Contact
Line : comsiam
ขายของได้เยอะ ไม่ได้แปลว่าธุรกิจแข็งแรงเสมอไป ถ้ายอดขายจำนวนมากยัง “เก็บเงินไม่ได้” ธุรกิจสามารถขาดสภาพคล่องได้ทันที
หลายร้านมีปัญหาแบบนี้
- ลูกค้าติดค้างหลายเจ้า
- จำไม่ได้ว่าใครถึงกำหนดจ่าย
- โทรตามเงินช้า
- เงินหมุนไม่พอซื้อของเข้า
- กำไรมีแต่เงินสดไม่มี
ทางแก้ที่เริ่มได้ทันทีคือ ทำระบบลูกหนี้ด้วย Excel 365
บทความนี้จะสอน วิธีทำระบบลูกหนี้ Excel 365 แบบใช้งานจริง สำหรับร้านค้า SME บริษัทขายส่ง ร้านวัสดุก่อสร้าง ร้านออนไลน์ และธุรกิจที่ขายเครดิต
① ระบบลูกหนี้ คืออะไร
ลูกหนี้ คือยอดเงินที่ลูกค้ายังค้างชำระกับธุรกิจของคุณ
ตัวอย่าง
- ซื้อวันนี้ จ่ายอีก 30 วัน
- ซื้อของก่อน วางบิลสิ้นเดือน
- รับสินค้าแล้วค่อยโอน
- ลูกค้าประจำขอเครดิต
ถ้าไม่ควบคุมลูกหนี้ ธุรกิจจะโตแบบเหนื่อยฟรี
② Excel 365 เหมาะกับงานลูกหนี้ไหม
เหมาะมากสำหรับธุรกิจเล็กถึงกลาง เพราะ
- สร้างเองได้
- ไม่ต้องเสียรายเดือน
- ดูยอดค้างง่าย
- มีสูตรแจ้งเตือนวันครบกำหนด
- ทำ Aging Report ได้
- ทำ Dashboard ได้
③ โครงสร้างไฟล์ระบบลูกหนี้
สร้าง 5 ชีตหลัก
- ลูกค้า
- ใบแจ้งหนี้
- รับชำระเงิน
- รายงานลูกหนี้คงค้าง
- Dashboard
④ ชีตข้อมูลลูกค้า
| รหัสลูกค้า | ชื่อลูกค้า | โทรศัพท์ | เครดิตวัน | วงเงิน |
|---|
ตัวอย่าง
| C001 | บริษัท ABC | 0812345678 | 30 | 50000 |
ช่วยจัดการลูกค้าอย่างเป็นระบบ
⑤ ชีตใบแจ้งหนี้
| วันที่ขาย | เลขที่บิล | รหัสลูกค้า | ยอดเงิน | ครบกำหนด |
|---|
ตัวอย่าง
| 1/4/2026 | INV001 | C001 | 12000 | 1/5/2026 |
⑥ คำนวณวันครบกำหนดอัตโนมัติ
ถ้ามีเครดิต 30 วัน
=A2+30
หรือดึงเครดิตจากตารางลูกค้า
=A2+XLOOKUP(C2,ลูกค้า!A:A,ลูกค้า!D:D,0)
⑦ ชีตรับชำระเงิน
| วันที่รับเงิน | เลขที่บิล | จำนวนเงิน |
|---|
ตัวอย่าง
| 20/4/2026 | INV001 | 5000 |
บันทึกทุกครั้งที่รับเงิน
⑧ คำนวณยอดค้างชำระ
=ยอดบิล-SUMIFS(รับชำระ!C:C,รับชำระ!B:B,B2)
ถ้ายังไม่ครบ ระบบจะรู้ยอดค้างทันที
⑨ แจ้งเตือนลูกหนี้เกินกำหนด
=IF(TODAY()>E2,"เกินกำหนด","ปกติ")
E2 = วันครบกำหนด
ทำ Conditional Formatting ให้ขึ้นสีแดง จะเห็นชัดมาก
⑩ Aging Report คืออะไร
คือรายงานแบ่งอายุหนี้ เช่น
- ยังไม่ถึงกำหนด
- เกิน 1–30 วัน
- เกิน 31–60 วัน
- เกิน 61–90 วัน
- เกิน 90 วัน
นี่คือรายงานสำคัญของธุรกิจเครดิต
⑪ วิธีทำ Dashboard ลูกหนี้
ควรมีข้อมูลนี้
- ลูกหนี้รวมทั้งหมด
- เกินกำหนดรวม
- ลูกค้าค้างสูงสุด 10 อันดับ
- เงินที่ควรเข้าเดือนนี้
- ลูกหนี้ใหม่เดือนนี้
เจ้าของธุรกิจดูหน้าเดียวรู้เรื่อง
⑫ เหมาะกับธุรกิจอะไรบ้าง
- ร้านวัสดุก่อสร้าง
- ร้านขายส่ง
- ร้านอะไหล่
- บริษัทบริการรายเดือน
- ร้านคอมพิวเตอร์
- ร้านขายสายแลน
- ร้านแห้งดีอาหารแห้ง
- โรงงานส่งของเครดิต
⑬ ความผิดพลาดที่เจอบ่อย
ให้เครดิตง่ายเกินไป
ขายได้แต่เสี่ยงเก็บเงินไม่ได้
ไม่มีวันครบกำหนดชัดเจน
ตามหนี้ยาก
ไม่อัปเดตรับชำระ
ตัวเลขมั่วทันที
ไม่แยกลูกหนี้เสี่ยงสูง
โดนค้างสะสมหนัก
⑭ เทคนิคเก็บเงินให้ไวขึ้น
- โทรก่อนครบกำหนด 3 วัน
- ส่ง Statement ทุกสิ้นเดือน
- จำกัดวงเงินลูกค้าใหม่
- ให้ส่วนลดจ่ายเร็ว
- ลูกค้าเกินกำหนดให้หยุดเครดิตชั่วคราว
นี่คือวิธีที่ธุรกิจจริงใช้
⑮ ถ้าโตขึ้น ควรต่อยอดอะไร
Excel 365 สามารถต่อยอดเป็น
- ระบบวางบิล
- ระบบใบเสร็จ
- CRM ลูกค้าเครดิต
- Dashboard กระแสเงินสด
- Forecast เงินเข้าเดือนหน้า
⑯ สรุปแบบตรงไปตรงมา
ยอดขายที่ยังไม่เก็บเงิน = ยังไม่ใช่เงินของคุณเต็มที่
ธุรกิจที่เก็บเงินไว มักแข็งแรงกว่าธุรกิจที่ขายเยอะแต่เงินจม
Excel 365 คือจุดเริ่มต้นที่ดีมากในการทำระบบลูกหนี้
⑰ คำถามชวนคิด
ตอนนี้ธุรกิจคุณมี “ยอดค้างชำระเกิน 30 วัน” เท่าไร และถ้าได้เงินก้อนนั้นกลับมาวันนี้ จะเปลี่ยนธุรกิจแค่ไหน?
