยวกับการใช้ AI ในสำนักงาน ความยาวประมาณ 2 ย่อหน้า ภาษาง่าย

Copilot จะสร้าง Draft ให้เป็นจุดเริ่มต้น

⑦ สูตร Prompt สำหรับ Word

ใช้สูตร

งาน + เนื้อหา + ผู้อ่าน + Tone + รูปแบบ

ตัวอย่าง

เขียนประกาศแจ้งพนักงานเรื่องการประชุมประจำเดือน สำหรับพนักงานทุกแผนก ใช้น้ำเสียงสุภาพ กระชับ และทำเป็น 3 ย่อหน้า

จะได้ผลดีกว่าพิมพ์ว่า

เขียนประกาศประชุม

⑧ ใช้ Copilot เขียนเอกสารใหม่ได้ไหม

ได้

สามารถให้ช่วยร่างเนื้อหา เช่น

• จดหมาย
• รายงาน
• Proposal
• บทความ
• ประกาศ
• คู่มือ
• Memo
• เอกสารการประชุม

แต่ควรตรวจเนื้อหาก่อนนำไปใช้จริงเสมอ

⑨ ใช้เขียนจดหมายธุรกิจ

Prompt ตัวอย่าง

เขียนจดหมายเสนอความร่วมมือทางธุรกิจแบบมืออาชีพ โดยมีบทนำ ข้อเสนอ และขั้นตอนถัดไป

จากนั้นแก้ชื่อบริษัท ราคา และรายละเอียดจริงก่อนใช้งาน

⑩ ใช้เขียนรายงาน

ตัวอย่าง

สร้างโครงรายงานผลการดำเนินงานประจำเดือน โดยแบ่งเป็นยอดขาย ปัญหาที่พบ งานที่เสร็จ และแผนเดือนหน้า

Copilot ช่วยสร้าง Structure ก่อนใส่ข้อมูลจริงได้

⑪ ใช้เขียน Proposal

Prompt เช่น

สร้าง Outline Proposal สำหรับโครงการปรับปรุงระบบเครือข่ายสำนักงาน

จากนั้นให้ Copilot ขยายเฉพาะส่วนที่ต้องการ

วิธีนี้ควบคุมคุณภาพได้ดีกว่าสั่งเขียนทั้งหมดครั้งเดียว

⑫ ใช้เขียนต่อจากข้อความเดิม

ถ้ามีเนื้อหาอยู่แล้ว สามารถให้ Copilot ช่วยขยายต่อได้

เช่น

เขียนต่อจากส่วนนี้โดยอธิบายข้อดีอีก 3 ข้อ

หรือ

เพิ่มตัวอย่างใช้งานจริงให้หัวข้อนี้

ช่วยรักษาทิศทางของเอกสารเดิม

⑬ ใช้เขียนข้อความใหม่จากประโยคเดิม

เลือกข้อความที่ต้องการแล้วให้ Copilot ช่วย Rewrite

ตัวอย่าง

เขียนใหม่ให้สุภาพขึ้น

เขียนใหม่ให้สั้นลง

เขียนใหม่ให้เป็นภาษาธุรกิจ

เหมาะกับข้อความที่มีใจความแล้วแต่สำนวนยังไม่ดี

⑭ ปรับ Tone ได้อย่างไร

สามารถขอให้เปลี่ยนน้ำเสียง เช่น

• Professional
• Friendly
• Formal
• Concise
• Persuasive
• Simple

ตัวอย่าง

ปรับข้อความนี้ให้เป็นมืออาชีพแต่ยังอ่านง่าย

⑮ ทำให้ข้อความสั้นลงได้ไหม

ได้

เช่น

ย่อข้อความนี้ให้สั้นลง 50% โดยไม่ตัดประเด็นสำคัญ

เหมาะกับเอกสารที่ยาวเกินไป

⑯ ทำให้ข้อความละเอียดขึ้นได้ไหม

ได้

ใช้

ขยายส่วนนี้ให้ละเอียดขึ้น พร้อมอธิบายเหตุผลและตัวอย่าง

ช่วยเพิ่มเนื้อหาในส่วนที่ยังบางเกินไป

⑰ ใช้แก้ภาษาให้อ่านง่ายได้ไหม

ได้

Prompt เช่น

ปรับข้อความนี้ให้อ่านง่ายสำหรับคนไม่มีพื้นฐาน

หรือ

ลดศัพท์เทคนิคและใช้ประโยคสั้นลง

เหมาะกับคู่มือและเอกสารสำหรับลูกค้า

⑱ ใช้สรุปเอกสาร Word ได้ไหม

ได้

สามารถถาม

สรุปเอกสารนี้

หรือ

สรุปเอกสารนี้เป็น 10 ข้อ

เหมาะกับรายงานหรือเอกสารยาวที่ต้องการเข้าใจภาพรวมเร็ว ๆ

⑲ สรุปเฉพาะสิ่งที่ต้องทำได้ไหม

ได้

ใช้

จากเอกสารนี้ สรุปเฉพาะ Action items

หรือ

มีงานอะไรที่ต้องดำเนินการต่อบ้าง

เหมาะกับ Minutes of Meeting และ Project document

⑳ ดึงวันที่สำคัญได้ไหม

ลองถาม

ดึงวันที่ Deadline และ Milestone ทั้งหมดจากเอกสารนี้

หรือ

สรุปวันที่สำคัญเรียงตามเวลา

ช่วยค้นข้อมูลจากเอกสารยาวได้รวดเร็ว

㉑ ถามคำถามจากเอกสารได้ไหม

ได้

ตัวอย่าง

เอกสารนี้ระบุงบประมาณเท่าไร

ใครรับผิดชอบโครงการ

ข้อสรุปหลักคืออะไร

Copilot สามารถช่วยค้นหาคำตอบจากเนื้อหาในเอกสารที่กำลังเปิดอยู่

㉒ ถามว่าข้อมูลอยู่ตรงไหนได้ไหม

สามารถขอให้ Copilot ช่วยระบุส่วนที่เกี่ยวข้องได้ในประสบการณ์ที่รองรับ

เช่น

ข้อมูลเรื่องงบประมาณอยู่ในส่วนไหนของเอกสาร

ช่วยให้ย้อนกลับไปตรวจต้นฉบับได้ง่าย

㉓ ใช้ Copilot กับเอกสารยาวได้ไหม

ได้ แต่ไม่ควรเชื่อว่าสรุปเอกสารยาวมากได้ครบทุกจุดเสมอไป

สำหรับเอกสารสำคัญควรแบ่งถาม เช่น

• สรุปส่วนแรก
• สรุปหัวข้องบประมาณ
• สรุปข้อเสนอ
• สรุปความเสี่ยง

จะได้ข้อมูลตรงกว่า

㉔ ใช้ไฟล์อื่นเป็นข้อมูลอ้างอิงได้ไหม

ในสิทธิ์และประสบการณ์ที่รองรับ Copilot สามารถใช้ไฟล์ที่เกี่ยวข้องเป็นบริบทเพื่อช่วยสร้างเนื้อหาได้

ตัวอย่าง

ใช้ข้อมูลจากรายงานเดือนก่อนเพื่อช่วยสร้าง Draft เดือนนี้

แต่สิทธิ์เข้าถึงไฟล์ยังขึ้นอยู่กับบัญชีและองค์กร

㉕ ใช้ Copilot ทำตารางได้ไหม

สามารถช่วยเปลี่ยนข้อมูลบางรูปแบบเป็นตารางหรือจัดข้อมูลให้มีโครงสร้างได้

ตัวอย่าง

เปลี่ยนรายการนี้เป็นตาราง โดยมีคอลัมน์ งาน ผู้รับผิดชอบ และ Deadline

เหมาะกับเอกสาร Project management

㉖ ใช้ทำ Bullet List

ได้

เช่น

เปลี่ยนย่อหน้านี้เป็น Bullet 7 ข้อ

เหมาะกับเนื้อหาที่อ่านยากเพราะเป็นย่อหน้ายาว

㉗ ใช้สร้าง FAQ

Prompt เช่น

จากเอกสารนี้ สร้าง FAQ 10 ข้อ พร้อมคำตอบสั้น ๆ

เหมาะกับคู่มือ นโยบาย และเอกสารบริการลูกค้า

㉘ ใช้ตรวจว่าเอกสารขาดอะไร

ถามว่า

เอกสารนี้ยังขาดข้อมูลสำคัญอะไร

หรือ

ถ้าผู้อ่านเป็นลูกค้า จะมีคำถามอะไรที่เอกสารนี้ยังไม่ได้ตอบ

ช่วยใช้ Copilot เป็น Reviewer อีกชั้นหนึ่ง

㉙ ใช้ตรวจความชัดเจนของเอกสาร

ถาม

มีส่วนไหนของเอกสารที่อ่านแล้วสับสนหรือกำกวม

จากนั้นให้ Copilot แนะนำวิธีเขียนใหม่

เหมาะมากกับ Proposal และคู่มือ

㉚ ใช้ปรับเอกสารตามกลุ่มผู้อ่าน

ตัวอย่าง

ปรับข้อความนี้สำหรับผู้บริหารที่มีเวลาอ่านน้อย

หรือ

ปรับเนื้อหานี้สำหรับลูกค้าที่ไม่มีพื้นฐานด้านไอที

ผู้อ่านต่างกันควรใช้ภาษาต่างกัน

㉛ ใช้สร้าง Executive Summary

ได้

Prompt เช่น

สร้าง Executive Summary จากเอกสารนี้ ไม่เกิน 300 คำ โดยเน้นปัญหา ผลลัพธ์ และสิ่งที่ต้องตัดสินใจ

เหมาะกับรายงานสำหรับผู้บริหาร

㉜ ใช้สร้างบทสรุปประชุม

ถ้ามีบันทึกอยู่ในเอกสาร ให้ถาม

สรุปการประชุมนี้เป็นหัวข้อ Decisions, Action items และ Owners

ช่วยจัดข้อมูลให้อ่านง่าย

㉝ Copilot แก้เอกสารโดยตรงได้ไหม

ความสามารถรุ่นใหม่บางแบบสามารถช่วยสร้าง แก้ไข ปรับปรุง และจัดรูปแบบเนื้อหาในเอกสารได้โดยตรงในบัญชีที่รองรับ

แต่ฟีเจอร์อาจยังไม่เหมือนกันทุกบัญชีหรือทุกเวอร์ชันของ Word

ถ้าไม่เห็นตัวเลือกดังกล่าว ไม่ได้แปลว่า Word มีปัญหาเสมอไป

㉞ Copilot ใช้แทน Word ทั้งหมดได้ไหม

ไม่ได้

Word ยังมีเครื่องมือที่ต้องใช้เอง เช่น

• Page setup
• Layout
• Header/Footer
• Exact word count
• Track Changes บางงาน
• Chart
• Media placement
• การจัดรูปแบบเฉพาะ

Copilot เป็นผู้ช่วย ไม่ใช่ตัวแทนทุกฟังก์ชันของ Word

㉟ ใช้กับ Track Changes ได้ไหม

ถ้าเอกสารเปิด Track Changes อยู่ ความสามารถของ Copilot บางรูปแบบสามารถทำงานโดยเคารพการติดตามการเปลี่ยนแปลงได้

แต่การเปิด ปิด ยอมรับ หรือปฏิเสธ Track Changes บางส่วนยังควรใช้เครื่องมือของ Word โดยตรง

㊱ Copilot ทำ Word Count แม่นไหม

ถ้าต้องการจำนวนคำแบบเป๊ะ ควรใช้ Word Count ของ Microsoft Word

Copilot สามารถช่วยย่อหรือขยายให้ใกล้จำนวนที่ต้องการได้ แต่ไม่ควรใช้เป็นตัวนับคำสุดท้าย

㊲ Copilot สร้าง Chart ใน Word ได้ไหม

Copilot อาจช่วยอธิบายข้อมูลหรือเสนอรูปแบบ Chart ได้ แต่การสร้าง Native Word Chart บางประเภทควรใช้เครื่องมือ Insert Chart ของ Word

อย่าสับสนระหว่างภาพกราฟกับ Chart ที่แก้ข้อมูลได้จริง

㊳ Copilot ย้ายรูปภาพใน Word ให้ได้ไหม

งานอย่าง

• ย้ายรูป
• Resize
• ปรับ Wrap Text
• จัดตำแหน่ง Media

ควรใช้เครื่องมือ Layout ของ Word โดยตรง

Copilot เหมาะกับเนื้อหาข้อความมากกว่า

㊴ Copilot เขียนผิดได้ไหม

ได้

AI อาจ

• แต่งข้อมูล
• ใช้ตัวเลขผิด
• เปลี่ยนความหมาย
• สรุปตกหล่น
• สร้างข้อมูลที่ไม่มีในต้นฉบับ

จึงต้องตรวจเอกสารก่อนส่งทุกครั้ง

㊵ วิธีลดการแต่งข้อมูล

ใช้ Prompt เช่น

ใช้เฉพาะข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารนี้ ถ้าไม่มีข้อมูลให้ตอบว่าไม่พบ ห้ามเดาเพิ่ม

เหมาะมากกับเอกสารธุรกิจ

㊶ ข้อมูลอะไรควรตรวจเป็นพิเศษ

ตรวจ

• ชื่อบุคคล
• ชื่อบริษัท
• ราคา
• วันที่
• เปอร์เซ็นต์
• ตัวเลข
• ข้อกำหนด
• เงื่อนไขสัญญา

เพราะความผิดพลาดเล็กน้อยอาจมีผลต่อเอกสารจริง

㊷ ใช้ Copilot กับเอกสารลับได้ไหม

ต้องดูนโยบายของบัญชีและองค์กร

หากเป็น

• เอกสารลูกค้า
• สัญญาลับ
• ข้อมูลการเงิน
• HR
• แผนธุรกิจ

ควรตรวจ Policy ก่อนใช้ AI กับข้อมูลนั้น

㊸ ทำไมไม่เห็น Copilot ใน Word

สาเหตุที่พบบ่อย ได้แก่

• Sign in ผิดบัญชี
• Subscription ไม่รองรับ
• Copilot license ไม่พร้อม
• Word ยังไม่ได้ Update
• องค์กรปิดฟีเจอร์
• ฟีเจอร์ยังทยอยเปิด

ควรตรวจทีละข้อ

㊹ วิธีแก้ Copilot ไม่ขึ้นใน Word

ทำตามนี้

1. ตรวจ Account
2. ตรวจ Microsoft 365 subscription
3. Update Word
4. Restart Word
5. Sign out แล้ว Sign in ใหม่
6. ตรวจ Policy ถ้าเป็นเครื่องบริษัท

ถ้ายังไม่ขึ้นอาจเกี่ยวกับสิทธิ์ของบัญชี

㊺ Prompt ตัวอย่างสำหรับมือใหม่

ลองใช้ 5 คำสั่งนี้

1. เขียนบทนำสำหรับเอกสารนี้
2. สรุปเอกสารนี้เป็น 10 ข้อ
3. เขียนส่วนนี้ใหม่ให้สุภาพขึ้น
4. เปลี่ยนย่อหน้านี้เป็นตาราง
5. เอกสารนี้ยังขาดข้อมูลอะไร

ครอบคลุมงาน Word จำนวนมากแล้ว

㊻ Prompt สำหรับรายงาน

จากข้อมูลในเอกสารนี้ ช่วยสร้างบทสรุปผู้บริหาร โดยเน้นผลลัพธ์ ปัญหา ความเสี่ยง และสิ่งที่ต้องตัดสินใจ ใช้เฉพาะข้อมูลที่มีอยู่ ห้ามเดาตัวเลขเพิ่ม

เหมาะกับรายงานธุรกิจ

㊼ Prompt สำหรับปรับข้อความ

เขียนย่อหน้านี้ใหม่ให้กระชับ เป็นมืออาชีพ และอ่านง่าย โดยคงตัวเลข ชื่อบุคคล และข้อเท็จจริงเดิมทั้งหมด

ช่วยลดโอกาสข้อมูลเปลี่ยน

㊽ Prompt สำหรับถามจากเอกสาร

จากเอกสารนี้เท่านั้น ช่วยสรุป Deadline ผู้รับผิดชอบ และ Action items เป็นตาราง ถ้าข้อมูลใดไม่มีให้ระบุว่าไม่พบ

เหมาะกับเอกสารประชุมหรือ Project

㊾ คำถามที่พบบ่อย

Copilot ใน Word ใช้ทำอะไรได้บ้าง

ช่วยร่าง เขียนใหม่ สรุป ถามคำถาม และปรับเนื้อหาได้

ใช้ภาษาไทยได้ไหม

ได้

ต้องมี Microsoft 365 ไหม

ต้องมีบัญชีและสิทธิ์ที่รองรับ Copilot ใน Word

ทำไมบางคนมีฟีเจอร์มากกว่า

ขึ้นอยู่กับ License, Version, Platform และการทยอยเปิดฟีเจอร์

เชื่อข้อความที่ AI เขียนได้ 100% ไหม

ไม่ ควรตรวจข้อเท็จจริงก่อนใช้จริง

㊿ สรุป

วิธีใช้ Copilot ใน Microsoft Word สำหรับมือใหม่ เริ่มจากเปิด Word ด้วยบัญชีที่มีสิทธิ์ Copilot แล้วใช้ AI ช่วยงานที่ใช้เวลามาก เช่น

• เริ่ม Draft
• เขียนต่อ
• เขียนใหม่
• ปรับ Tone
• ย่อเนื้อหา
• สรุปเอกสาร
• ถามข้อมูลจากเอกสาร
• สร้างตาราง
• ทำ Executive Summary
• ตรวจว่าเอกสารยังขาดอะไร

เคล็ดลับที่สำคัญคืออย่าพิมพ์เพียง “เขียนให้หน่อย” แต่ควรบอกว่าเขียนเรื่องอะไร สำหรับใคร ต้องการ Tone แบบไหน และต้องการผลลัพธ์ในรูปแบบใด

comsiam แนะนำให้ใช้ Copilot เป็นผู้ช่วยร่างและตรวจเอกสาร แล้วให้คนเป็นผู้ตรวจสุดท้าย โดยเฉพาะชื่อ ราคา วันที่ ตัวเลข เงื่อนไขทางธุรกิจ และข้อมูลสำคัญ เพราะแม้ Copilot จะช่วยลดเวลาทำเอกสารได้มาก แต่ความรับผิดชอบต่อเอกสารฉบับจริงยังอยู่ที่ผู้ใช้งาน