Contact
Line : comsiam
หลายธุรกิจโฟกัสแต่ยอดขายและลูกหนี้ แต่ลืมบริหาร “เจ้าหนี้คงค้าง” ทำให้จ่ายล่าช้า เสียเครดิต ถูกหยุดส่งของ หรือเงินสดสะดุดโดยไม่จำเป็น หากบริหารเจ้าหนี้ดี คุณจะต่อรองเครดิตเทอมได้ดีขึ้น คุมเงินสดได้ดีขึ้น และซื้อของได้ต่อเนื่อง
บทความนี้สอน วิธีติดตามเจ้าหนี้คงค้างด้วย Microsoft Excel Excel แบบใช้งานจริง เหมาะกับ SME โรงงาน ร้านค้าส่ง บริษัทบริการ และทุกธุรกิจที่ซื้อของแบบเครดิต
① เจ้าหนี้คงค้างคืออะไร
เจ้าหนี้คงค้าง (Accounts Payable / AP) คือยอดเงินที่บริษัทต้องจ่ายให้ซัพพลายเออร์ แต่ยังไม่ถึงเวลาจ่าย หรือยังไม่ได้จ่าย
เช่น
- ค่าวัตถุดิบ
- ค่าสินค้า
- ค่าบริการรายเดือน
- ค่าเช่าเครดิต
- ค่าใช้จ่ายที่มีใบแจ้งหนี้
② ทำไมต้องติดตามเจ้าหนี้อย่างจริงจัง
ช่วยตอบคำถามสำคัญ เช่น
- เดือนนี้ต้องจ่ายเท่าไร
- ซัพพลายเออร์รายไหนครบกำหนดก่อน
- เงินสดพอจ่ายหรือไม่
- มีใบแจ้งหนี้ตกหล่นไหม
- ควรเลื่อนจ่ายอะไรได้บ้าง
- เครดิตกับคู่ค้ายังดีอยู่ไหม
③ เตรียมข้อมูลก่อนทำใน Excel
สร้างชีตชื่อ AP Tracking
| Bill No | Supplier | Bill Date | Due Date | Amount | Paid | Balance |
|---|
กด Ctrl + T ให้เป็น Table
④ วิธีติดตามเจ้าหนี้คงค้าง Excel ทีละขั้นตอน
Step 1 คำนวณยอดคงค้าง
=E2-F2
Step 2 คำนวณวันถึงกำหนด / เกินกำหนด
=D2-TODAY()
ถ้าติดลบ = เกินกำหนดแล้ว
Step 3 แสดงสถานะ
=IF(G2=0,"Paid",IF(H2<0,"Overdue","Open"))
⑤ แบ่งช่วงเจ้าหนี้คงค้าง
นิยมแบ่งเป็น
- ครบกำหนดภายใน 7 วัน
- 8–30 วัน
- 31–60 วัน
- เกินกำหนด
- ชำระแล้ว
ช่วยวางแผนจ่ายเงินได้แม่นขึ้น
⑥ สูตรจัดกลุ่มสถานะจ่ายเงิน
=IF(H2<0,"Overdue",IF(H2<=7,"Due Soon",IF(H2<=30,"8-30 Days","30+ Days")))
⑦ ทำ Dashboard เจ้าหนี้คงค้าง
แนะนำใส่ 4 ส่วนหลัก
- ยอดเจ้าหนี้รวม
- ยอดครบกำหนด 7 วัน
- ยอดเกินกำหนด
- Top 10 เจ้าหนี้ยอดสูงสุด
ใช้กราฟแท่งจะแสดงภาระจ่ายเงินชัดมาก
⑧ สูตร Excel 365 ที่ช่วยงานนี้
FILTER เฉพาะบิลใกล้ครบกำหนด
=FILTER(A2:H100,H2:H100<=7)
SORT ยอดค้างสูงสุด
=SORT(A2:H100,7,-1)
UNIQUE รายชื่อ Supplier
=UNIQUE(B2:B1000)
XLOOKUP ดึงเครดิตเทอม
=XLOOKUP(B2,Supplier[Name],Supplier[CreditTerm])
⑨ สิ่งที่ผู้บริหารควรดูทุกสัปดาห์
- สัปดาห์นี้ต้องจ่ายกี่บาท
- เงินสดพอไหม
- ซัพพลายเออร์รายใหญ่ครบกำหนดเมื่อไร
- มีบิลเกินกำหนดหรือไม่
- ควรเจรจาขยายเครดิตกับใคร
⑩ วิธีบริหารเจ้าหนี้แบบมืออาชีพ
จ่ายตรงเวลา
รักษาเครดิตการค้า
ใช้เครดิตเทอมเต็มประสิทธิภาพ
ไม่จ่ายเร็วเกินจำเป็น
รวมรอบจ่ายเงิน
ช่วยคุมเงินสดง่ายขึ้น
เจรจาเงื่อนไขใหม่
เมื่อยอดซื้อเพิ่ม
⑪ จุดผิดพลาดที่พบบ่อย
- ลืมบิลบางใบ
- จ่ายช้าเสียเครดิต
- จ่ายเร็วเกินจำเป็น
- ไม่มีแผนเงินสดรองรับ
- ไม่ตรวจยอดก่อนจ่าย
⑫ เหมาะกับใคร
- ค้าส่ง
- โรงงาน
- ร้านค้าปลีก
- ร้านอาหาร
- SME
- ธุรกิจซื้อของเป็นเครดิต
⑬ คำถามที่พบบ่อย
ควรจ่ายก่อนกำหนดไหม
ถ้ามีส่วนลดคุ้มค่า อาจคุ้ม แต่ต้องดูเงินสดก่อน
เกินกำหนดนานแค่ไหนอันตราย
ขึ้นกับคู่ค้า แต่ไม่ควรปล่อยบ่อย
Excel เพียงพอไหม
เพียงพอมากสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่
⑭ เคล็ดลับระดับ CFO
อย่าจ่ายเร็วทุกบิล
อย่าจ่ายช้าจนเสียเครดิต
จ่าย “พอดีเวลา” คือมืออาชีพ
⑮ สรุป
การ ติดตามเจ้าหนี้คงค้างด้วย Excel ช่วยให้ธุรกิจคุมเงินสดดีขึ้น จ่ายตรงเวลา รักษาความสัมพันธ์กับคู่ค้า และลดความเสี่ยงขาดสต๊อกหรือเครดิตเสีย
เริ่มจาก Bill No, Due Date และ Dashboard เจ้าหนี้ทันที
