วิธีตั้งค่าให้เครื่องพิมพ์เรียงหน้าหรือเรียงชุด

เมื่อต้องพิมพ์เอกสารหลายชุด การตั้งค่า เรียงชุด (Collate) ช่วยจัดหน้าให้เป็นชุดครบถ้วน ส่วน ไม่เรียงชุด (Uncollated) จะพิมพ์หน้าเดียวกันให้ครบตามจำนวนสำเนาก่อน แล้วจึงพิมพ์หน้าถัดไป การเลือกให้เหมาะกับงานช่วยให้จัดเอกสารได้ง่ายและลดเวลาคัดแยกหลังพิมพ์

Collate กับ Uncollated ต่างกันอย่างไร

สมมติเอกสารมี 3 หน้า และต้องการพิมพ์ 2 ชุด

การตั้งค่า	ลำดับหน้าที่พิมพ์	เหมาะกับงาน
เรียงชุด (Collate)	1–2–3, 1–2–3	ต้องการเอกสารแยกเป็นชุดพร้อมแจก
ไม่เรียงชุด (Uncollated)	1–1, 2–2, 3–3	ต้องการแยกหน้าชนิดเดียวกันไว้ด้วยกัน

หากเอกสารมีหลายหน้าและต้องการให้แต่ละชุดพร้อมใช้งาน ให้เลือก Collate แต่ถ้าต้องการพิมพ์หน้าเดียวกันจำนวนมากเพื่อใช้ประกอบงาน อาจเลือก Uncollated

วิธีตั้งค่าเรียงหน้าหรือเรียงชุดใน Microsoft Word

① เปิดหน้าต่างพิมพ์

เปิดเอกสารใน Word แล้วเลือก ไฟล์ (File) > พิมพ์ (Print) หรือกด Ctrl + P บน Windows และ Command + P บน Mac

② ระบุจำนวนสำเนา

เลือกเครื่องพิมพ์ที่ต้องการ แล้วใส่จำนวนชุดในช่อง สำเนา (Copies) ตัวเลือกเรียงชุดมักแสดงเมื่อกำหนดจำนวนสำเนามากกว่า 1 ชุด

③ เลือก Collated หรือ Uncollated

เปิดตัวเลือกการเรียงชุด แล้วเลือก

• เรียงชุด (Collated) เพื่อพิมพ์เอกสารทีละชุดให้ครบทุกหน้า
• ไม่เรียงชุด (Uncollated) เพื่อพิมพ์หน้าเดียวกันให้ครบทุกสำเนาก่อน

ชื่อและตำแหน่งเมนูอาจแตกต่างกันตามเวอร์ชันของ Word ระบบปฏิบัติการ และไดรเวอร์เครื่องพิมพ์

④ ตรวจตัวอย่างและสั่งพิมพ์

ตรวจจำนวนสำเนาและลำดับหน้าในตัวอย่างก่อนพิมพ์ หากใช้ Collated แต่เครื่องพิมพ์ไม่รองรับการเรียงชุด อาจต้องให้โปรแกรมจัดเรียงหรือพิมพ์ทีละชุด

วิธีตั้งค่า Collate เมื่อพิมพ์ไฟล์ PDF

1. เปิดไฟล์ PDF แล้วเลือก Print
2. ระบุจำนวนสำเนาในช่อง Copies
3. เลือก Collate หรือ Uncollated
4. ตรวจตัวอย่างและช่วงหน้าที่เลือก
5. กด Print

หากไม่พบตัวเลือกในโปรแกรมอ่าน PDF ให้เปิดรายละเอียดเพิ่มเติม หรือดูการตั้งค่าในหน้าต่างของไดรเวอร์เครื่องพิมพ์

ควรเลือกการเรียงชุดแบบใด

เลือก เรียงชุด (Collated) เมื่อพิมพ์คู่มือ รายงาน เอกสารประชุม หรือเอกสารที่ต้องส่งแยกให้หลายคน เพราะแต่ละสำเนาจะเรียงหน้าครบแล้ว

เลือก ไม่เรียงชุด (Uncollated) เมื่อจำเป็นต้องได้หน้าเดียวกันจำนวนมากแยกกัน เช่น แบบฟอร์มหน้าเดียว หรือเอกสารที่ต้องนำแต่ละหน้าไปจัดชุดภายหลัง

ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้

เลือกเรียงชุดแล้ว แต่หน้าเอกสารยังปะปนกัน

ตรวจว่าตั้งค่า Collate ในหน้าต่างพิมพ์หรือไม่ และดูว่าไดรเวอร์เครื่องพิมพ์มีตัวเลือกเรียงชุดแยกต่างหากหรือไม่ ลองพิมพ์สองชุดจำนวนน้อยเพื่อทดสอบ

พิมพ์ออกมาเป็นหน้าเดียวกันทั้งหมด

อาจเลือก Uncollated อยู่ ให้เปลี่ยนเป็น Collated แล้วตรวจตัวอย่างลำดับหน้าก่อนสั่งพิมพ์อีกครั้ง

พิมพ์ซ้ำหรือได้จำนวนชุดไม่ตรง

ตรวจจำนวนในช่อง Copies ทั้งในโปรแกรมและในไดรเวอร์ หากมีการกำหนดจำนวนสำเนาซ้ำสองจุด อาจทำให้ได้ชุดมากกว่าที่ต้องการ

พิมพ์สองหน้าแล้วจัดชุดผิด

ตรวจการตั้งค่าพิมพ์สองหน้าร่วมกับ Collate และตรวจตัวอย่างก่อนพิมพ์ หากไม่แน่ใจ ให้ทดลองพิมพ์หนึ่งชุดก่อน

คำถามที่พบบ่อย

ถ้าพิมพ์เอกสารหน้าเดียว ต้องเปิด Collate หรือไม่

ไม่จำเป็น เพราะเอกสารมีเพียงหน้าเดียวจึงไม่มีลำดับหน้าที่ต้องจัดชุด

Collate ช่วยเย็บหรือจัดชุดเอกสารให้อัตโนมัติไหม

Collate ช่วยเรียงลำดับหน้าที่พิมพ์ แต่ไม่ได้เย็บหรือเข้าเล่มเอกสาร หากเครื่องมีอุปกรณ์เย็บกระดาษหรือจัดชุดเพิ่มเติม อาจมีตัวเลือกแยกในไดรเวอร์

ทำไมไม่เห็นตัวเลือก Collate

ตัวเลือกอาจแสดงเฉพาะเมื่อสั่งพิมพ์มากกว่า 1 สำเนา หรืออยู่ในหน้าต่างรายละเอียดของเครื่องพิมพ์ ตรวจช่อง Copies และเปิดเมนูการตั้งค่าเพิ่มเติม

สรุป

หากต้องการให้เอกสารแต่ละชุดเรียงครบทุกหน้า ให้เลือก Collated หากต้องการพิมพ์หน้าเดียวกันให้ครบจำนวนสำเนาก่อน ให้เลือก Uncollated จากหน้าต่างพิมพ์ของ Word หรือ PDF ComSiam แนะนำให้ตรวจจำนวนชุดและตัวอย่างลำดับหน้าก่อนกดพิมพ์ โดยเฉพาะเมื่อพิมพ์เอกสารหลายหน้า

การเลือกโหมดเรียงชุดให้ตรงกับงานช่วยลดเวลาคัดแยกและทำให้จัดเอกสารได้สะดวกขึ้น ComSiam แนะนำให้ทดลองพิมพ์จำนวนเล็กน้อยก่อน หากใช้ Collate ร่วมกับการพิมพ์สองหน้า