วิธีทำใบเสนอราคาด้วย Canva ให้ครบถ้วนและพร้อมส่งลูกค้า

การทำใบเสนอราคาด้วย Canva ช่วยให้เจ้าของธุรกิจ ฟรีแลนซ์ และผู้ให้บริการสร้างเอกสารเสนอราคาที่ดูเป็นมืออาชีพได้ง่ายขึ้น โดยสามารถใส่โลโก้ ข้อมูลผู้ขาย ข้อมูลลูกค้า รายการสินค้า ราคา ส่วนลด ภาษี ระยะเวลาส่งมอบ และเงื่อนไขต่างๆ แล้วดาวน์โหลดเป็น PDF เพื่อส่งให้ลูกค้าได้

ใบเสนอราคาที่ดีไม่ควรมีเพียงตัวเลขราคา แต่ต้องทำให้ลูกค้าเข้าใจว่าจะได้รับอะไร ราคาแต่ละรายการครอบคลุมงานส่วนใด มีค่าใช้จ่ายใดที่ไม่รวม และต้องยืนยันภายในวันไหน

Canva ช่วยออกแบบและจัดหน้าเอกสาร แต่ไม่ได้คำนวณภาษี ตรวจสอบสิทธิ์ผู้ลงนาม หรือจัดการระบบบัญชีให้โดยอัตโนมัติ ธุรกิจจึงต้องตรวจสอบข้อมูล ราคา และเงื่อนไขก่อนนำไปใช้จริง

📄 ใบเสนอราคาคืออะไร

ใบเสนอราคา หรือ Quotation คือเอกสารที่ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการจัดทำเพื่อแจ้งรายละเอียดและราคาให้ลูกค้าพิจารณาก่อนยืนยันการสั่งซื้อหรือเริ่มงาน

ข้อมูลที่มักอยู่ในใบเสนอราคา ได้แก่

• เลขที่ใบเสนอราคา
• วันที่ออก
• วันที่หมดอายุ
• ข้อมูลผู้ขาย
• ข้อมูลลูกค้า
• รายการสินค้าและบริการ
• จำนวน
• ราคาต่อหน่วย
• ส่วนลด
• ภาษี หากเกี่ยวข้อง
• ยอดรวม
• ระยะเวลาส่งมอบ
• เงื่อนไขชำระเงิน
• ระยะเวลารับประกัน
• ช่องลงนามยอมรับ

ใบเสนอราคาใช้เพื่อเสนอรายละเอียดก่อนเกิดการซื้อขาย ไม่ใช่หลักฐานว่าได้รับชำระเงินแล้ว

🆚 ใบเสนอราคาต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร

ใบเสนอราคา

• ออกก่อนลูกค้ายืนยัน
• ใช้เสนอราคาและเงื่อนไข
• ลูกค้าสามารถขอปรับรายการได้
• อาจมีวันหมดอายุ
• ยังไม่ใช่การแจ้งยอดที่ถึงกำหนดชำระเสมอไป

ใบแจ้งหนี้

• ออกเมื่อถึงขั้นตอนเรียกเก็บเงิน
• แจ้งยอดที่ลูกค้าต้องชำระ
• มีวันที่ออกและวันครบกำหนด
• อ้างอิงงานหรือคำสั่งซื้อที่ยืนยันแล้ว

กระบวนการทั่วไปอาจเป็น

1. ลูกค้าสอบถาม
2. ผู้ขายเก็บความต้องการ
3. ส่งใบเสนอราคา
4. ลูกค้ายืนยัน
5. เริ่มงานหรือจัดส่งสินค้า
6. ส่งใบแจ้งหนี้ตามเงื่อนไข
7. ลูกค้าชำระเงิน
8. ออกใบเสร็จรับเงินและเอกสารภาษีที่เกี่ยวข้อง

🆚 ใบเสนอราคาต่างจาก Proposal อย่างไร

Proposal อธิบายปัญหา แนวทาง ขอบเขตงาน กระบวนการ ประสบการณ์ และเหตุผลที่ลูกค้าควรเลือกผู้เสนอ

ใบเสนอราคาเน้นรายละเอียดรายการ จำนวน ราคา ภาษี และเงื่อนไข

สำหรับงานทั่วไปอาจส่งเฉพาะใบเสนอราคาได้ แต่โครงการที่ซับซ้อนหรือมีมูลค่าสูงควรมี Proposal และขอบเขตงานประกอบ เพื่อป้องกันความเข้าใจไม่ตรงกัน

⭐ ข้อดีของการทำใบเสนอราคาด้วย Canva

ข้อดีของ Canva ได้แก่

• มีเทมเพลต Quotation
• เพิ่มโลโก้ได้
• ปรับสีและฟอนต์ตามแบรนด์ได้
• ทำตารางราคาได้
• ใส่รายละเอียดและเงื่อนไขได้
• สร้างสำเนาสำหรับลูกค้าได้
• ดาวน์โหลดเป็น PDF ได้
• เพิ่มลิงก์หรือ QR Code ได้
• สร้างใบเสนอราคาภาษาไทยและอังกฤษได้
• ใช้ดีไซน์เดียวกับ Invoice และ Company Profile ได้

ข้อจำกัดคือ Canva ไม่ได้รันเลขเอกสาร คำนวณราคา ติดตามสถานะ หรือเชื่อมบัญชีโดยอัตโนมัติ หากธุรกิจออกเอกสารจำนวนมากควรพิจารณาโปรแกรมบัญชีหรือระบบเสนอราคาโดยเฉพาะ

👤 ใครเหมาะกับการทำใบเสนอราคาใน Canva

เหมาะกับ

• ฟรีแลนซ์
• เจ้าของกิจการรายย่อย
• นักออกแบบ
• นักเขียน
• ที่ปรึกษา
• ช่างภาพ
• ผู้รับเหมา
• ผู้จัดกิจกรรม
• ผู้ให้บริการเว็บไซต์
• ผู้ขายสินค้าเฉพาะทาง
• ธุรกิจที่ออกใบเสนอราคาไม่มาก
• ผู้ที่ต้องการเอกสารให้ตรงกับภาพลักษณ์แบรนด์

ธุรกิจที่มีสินค้าและลูกค้าจำนวนมากควรใช้ระบบที่ดึงราคาจากฐานข้อมูลและป้องกันหมายเลขเอกสารซ้ำได้

📋 ข้อมูลที่ต้องเตรียมก่อนทำใบเสนอราคา

ข้อมูลผู้ขาย

• ชื่อบุคคลหรือชื่อกิจการ
• ชื่อบริษัทตามทะเบียน หากเกี่ยวข้อง
• ที่อยู่
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี หากต้องแสดง
• สำนักงานใหญ่หรือสาขา
• เบอร์โทรศัพท์
• อีเมล
• เว็บไซต์
• โลโก้

ข้อมูลลูกค้า

• ชื่อลูกค้าหรือบริษัท
• ที่อยู่
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี หากจำเป็น
• สำนักงานใหญ่หรือสาขา
• ชื่อผู้ติดต่อ
• เบอร์โทรศัพท์
• อีเมล

ข้อมูลสินค้าและบริการ

• ชื่อรายการ
• รายละเอียด
• จำนวน
• หน่วย
• ราคาต่อหน่วย
• ส่วนลด
• ภาษี
• ยอดรวม
• ระยะเวลาส่งมอบ

ข้อมูลเงื่อนไข

• ระยะเวลาที่ราคามีผล
• เงินมัดจำ
• งวดชำระ
• จำนวนรอบแก้ไข
• การรับประกัน
• ค่าเดินทาง
• ค่าขนส่ง
• สิ่งที่ลูกค้าต้องจัดเตรียม
• สิ่งที่ไม่รวมในราคา

🧭 วิธีทำใบเสนอราคาด้วย Canva ทีละขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่ระบบ Canva

เปิดเว็บไซต์หรือแอป Canva แล้วเข้าสู่ระบบด้วยบัญชีที่ต้องการใช้จัดเก็บเอกสารธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 2: ค้นหาเทมเพลต

ค้นหาด้วยคำว่า

• Quotation
• Price Quote
• Business Quotation
• Service Quote
• Estimate
• ใบเสนอราคา
• Sales Quote

เทมเพลตภาษาอังกฤษสามารถเปลี่ยนหัวข้อเป็นภาษาไทยได้ แต่ต้องตรวจสอบว่ามีส่วนประกอบครบตามธุรกิจของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: เลือกเทมเพลตที่เหมาะสม

ควรเลือกแบบที่

• ใช้ขนาด A4
• มีพื้นหลังเรียบ
• อ่านข้อมูลได้ง่าย
• มีตารางรายการเพียงพอ
• มีส่วนยอดรวมชัดเจน
• มีพื้นที่สำหรับเงื่อนไข
• มีช่องลงชื่อ หากต้องใช้
• รองรับหลายหน้าเมื่อรายการยาว

ไม่ควรเลือกแบบที่ตกแต่งมากจนพื้นที่สำหรับรายการและเงื่อนไขไม่เพียงพอ

ขั้นตอนที่ 4: สร้าง Master Template

เพิ่มข้อมูลคงที่ลงในต้นฉบับ เช่น

• โลโก้
• ชื่อกิจการ
• ที่อยู่
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• ข้อมูลติดต่อ
• สีและฟอนต์
• เงื่อนไขมาตรฐาน

เว้นข้อมูลลูกค้า รายการ และราคาไว้เป็นข้อความตัวอย่างที่เห็นได้ชัด

ขั้นตอนที่ 5: สร้างสำเนาสำหรับแต่ละลูกค้า

ไม่ควรแก้ทับไฟล์ของลูกค้ารายเดิม ควรสร้างสำเนาจาก Master Template แล้วตั้งชื่อไฟล์ใหม่ทุกครั้ง

ขั้นตอนที่ 6: กำหนดเลขที่ใบเสนอราคา

ใช้หมายเลขที่ไม่ซ้ำและค้นหาย้อนกลับได้

ตัวอย่าง:

• QT-2027-001
• QT-2027-002
• QT-2027-003

หรือ

• QUO-202701-001
• QUO-202701-002

ควรบันทึกเลขที่ออกแล้วไว้ในสเปรดชีตหรือระบบบัญชี เนื่องจาก Canva ไม่ควบคุมหมายเลขซ้ำให้โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 7: ใส่ข้อมูลลูกค้า

ตรวจชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสาขาจากข้อมูลที่ลูกค้าให้มาโดยตรง

ขั้นตอนที่ 8: เพิ่มรายการสินค้าและบริการ

เขียนรายละเอียดให้ชัดเจน ไม่ควรใช้คำกว้างจนเกิดความเข้าใจไม่ตรงกัน

แทนที่จะเขียนว่า:

“ค่าทำเว็บไซต์ 1 งาน”

ควรเขียนว่า:

“ค่าพัฒนาเว็บไซต์บริษัทจำนวน 5 หน้า ประกอบด้วยหน้าแรก เกี่ยวกับเรา บริการ ผลงาน และติดต่อ พร้อมรองรับการแสดงผลบนมือถือ”

รายละเอียดในใบเสนอราคาต้องสอดคล้องกับขอบเขตงานหรือ Proposal

ขั้นตอนที่ 9: คำนวณราคา

คำนวณด้วยสเปรดชีตหรือโปรแกรมที่เหมาะสม แล้วนำยอดที่ตรวจสอบแล้วมาใส่ใน Canva

ตรวจสอบ

• จำนวนคูณราคาต่อหน่วย
• ส่วนลด
• ยอดก่อนภาษี
• ภาษี หากเกี่ยวข้อง
• ยอดสุทธิ
• ค่าเดินทางหรือค่าขนส่ง
• รายการเพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 10: ใส่ระยะเวลาที่ราคามีผล

ตัวอย่าง:

“ราคานี้มีผลถึงวันที่ 31 มกราคม 2027”

การมีวันหมดอายุช่วยป้องกันปัญหาต้นทุนเปลี่ยนแปลงหรือการนำราคาเดิมกลับมาใช้อีกในอนาคต

ขั้นตอนที่ 11: ใส่เงื่อนไข

ระบุรายละเอียดที่มีผลต่อการตัดสินใจ เช่น เงินมัดจำ ระยะเวลาทำงาน จำนวนรอบแก้ไข และสิ่งที่ไม่รวมในราคา

ขั้นตอนที่ 12: ดาวน์โหลดและตรวจสอบ

ดาวน์โหลดเป็น PDF เปิดตรวจทุกหน้า แล้วจึงส่งให้ลูกค้า

📑 โครงสร้างใบเสนอราคาที่ควรมี

1. ชื่อเอกสาร

ใช้คำว่า

“ใบเสนอราคา / Quotation”

ให้เห็นชัดเจน เพื่อไม่ให้สับสนกับ Invoice หรือใบเสร็จรับเงิน

2. เลขที่เอกสาร

ตัวอย่าง:

“Quotation No.: QT-2027-001”

หมายเลขต้องไม่ซ้ำและควรสอดคล้องกับระบบเอกสารของกิจการ

3. วันที่ออกและวันที่หมดอายุ

ตัวอย่าง:

• วันที่ออก: 1 มกราคม 2027
• ราคามีผลถึง: 31 มกราคม 2027

หากราคาขึ้นอยู่กับอัตราแลกเปลี่ยน ราคาวัตถุดิบ หรือจำนวนสินค้า ควรระบุเงื่อนไขให้ชัดเจน

4. ข้อมูลผู้เสนอราคา

ระบุ

• ชื่อกิจการ
• ที่อยู่
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี หากเกี่ยวข้อง
• เบอร์โทรศัพท์
• อีเมล
• เว็บไซต์
• ชื่อผู้ติดต่อ

5. ข้อมูลลูกค้า

ใช้หัวข้อ เช่น

• เสนอราคาถึง
• Quotation To
• Customer
• Attention

ตรวจว่าชื่อบริษัทและชื่อผู้ติดต่อสะกดถูกต้อง

6. ตารางรายการ

ตารางพื้นฐานอาจประกอบด้วย

รายการ	จำนวน	หน่วย	ราคาต่อหน่วย	จำนวนเงิน
ค่าบริการออกแบบ	1	งาน	5,000 บาท	5,000 บาท

หากรายการยาว ควรใช้หลายหน้าและทำหัวตารางซ้ำเพื่อให้อ่านง่าย

7. ยอดรวม

แสดงลำดับให้ชัดเจน เช่น

• ยอดรวมก่อนส่วนลด
• ส่วนลด
• ยอดก่อนภาษี
• ภาษี หากเกี่ยวข้อง
• ยอดสุทธิ

ไม่ควรใส่ภาษีหรือข้อความว่า “รวม VAT” หากไม่ได้ตรวจสอบสถานะและการคำนวณอย่างถูกต้อง

8. ระยะเวลาส่งมอบ

ระบุว่าเริ่มนับเมื่อใด เช่น

“ส่งมอบภายใน 15 วันทำการ หลังได้รับมัดจำและข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วน”

คำว่า “วันทำการ” กับ “วันปฏิทิน” มีความหมายต่างกัน ควรเลือกใช้ให้ชัดเจน

9. เงื่อนไขชำระเงิน

ตัวอย่าง:

• มัดจำ 50% ก่อนเริ่มงาน
• ชำระส่วนที่เหลือก่อนส่งมอบ
• ชำระภายใน 15 วันหลังได้รับใบแจ้งหนี้
• ชำระเป็น 3 งวดตามความก้าวหน้า

เงื่อนไขควรตรงกับที่ทีมขาย ฝ่ายการเงิน และลูกค้าตกลงกัน

10. ขอบเขตและสิ่งที่ไม่รวม

ตัวอย่าง:

• ราคานี้รวมการแก้ไขไม่เกิน 2 รอบ
• ไม่รวมค่าซื้อภาพและฟอนต์พิเศษ
• ไม่รวมค่าเดินทางนอกพื้นที่
• ลูกค้าเป็นผู้จัดเตรียมข้อความและรูปภาพ
• งานเพิ่มเติมจะเสนอราคาแยก
• ไม่รวมภาษีหรือค่าธรรมเนียมที่ระบุไว้ต่างหาก

การเขียนสิ่งที่ไม่รวมอย่างชัดเจนช่วยลดปัญหางานเพิ่มโดยไม่มีค่าใช้จ่าย

11. การรับประกัน

หากมี ควรระบุ

• ระยะเวลา
• ขอบเขต
• สิ่งที่ครอบคลุม
• สิ่งที่ไม่ครอบคลุม
• ขั้นตอนแจ้งปัญหา

หลีกเลี่ยงคำว่า “รับประกันตลอดชีพ” หากไม่มีเงื่อนไขและความสามารถรองรับจริง

12. ช่องยืนยันและลงนาม

อาจประกอบด้วย

• ชื่อผู้เสนอราคา
• ตำแหน่ง
• ลายเซ็น
• วันที่
• ชื่อลูกค้า
• ตำแหน่ง
• ลายเซ็นยืนยัน
• ตราประทับ หากต้องใช้

การมีช่องลงนามช่วยยืนยันว่าลูกค้ายอมรับราคาและเงื่อนไข แต่โครงการสำคัญอาจต้องมีสัญญาหรือเอกสารสั่งซื้อแยกต่างหากด้วย

💬 ตัวอย่างข้อความใบเสนอราคา

ข้อความเกริ่น

“ตามที่ท่านได้สอบถามเกี่ยวกับบริการออกแบบ Company Profile ทางเราขอเสนอรายละเอียดและราคาตามรายการด้านล่าง”

เงื่อนไขเริ่มงาน

“เริ่มดำเนินงานหลังได้รับการยืนยันใบเสนอราคา เงินมัดจำ และข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วน”

เงื่อนไขแก้ไข

“ราคานี้รวมการแก้ไขตามขอบเขตไม่เกิน 2 รอบ การเปลี่ยนแนวทางหรือเพิ่มขอบเขตหลังยืนยันจะประเมินราคาเพิ่มเติม”

เงื่อนไขส่งมอบ

“ส่งมอบไฟล์ PDF และไฟล์รูปภาพตามรายการภายใน 15 วันทำการ หลังได้รับเนื้อหาและรูปภาพครบถ้วน”

อายุใบเสนอราคา

“ใบเสนอราคาฉบับนี้มีผลถึงวันที่ 31 มกราคม 2027”

ควรปรับข้อความให้ตรงกับงานและข้อตกลงจริง ไม่ควรคัดลอกเงื่อนไขที่ไม่เกี่ยวข้องมาใช้

💼 วิธีเสนอราคาบริการเป็นแพ็กเกจ

ธุรกิจสามารถทำใบเสนอราคาแบบหลายแพ็กเกจได้ เช่น

Basic

• ขอบเขตพื้นฐาน
• จำนวนงานน้อย
• รอบแก้ไขจำกัด
• เหมาะกับผู้เริ่มต้น

Standard

• เพิ่มจำนวนงาน
• เพิ่มบริการ
• มีการดูแลมากขึ้น
• เหมาะกับธุรกิจทั่วไป

Premium

• ครอบคลุมหลายขั้นตอน
• มีการวางแผน
• มีบริการหลังส่งมอบ
• เหมาะกับโครงการที่ซับซ้อน

ควรเปรียบเทียบด้วยรายการที่ชัดเจน ไม่ควรทำให้แพ็กเกจราคาต่ำใช้งานไม่ได้เพียงเพื่อบังคับให้ลูกค้าเลือกแพ็กเกจสูง

💰 วิธีคำนวณราคาให้ไม่ขาดทุน

ก่อนใส่ราคา ควรพิจารณา

• ต้นทุนสินค้า
• ชั่วโมงทำงาน
• ค่าแรง
• ค่าซอฟต์แวร์
• ค่าอุปกรณ์
• ค่าเดินทาง
• ค่าขนส่ง
• ค่าใช้จ่ายสำนักงาน
• ค่าผู้รับจ้าง
• ภาษี
• ความเสี่ยง
• กำไรที่ต้องการ
• เวลาสำหรับแก้ไข
• บริการหลังส่งมอบ

Canva ไม่คำนวณต้นทุนเหล่านี้แทน ควรทำตารางคำนวณก่อน แล้วจึงนำราคาสุทธิมาใส่ในเอกสาร

📆 วิธีระบุ Timeline ให้ชัดเจน

Timeline ควรระบุทั้งระยะเวลาและเงื่อนไขเริ่มนับ

ตัวอย่าง:

1. ยืนยันและชำระมัดจำ
2. ลูกค้าส่งข้อมูลภายใน 3 วัน
3. ส่งแบบร่างภายใน 7 วันทำการ
4. ลูกค้าตรวจภายใน 3 วัน
5. แก้ไขและส่งมอบภายใน 5 วันทำการ

หากลูกค้าส่งข้อมูลหรืออนุมัติล่าช้า กำหนดการอาจเลื่อนตาม ควรระบุไว้ในเงื่อนไข

🌐 วิธีทำ Quotation ภาษาอังกฤษ

คำศัพท์ที่ใช้บ่อย ได้แก่

• Quotation: ใบเสนอราคา
• Quotation Number: เลขที่ใบเสนอราคา
• Issue Date: วันที่ออก
• Valid Until: ใช้ได้ถึงวันที่
• Prepared For: จัดทำสำหรับ
• Description: รายละเอียด
• Quantity: จำนวน
• Unit: หน่วย
• Unit Price: ราคาต่อหน่วย
• Amount: จำนวนเงิน
• Subtotal: ยอดรวมก่อนส่วนลดหรือภาษี
• Discount: ส่วนลด
• Tax: ภาษี
• Total: ยอดรวมสุทธิ
• Payment Terms: เงื่อนไขชำระเงิน
• Delivery: การส่งมอบ
• Warranty: การรับประกัน
• Terms and Conditions: ข้อกำหนดและเงื่อนไข
• Authorized Signature: ลายเซ็นผู้มีอำนาจ
• Customer Acceptance: การยอมรับของลูกค้า

หากลูกค้าเป็นต่างประเทศ ควรระบุสกุลเงิน ภาษี ค่าธรรมเนียมการโอน และผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน

🗂️ วิธีจัดเก็บใบเสนอราคา

ตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นหาได้ เช่น

• QT-2027-001-ABC-Company.pdf
• Quotation-ABC-Website-2027.pdf
• QT-202701-001.pdf

แยกโฟลเดอร์ตามสถานะ เช่น

• Draft
• Sent
• Revision
• Accepted
• Rejected
• Expired
• Cancelled

ควรมีตารางติดตามแยกจาก Canva โดยบันทึก

• เลขที่ใบเสนอราคา
• ชื่อลูกค้า
• วันที่ออก
• วันหมดอายุ
• ยอดเงิน
• ผู้รับผิดชอบ
• สถานะ
• วันที่ติดตาม
• หมายเหตุ

✉️ วิธีส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้า

ข้อความส่งควรมี

• คำทักทาย
• ชื่อโครงการ
• เลขที่ใบเสนอราคา
• สรุปรายการ
• ยอดรวม
• วันหมดอายุ
• ขั้นตอนยืนยัน
• ช่องทางสอบถาม

ตัวอย่าง:

“เรียนคุณลูกค้า
ตามที่ได้พูดคุยเกี่ยวกับบริการออกแบบ Company Profile ขอส่งใบเสนอราคาเลขที่ QT-2027-001 ตามเอกสารแนบ ราคานี้มีผลถึงวันที่ 31 มกราคม 2027 หากต้องการยืนยัน กรุณาลงนามในเอกสารและส่งกลับทางอีเมล”

ก่อนส่งควรตรวจว่าแนบไฟล์ถูกฉบับและไม่มีข้อมูลของลูกค้ารายอื่น

🔄 ลูกค้าขอแก้ใบเสนอราคาควรทำอย่างไร

ดำเนินการดังนี้

1. ขอรายละเอียดสิ่งที่ต้องการแก้
2. ตรวจผลกระทบต่อราคาและเวลา
3. สร้างสำเนาใหม่
4. เพิ่มหมายเลขเวอร์ชัน
5. แก้รายการ
6. ตรวจยอดใหม่
7. ระบุว่าเอกสารใหม่แทนฉบับเดิม
8. ส่งให้ลูกค้า
9. บันทึกสถานะฉบับเก่า

ตัวอย่างเวอร์ชัน:

• QT-2027-001-V1
• QT-2027-001-V2

ไม่ควรแก้ไฟล์แล้วใช้ชื่อเดิมทั้งหมด เพราะอาจเกิดความสับสนว่าลูกค้ายอมรับราคาในฉบับใด

🔐 ข้อมูลที่ต้องระวัง

ใบเสนอราคาอาจมีข้อมูลที่ไม่ควรเผยแพร่ เช่น

• ราคาพิเศษ
• ส่วนลดเฉพาะราย
• ต้นทุน
• ข้อมูลลูกค้า
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• รายละเอียดโครงการ
• เงื่อนไขทางการค้า
• ข้อมูลผู้ติดต่อ

ควรดาวน์โหลดเป็น PDF และส่งให้ผู้รับที่ถูกต้อง หลีกเลี่ยงการแชร์ลิงก์แก้ไข Canva แก่บุคคลภายนอกโดยไม่จำเป็น

⚠️ ข้อจำกัดของการใช้ Canva

Canva อาจไม่เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการ

• ออกใบเสนอราคาจำนวนมาก
• รันเลขเอกสารอัตโนมัติ
• ดึงราคาจากฐานข้อมูล
• คำนวณภาษีอัตโนมัติ
• เชื่อมสต็อก
• เชื่อมบัญชี
• ติดตามการอนุมัติ
• ส่งเตือนอัตโนมัติ
• เปลี่ยนใบเสนอราคาเป็น Invoice ทันที
• สร้างรายงานยอดขาย
• กำหนดสิทธิ์อนุมัติหลายระดับ

ธุรกิจลักษณะนี้ควรใช้โปรแกรมบัญชีหรือระบบ CRM แล้วใช้ Canva สำหรับเอกสารนำเสนอหรือสื่อการตลาดแทน

❌ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

รายละเอียดรายการไม่ชัด

ข้อความกว้างเกินไปทำให้ลูกค้าและผู้ขายเข้าใจขอบเขตไม่ตรงกัน

ไม่ระบุสิ่งที่ไม่รวม

ลูกค้าอาจคาดหวังบริการเพิ่มเติมโดยคิดว่ารวมอยู่ในราคา

ไม่มีวันหมดอายุ

ต้นทุนและราคาสินค้าอาจเปลี่ยน แต่ลูกค้าอาจนำเอกสารเก่ากลับมายืนยันภายหลัง

คำนวณผิด

Canva ไม่ได้ตรวจสูตร ควรคำนวณด้วยเครื่องมืออื่นและตรวจซ้ำ

หมายเลขเอกสารซ้ำ

ควรมีทะเบียนควบคุมเลขที่ใบเสนอราคา

ลืมเปลี่ยนข้อมูลลูกค้า

อาจเปิดเผยข้อมูลของลูกค้ารายอื่นและทำให้เอกสารไม่น่าเชื่อถือ

ไม่ระบุเงื่อนไขเริ่มงาน

ควรบอกว่าเริ่มนับระยะเวลาหลังได้รับอะไร เช่น มัดจำ ข้อมูล หรือคำยืนยัน

ใช้ใบเสนอราคาแทนสัญญาทุกกรณี

โครงการซับซ้อนอาจต้องมีสัญญา Scope of Work หรือเอกสารอื่นเพิ่มเติม

✅ เช็กลิสต์ก่อนส่งใบเสนอราคา

• ชื่อเอกสารถูกต้อง
• เลขที่ใบเสนอราคาไม่ซ้ำ
• วันที่ออกถูกต้อง
• วันหมดอายุชัดเจน
• ข้อมูลผู้ขายถูกต้อง
• ข้อมูลลูกค้าถูกต้อง
• ชื่อผู้ติดต่อถูกต้อง
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีถูกต้อง หากต้องใช้
• รายการสินค้าและบริการชัดเจน
• จำนวนและหน่วยถูกต้อง
• ราคาต่อหน่วยถูกต้อง
• ส่วนลดถูกต้อง
• ภาษีได้รับการตรวจสอบ
• ยอดสุทธิถูกต้อง
• ระยะเวลาส่งมอบชัดเจน
• ระบุเงื่อนไขเริ่มงาน
• ระบุจำนวนรอบแก้ไข
• ระบุสิ่งที่ไม่รวม
• ระบุเงื่อนไขชำระเงิน
• ระบุการรับประกัน หากมี
• มีช่องทางยืนยัน
• ไม่มีข้อมูลลูกค้ารายอื่น
• ไม่มีข้อความตัวอย่างจากเทมเพลต
• ชื่อไฟล์เป็นระบบ
• เปิดตรวจ PDF แล้ว
• บันทึกในทะเบียนใบเสนอราคาแล้ว
• แนบไฟล์ก่อนส่งแล้ว

❓ คำถามที่พบบ่อย

Canva ทำใบเสนอราคาได้หรือไม่

ได้ Canva มีเทมเพลต Quotation และ Price Quote ที่สามารถปรับโลโก้ รายการ ราคา และเงื่อนไข แล้วดาวน์โหลดเป็น PDF ได้

ใบเสนอราคาจาก Canva ใช้ได้จริงหรือไม่

ใช้เป็นเอกสารเสนอราคาได้เมื่อใส่ข้อมูลและเงื่อนไขครบถ้วน แต่ Canva ไม่ได้ตรวจสอบความถูกต้องด้านบัญชี ภาษี หรือนิติกรรมให้

ใบเสนอราคาต้องมีลายเซ็นหรือไม่

ขึ้นอยู่กับกระบวนการของธุรกิจและข้อตกลงกับลูกค้า การมีลายเซ็นช่วยยืนยันการยอมรับ แต่โครงการสำคัญอาจต้องใช้สัญญาหรือเอกสารอื่นเพิ่มเติม

ใบเสนอราคาต้องใส่ VAT หรือไม่

ขึ้นอยู่กับสถานะของผู้ขายและประเภทธุรกรรม ไม่ควรใส่ VAT ตามเทมเพลตโดยไม่ตรวจสอบกับผู้ทำบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญ

ใบเสนอราคาควรมีอายุกี่วัน

ไม่มีจำนวนเดียวที่เหมาะกับทุกธุรกิจ อาจกำหนด 7, 15 หรือ 30 วันตามความผันผวนของต้นทุนและกระบวนการอนุมัติของลูกค้า

ส่งใบเสนอราคาเป็นไฟล์อะไร

PDF เหมาะกับการส่งทั่วไป เพราะรักษาการจัดหน้าและลดการแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ

Canva คำนวณยอดให้อัตโนมัติหรือไม่

ไม่ควรพึ่ง Canva สำหรับการคำนวณราคาและภาษีที่ซับซ้อน ควรใช้สเปรดชีตหรือโปรแกรมบัญชีตรวจสอบก่อนนำยอดมาใส่

ลูกค้ายืนยันใบเสนอราคาแล้วต้องทำอะไรต่อ

เก็บหลักฐานการยืนยัน ตรวจสอบเงื่อนไขมัดจำ ออกเอกสารเรียกเก็บเงินตามขั้นตอน และเริ่มงานเมื่อได้รับข้อมูลหรือการชำระตามที่ตกลง

🏁 สรุป

วิธีทำใบเสนอราคาด้วย Canva เริ่มจากเลือกเทมเพลตขนาด A4 ที่อ่านง่าย สร้าง Master Template แล้วทำสำเนาสำหรับลูกค้าแต่ละราย ใส่เลขที่เอกสาร ข้อมูลผู้ขาย ข้อมูลลูกค้า รายการ ราคา ภาษี ระยะเวลาส่งมอบ และเงื่อนไขให้ครบถ้วน

ควรระบุสิ่งที่รวมและไม่รวม จำนวนรอบแก้ไข วันหมดอายุ และเงื่อนไขเริ่มงานอย่างชัดเจน พร้อมคำนวณยอดด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมก่อนนำข้อมูลมาใส่ใน Canva

ก่อนส่งต้องเปิดตรวจ PDF ตรวจชื่อ ราคา ภาษี ยอดรวม และข้อมูลลูกค้าทุกครั้ง พร้อมบันทึกเลขที่และสถานะไว้ในระบบติดตามแยกต่างหาก Canva ช่วยให้ใบเสนอราคาดูเป็นมืออาชีพ แต่ไม่สามารถแทนโปรแกรมบัญชี สัญญา หรือคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญได้ในทุกกรณี