วิธีใช้ Copilot สร้างจดหมายธุรกิจใน Microsoft Word

Microsoft Copilot ใน Word สามารถช่วยร่างจดหมายธุรกิจได้รวดเร็วขึ้น เช่น จดหมายเสนอราคา จดหมายขอความร่วมมือ จดหมายติดตามงาน จดหมายแจ้งเปลี่ยนแปลงเงื่อนไข หรือจดหมายขอบคุณลูกค้า

ข้อดีคือผู้ใช้สามารถกำหนดได้ว่าต้องการน้ำเสียงแบบไหน เขียนถึงใคร มีวัตถุประสงค์อะไร และต้องการให้จดหมายยาวแค่ไหน จากนั้นค่อยตรวจชื่อ วันที่ ราคา และข้อมูลสำคัญก่อนนำไปใช้จริง

บทความนี้ comsiam จะอธิบายวิธีใช้ Copilot สร้างจดหมายธุรกิจใน Microsoft Word พร้อม Prompt ที่นำไปใช้ได้ทันที

① Copilot ช่วยเขียนจดหมายธุรกิจได้ไหม

ได้

ตัวอย่าง Prompt

ช่วยร่างจดหมายธุรกิจเพื่อเสนอความร่วมมือกับลูกค้าใหม่ ใช้น้ำเสียงสุภาพและมืออาชีพ

Copilot จะช่วยสร้าง Draft ให้เป็นจุดเริ่มต้น

② จดหมายธุรกิจมีอะไรบ้าง

ตัวอย่างที่ใช้บ่อย เช่น

• จดหมายเสนอราคา
• จดหมายเสนอความร่วมมือ
• จดหมายติดตามงาน
• จดหมายขอบคุณ
• จดหมายแจ้งเปลี่ยนแปลง
• จดหมายขอเอกสาร
• จดหมายขอชำระเงิน
• จดหมายแจ้งปัญหา
• จดหมายตอบกลับลูกค้า

Copilot สามารถช่วยร่างได้หลายแบบ

③ เริ่มจากบอกวัตถุประสงค์

Prompt ที่ดีควรบอกก่อนว่าเขียนจดหมายเพื่ออะไร

เช่น

เขียนจดหมายเพื่อขอใบเสนอราคาอุปกรณ์เครือข่าย

หรือ

เขียนจดหมายเพื่อติดตามสถานะโครงการ

ช่วยให้เนื้อหาตรงเป้าหมาย

④ ระบุผู้รับ

ควรบอกว่าเขียนถึงใคร เช่น

• ลูกค้า
• ผู้บริหาร
• Supplier
• Partner
• หน่วยงานราชการ
• ทีมงานภายใน

เพราะระดับภาษาจะแตกต่างกัน

⑤ ระบุ Tone

ใช้คำ เช่น

• Professional
• Formal
• Friendly
• Polite
• Concise

ตัวอย่าง

ใช้น้ำเสียงสุภาพ มืออาชีพ และไม่เป็นทางการเกินไป

ช่วยให้จดหมายอ่านเป็นธรรมชาติ

⑥ กำหนดความยาว

ได้

เช่น

ไม่เกิน 300 คำ

ประมาณ 3 ย่อหน้า

ให้กระชับและอ่านจบภายใน 1 นาที

ช่วยควบคุมไม่ให้จดหมายยาวเกินไป

⑦ โครงสร้างจดหมายธุรกิจควรมีอะไร

โดยทั่วไปควรมี

1. คำขึ้นต้น
2. วัตถุประสงค์
3. รายละเอียดสำคัญ
4. สิ่งที่ต้องการให้ผู้รับดำเนินการ
5. คำลงท้าย

ช่วยให้จดหมายครบและอ่านง่าย

⑧ เขียนคำขึ้นต้น

Copilot สามารถช่วยเลือกให้เหมาะ เช่น

เรียน คุณ…

เรียน ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ

หรือในภาษาอังกฤษ

Dear…

แต่ควรตรวจชื่อและตำแหน่งก่อนใช้จริง

⑨ เขียนจดหมายเสนอความร่วมมือ

Prompt

เขียนจดหมายเสนอความร่วมมือทางธุรกิจสำหรับลูกค้าใหม่ โดยแนะนำบริษัทสั้น ๆ อธิบายประโยชน์ของความร่วมมือ และปิดท้ายด้วยการนัดพูดคุย

เหมาะกับ Business development

⑩ เขียนจดหมายเสนอราคา

ใช้

ร่างจดหมายส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้า ใช้ภาษาสุภาพ กระชับ และระบุให้ลูกค้าติดต่อกลับหากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

ควรใส่ราคาและเงื่อนไขจริงเอง

⑪ เขียนจดหมายขอใบเสนอราคา

Prompt

เขียนจดหมายขอใบเสนอราคาสำหรับอุปกรณ์เครือข่าย โดยขอราคา ระยะเวลาจัดส่ง Warranty และเงื่อนไขชำระเงิน

ช่วยให้คำขอครบ

⑫ เขียนจดหมายติดตามงาน

ใช้

เขียนจดหมายติดตามสถานะงานแบบสุภาพและไม่กดดันผู้รับเกินไป

เหมาะกับ Follow-up

⑬ เขียนจดหมายติดตามใบเสนอราคา

Prompt

เขียนจดหมายติดตามใบเสนอราคาที่ส่งไปก่อนหน้า โดยขอ Feedback และถามว่าต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่

ช่วยรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า

⑭ เขียนจดหมายติดตามชำระเงิน

ใช้

เขียนจดหมายติดตามการชำระเงินแบบสุภาพ โดยระบุ Invoice number, Due date และยอดเงินตามข้อมูลที่ให้

ตัวเลขต้องตรวจทุกครั้ง

⑮ เขียนจดหมายขอบคุณ

Prompt

เขียนจดหมายขอบคุณลูกค้าที่เลือกใช้บริการ และเปิดโอกาสให้ติดต่อกลับหากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม

เหมาะกับ After-sales communication

⑯ เขียนจดหมายขอโทษ

ใช้

เขียนจดหมายขอโทษลูกค้าอย่างมืออาชีพ รับผิดชอบต่อปัญหา และระบุแนวทางแก้ไขที่ได้ตกลงไว้

อย่าให้ AI สัญญาสิ่งที่ไม่มีข้อมูลจริง

⑰ เขียนจดหมายแจ้งเปลี่ยนแปลง

Prompt

เขียนจดหมายแจ้งเปลี่ยนเวลาทำการ โดยระบุวันเริ่มใช้และช่องทางติดต่อ

เหมาะกับประกาศลูกค้า

⑱ เขียนจดหมายแจ้งราคาใหม่

ใช้

เขียนจดหมายแจ้งปรับราคาอย่างสุภาพ อธิบายสาเหตุเฉพาะตามข้อมูลที่ให้ และระบุวันที่มีผล

ห้ามให้ AI สร้างเหตุผลเองถ้าไม่ได้ให้ข้อมูล

⑲ เขียนจดหมายแจ้งเลื่อนงาน

Prompt

เขียนจดหมายแจ้งเลื่อนกำหนดส่งอย่างมืออาชีพ โดยระบุเหตุผลที่ให้ไว้ กำหนดใหม่ และแนวทางลดผลกระทบ

เหมาะกับ Project communication

⑳ เขียนจดหมายขอเอกสาร

ใช้

เขียนจดหมายขอเอกสารเพิ่มเติมจากลูกค้า โดยทำเป็นรายการและระบุวันที่ต้องการได้รับ

ช่วยให้ผู้รับรู้ว่าต้องส่งอะไร

㉑ เขียนจดหมายยืนยันงาน

Prompt

เขียนจดหมายยืนยันรายละเอียดงาน โดยสรุป Scope, วันที่เริ่ม, Deadline และผู้ติดต่อ

ข้อมูลต้องตรงกับข้อตกลงจริง

㉒ เขียนจดหมายยืนยันการประชุม

ใช้

เขียนจดหมายยืนยันการประชุม โดยระบุวัน เวลา สถานที่ และหัวข้อประชุม

ควรตรวจวันเวลาอีกครั้ง

㉓ เขียนจดหมายปฏิเสธอย่างสุภาพ

Prompt

เขียนจดหมายปฏิเสธข้อเสนอแบบสุภาพ ให้เกียรติผู้รับ และไม่ปิดโอกาสความร่วมมือในอนาคต

เหมาะกับ Vendor หรือ Partner

㉔ เขียนจดหมายร้องขอความร่วมมือ

ใช้

เขียนจดหมายขอความร่วมมือจากคู่ค้า โดยอธิบายวัตถุประสงค์และสิ่งที่ต้องการให้ช่วยอย่างชัดเจน

ช่วยลดข้อความอ้อมเกินไป

㉕ เขียนจดหมายแจ้งปัญหา

Prompt

เขียนจดหมายแจ้งปัญหาให้ Vendor โดยระบุอาการ ผลกระทบ สิ่งที่ตรวจสอบแล้ว และสิ่งที่ต้องการให้ดำเนินการ

เหมาะกับ Support escalation

㉖ เขียนจดหมายร้องเรียน

ใช้

เขียนจดหมายร้องเรียนแบบมืออาชีพ ใช้ข้อเท็จจริง ไม่ใช้อารมณ์ และระบุผลลัพธ์ที่ต้องการอย่างชัดเจน

ช่วยให้จดหมายมีน้ำหนักมากขึ้น

㉗ เขียนจดหมายภาษาอังกฤษ

ได้

ตัวอย่าง

Write a professional business letter requesting a quotation for network equipment.

เหมาะกับการติดต่อ Supplier ต่างประเทศ

㉘ เขียนสองภาษา

Prompt

เขียนจดหมายภาษาไทยก่อน แล้วทำเวอร์ชันภาษาอังกฤษที่มีความหมายเดียวกันด้านล่าง

ควรตรวจชื่อและศัพท์เฉพาะอีกครั้ง

㉙ ใช้ข้อมูลจาก Notes

ได้

เช่นมี Notes ว่า

• ขอราคา Router 20 ตัว
• ขอส่งภายใน 15 วัน
• Warranty 3 ปี

ให้ถาม

จาก Notes นี้ ช่วยเขียนเป็นจดหมายขอใบเสนอราคาแบบมืออาชีพ

㉚ ใช้ข้อมูลจากตาราง

Prompt

จากตารางนี้ ช่วยเขียนจดหมายสรุปรายการสินค้าและขอใบเสนอราคา

เหมาะกับ Procurement

㉛ ใช้ข้อมูลจากเอกสารเดิม

ได้ในประสบการณ์ที่รองรับ

สามารถให้ Copilot ใช้ข้อมูลจากเอกสารปัจจุบันเพื่อช่วยเขียนจดหมายที่เกี่ยวข้องได้

แต่ควรตรวจข้อมูลต้นทางก่อน

㉜ รักษาชื่อและตำแหน่ง

Prompt

คงชื่อบุคคล บริษัท และตำแหน่งตามต้นฉบับทุกตัวอักษร

ช่วยลดข้อผิดพลาด

㉝ รักษาตัวเลข

ใช้

ห้ามเปลี่ยนราคา วันที่ จำนวน และเปอร์เซ็นต์

สำคัญมากกับจดหมายธุรกิจ

㉞ รักษาเลข Invoice และ PO

Prompt

คง Invoice number, PO number และ Reference number ตามต้นฉบับทุกตัว

AI ไม่ควรแก้รหัสเหล่านี้

㉟ ห้าม Copilot เดาข้อมูล

ใช้

ถ้าข้อมูลใดไม่มี ให้ใส่ [เพิ่มข้อมูล] แทน ห้ามเดา

เหมาะกับ Draft ที่ข้อมูลยังไม่ครบ

㊱ ใช้ Placeholder

ตัวอย่าง

[ชื่อลูกค้า]

[วันที่]

[เลขที่ใบเสนอราคา]

[ยอดเงิน]

ช่วยให้เห็นส่วนที่ต้องกรอกก่อนส่ง

㊲ ปรับจดหมายให้กระชับ

Prompt

ลดความยาวจดหมายนี้ลงประมาณ 30% โดยคงวัตถุประสงค์และข้อมูลสำคัญ

เหมาะกับ Draft ที่ยาวเกินไป

㊳ ปรับให้มืออาชีพ

ใช้

ปรับจดหมายนี้ให้เป็นภาษาธุรกิจที่สุภาพและมืออาชีพ โดยไม่เปลี่ยนข้อเท็จจริง

เหมาะก่อนส่ง Final

㊴ ปรับให้เป็นมิตรมากขึ้น

Prompt

ทำให้จดหมายเป็นมิตรและเป็นธรรมชาติมากขึ้น แต่ยังคงความเป็นมืออาชีพ

เหมาะกับลูกค้าที่ติดต่อกันประจำ

㊵ ปรับให้เป็นทางการมากขึ้น

ใช้

ปรับจดหมายให้เป็นทางการสำหรับการติดต่อองค์กร

เหมาะกับหน่วยงานหรือผู้บริหารระดับสูง

㊶ อย่าเขียนยาวเกินไป

จดหมายธุรกิจที่ดีควรตอบได้เร็วว่า

• ติดต่อเรื่องอะไร
• ต้องการอะไร
• เมื่อไร
• ผู้รับต้องทำอะไรต่อ

รายละเอียดรองสามารถแนบเป็นเอกสารเพิ่มเติมได้

㊷ อย่าใช้คำโฆษณาเกินจริง

ควรหลีกเลี่ยงคำอย่าง

• ดีที่สุด
• รับประกัน 100%
• ไม่มีปัญหาแน่นอน

ถ้าไม่มีข้อมูลรองรับ

จดหมายธุรกิจควรอิงข้อเท็จจริง

㊸ อย่าให้ Copilot สัญญาแทนเรา

AI อาจเขียนว่า

เราจะดำเนินการภายใน 24 ชั่วโมง

ทั้งที่ไม่ได้รับอนุมัติ

ควรสั่ง

ห้ามเพิ่ม Deadline หรือ Commitment ที่ไม่ได้ให้ไว้

㊹ ตรวจคำขึ้นต้นและคำลงท้าย

ก่อนส่งควรตรวจว่าเหมาะกับผู้รับหรือไม่

เช่น

• ขอแสดงความนับถือ
• ขอบคุณครับ/ค่ะ
• Sincerely
• Best regards

ควรสอดคล้องกับระดับความเป็นทางการ

㊺ ตรวจชื่อผู้รับ

ชื่อผิดเพียงตัวเดียวทำให้จดหมายดูไม่เป็นมืออาชีพ

จึงควรตรวจ

• ชื่อ
• นามสกุล
• ตำแหน่ง
• บริษัท

ทุกครั้ง

㊻ ตรวจวันที่

ถ้ามี Effective date, Due date หรือ Meeting date ต้องตรวจเทียบต้นฉบับ

อย่าเชื่อวันที่ที่ AI ใส่มาโดยไม่ได้ให้ข้อมูล

㊼ ตรวจราคาและเงื่อนไข

โดยเฉพาะ

• ราคา
• VAT
• Payment terms
• Warranty
• Delivery time

ควรตรงกับเอกสารจริงทุกจุด

㊽ Prompt สำหรับขอใบเสนอราคา

เขียนจดหมายขอใบเสนอราคาแบบมืออาชีพสำหรับรายการที่ให้ด้านล่าง ขอให้ระบุราคา ระยะเวลาจัดส่ง Warranty และ Payment terms ใช้เฉพาะข้อมูลที่ให้ ถ้าข้อมูลใดไม่มีให้ใส่ Placeholder และห้ามเดา

㊾ Prompt สำหรับ Follow-up

เขียนจดหมายติดตามงานแบบสุภาพและกระชับ โดยอ้างถึงงานเดิม ถามสถานะปัจจุบัน และขอวันที่คาดว่าจะดำเนินการเสร็จ ห้ามใส่วันที่เอง

㊿ Prompt สำหรับแจ้งปัญหา

เขียนจดหมายแจ้งปัญหาให้ Vendor โดยแบ่งเป็นปัญหา ผลกระทบ สิ่งที่ตรวจสอบแล้ว และสิ่งที่ต้องการให้ดำเนินการ ใช้ภาษามืออาชีพและอิงข้อเท็จจริงเท่านั้น

51. Prompt สำหรับแจ้งเปลี่ยนแปลง

เขียนจดหมายแจ้งการเปลี่ยนแปลงตามข้อมูลที่ให้ โดยอธิบายสิ่งที่เปลี่ยน วันที่มีผล ผลกระทบ และช่องทางติดต่อ ห้ามเพิ่มเหตุผลที่ไม่มีในข้อมูล

52. Prompt สำหรับขอบคุณลูกค้า

เขียนจดหมายขอบคุณลูกค้าแบบมืออาชีพและเป็นมิตร โดยขอบคุณที่เลือกใช้บริการ และแจ้งว่าสามารถติดต่อกลับได้หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม

53. Checklist ก่อนส่งจดหมาย

ตรวจ 10 ข้อ

1. ชื่อผู้รับถูกไหม
2. บริษัทถูกไหม
3. วัตถุประสงค์ชัดไหม
4. วันที่ถูกไหม
5. ราคาและตัวเลขถูกไหม
6. Reference number ถูกไหม
7. Tone เหมาะไหม
8. มีข้อมูล AI เดาเพิ่มหรือไม่
9. CTA ชัดไหม
10. คำลงท้ายเหมาะไหม

54. คำถามที่พบบ่อย

Copilot เขียนจดหมายธุรกิจใน Word ได้ไหม

ได้

เขียนภาษาไทยได้ไหม

ได้

เขียนภาษาอังกฤษได้ไหม

ได้

เขียนจดหมายจาก Notes ได้ไหม

ได้

ควรส่งทันทีหลัง Copilot เขียนเสร็จไหม

ไม่ควร ควรตรวจชื่อ วันที่ ราคา และเงื่อนไขก่อน

55. สูตร Prompt ที่แนะนำ

ใช้สูตร

ประเภทจดหมาย + ผู้รับ + วัตถุประสงค์ + ข้อมูลสำคัญ + Tone + สิ่งที่ต้องการให้ผู้รับทำ + ข้อห้าม

ตัวอย่าง

เขียนจดหมายติดตามใบเสนอราคาสำหรับลูกค้า ใช้ Tone สุภาพและมืออาชีพ อ้างถึงเลขที่ใบเสนอราคาและวันที่ตามข้อมูลที่ให้ ขอ Feedback และถามว่าต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่ ห้ามสร้างวันที่ ราคา หรือเงื่อนไขเพิ่มเอง

สูตรนี้ช่วยให้จดหมายพร้อมใช้งานมากขึ้น

56. สรุป

วิธีใช้ Copilot สร้างจดหมายธุรกิจใน Microsoft Word ให้ได้ผลดีที่สุด คือบอกให้ชัดว่า เขียนถึงใคร ติดต่อเรื่องอะไร ต้องการให้ผู้รับทำอะไร และใช้ Tone แบบไหน

แทนที่จะสั่งว่า

“ช่วยเขียนจดหมายธุรกิจ”

ควรใช้คำสั่งอย่าง

“เขียนจดหมายติดตามใบเสนอราคาให้ลูกค้า ใช้ภาษาสุภาพและมืออาชีพ อ้างถึงข้อมูลที่ให้ ขอ Feedback และถามว่าต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่ ห้ามสร้างราคา วันที่ หรือเงื่อนไขเพิ่มเอง”

comsiam แนะนำให้ใช้ Copilot เพื่อช่วยสร้าง Draft และขัดเกลาภาษา แต่ก่อนส่งจดหมายจริงต้องตรวจชื่อบุคคล บริษัท วันที่ ราคา เลขอ้างอิง และ Commitment ทุกครั้ง เพราะรายละเอียดเหล่านี้มีผลต่อความน่าเชื่อถือและข้อตกลงทางธุรกิจ