สแกนและพิมพ์เอกสารเป็นประจำ เลือกเครื่องพิมพ์แบบไหนให้ทำงานคล่อง

หากต้องสแกนและพิมพ์เอกสารเป็นประจำ ให้พิจารณาเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันที่มีสแกนเนอร์และถาดป้อนเอกสารอัตโนมัติ (ADF) เมื่อใช้งานเอกสารหลายหน้า หากสแกนเป็นครั้งคราวและครั้งละไม่กี่แผ่น รุ่นที่มีสแกนเนอร์แบบ Flatbed อาจเพียงพอ

ควรเลือกจากปริมาณเอกสาร ความต้องการสแกนสองหน้า ความเร็วพิมพ์ และต้นทุนหมึกหรือโทนเนอร์ ไม่ใช่ดูเฉพาะว่ามีสแกนเนอร์ในตัวหรือไม่ ComSiam สรุปวิธีเลือกเครื่องให้ทำงานเอกสารได้คล่องขึ้น

① เลือกเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันให้ตรงกับงาน

เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันรวมงานพิมพ์ สแกน และถ่ายสำเนาไว้ในเครื่องเดียว เหมาะกับบ้านหรือสำนักงานที่ต้องจัดการเอกสารทั้งกระดาษและไฟล์ดิจิทัล

ก่อนซื้อให้ระบุว่าใช้ฟังก์ชันใดบ่อย:

• พิมพ์เอกสารขาวดำหรือสี
• สแกนเอกสารทีละแผ่นหรือหลายแผ่น
• ถ่ายสำเนาเอกสารบ่อยแค่ไหน
• ต้องสแกนหรือพิมพ์สองด้านหรือไม่
• ต้องส่งไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์หรือมือถือ

② เปรียบเทียบ Flatbed กับ ADF

วิธีป้อนเอกสาร	เหมาะกับ	จุดที่ควรพิจารณา
Flatbed	เอกสารหน้าเดียว หนังสือ หรือเอกสารที่ไม่ควรป้อนผ่านลูกกลิ้ง	ต้องวางต้นฉบับทีละแผ่น
ADF	เอกสารหลายแผ่นที่ต้องสแกนหรือถ่ายสำเนาต่อเนื่อง	ตรวจสอบความจุถาดและขนาดกระดาษ
Flatbed พร้อม ADF	งานที่มีทั้งเอกสารหน้าเดียวและเอกสารหลายหน้า	ตรวจสอบว่ารุ่นมีทั้งสองส่วนหรือไม่

ADF เป็นถาดป้อนเอกสารต้นฉบับเพื่อสแกนหรือถ่ายสำเนา ไม่ใช่ถาดใส่กระดาษเปล่าสำหรับพิมพ์

③ ตรวจสอบการสแกนสองหน้าให้ชัด

การมี ADF ไม่ได้แปลว่าเครื่องสแกนเอกสารสองหน้าอัตโนมัติได้ทุกรุ่น หากต้องจัดการเอกสารสองหน้าบ่อย ให้ตรวจสอบว่ารุ่นรองรับการสแกนสองด้านหรือไม่ และทำงานด้วยวิธีใด

ควรดูรายละเอียดเหล่านี้:

• สแกนด้านเดียวหรือสองด้านได้
• ความเร็วที่ระบุเป็นการสแกนหน้าเดียวหรือสองหน้า
• ADF รองรับเอกสารกี่แผ่น
• รองรับกระดาษขนาดและน้ำหนักที่ใช้หรือไม่
• มีวิธีจัดการเอกสารติดหรือป้อนซ้อนอย่างไร

อย่าสับสนระหว่าง สแกนสองหน้า กับ พิมพ์สองหน้า เพราะเป็นคนละฟังก์ชัน ต้องตรวจสอบแยกกัน

④ เลือกประเภทเครื่องพิมพ์ตามงานพิมพ์

งานพิมพ์หลัก	ประเภทที่ควรพิจารณา	สิ่งที่ควรตรวจสอบ
เอกสารข้อความขาวดำจำนวนมาก	เลเซอร์ขาวดำมัลติฟังก์ชัน	โทนเนอร์ ความเร็ว และปริมาณงาน
เอกสารสีและใบงาน	อิงค์เจ็ตหรือ Ink Tank มัลติฟังก์ชัน	ราคาหมึกและต้นทุนต่อหน้า
รายงานสำนักงานที่มีสี	เลเซอร์สีหรือ Ink Tank	ต้นทุนวัสดุสิ้นเปลืองทุกสี
งานพิมพ์และสแกนไม่มาก	รุ่นมัลติฟังก์ชันพื้นฐาน	ฟังก์ชันที่ใช้จริงและราคาเครื่อง

เลือกตามสัดส่วนงานและจำนวนหน้าที่พิมพ์จริง เพราะราคาเครื่องและค่าหมึกหรือโทนเนอร์แตกต่างกันตามรุ่น

⑤ ตรวจสอบการส่งไฟล์และการเชื่อมต่อ

หลังสแกนแล้ว คุณอาจต้องส่งไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์ มือถือ หรือโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน ควรตรวจสอบว่ารุ่นและซอฟต์แวร์รองรับวิธีที่ต้องการหรือไม่

เช็กเพิ่มเติมว่า:

• เชื่อมต่อผ่าน USB, Wi‑Fi หรือ Ethernet ได้หรือไม่
• สแกนเป็นไฟล์ชนิดใดได้บ้าง
• ตั้งค่าความละเอียดและขนาดเอกสารได้หรือไม่
• ใช้งานกับระบบปฏิบัติการของอุปกรณ์ที่มีได้หรือไม่
• มีแอปหรือซอฟต์แวร์ที่ต้องติดตั้งหรือไม่

⑥ คำนวณต้นทุนการพิมพ์และพื้นที่ติดตั้ง

นอกจากราคาซื้อ ให้ตรวจสอบราคาหมึกหรือโทนเนอร์ จำนวนหน้าที่ระบุว่าพิมพ์ได้ และอะไหล่สิ้นเปลืองของรุ่น หากมีงานสี ให้คำนวณต้นทุนสีแยกจากงานขาวดำ

ก่อนซื้อควรวัดพื้นที่ติดตั้งและเผื่อที่สำหรับเปิดฝาสแกน ถาด ADF ถาดกระดาษ และถาดรับงานพิมพ์ เครื่องมัลติฟังก์ชันอาจต้องใช้พื้นที่มากกว่ารุ่นที่พิมพ์อย่างเดียว

⑦ เช็กลิสต์ก่อนเลือกเครื่องพิมพ์สำหรับสแกนและพิมพ์

1. ประเมินจำนวนเอกสารที่สแกนและพิมพ์ต่อเดือน
2. ตัดสินใจว่าต้องใช้ ADF หรือไม่
3. ตรวจสอบการสแกนสองหน้าแยกจากการพิมพ์สองหน้า
4. เช็กขนาดเอกสารและจำนวนแผ่นที่ ADF รองรับ
5. ตรวจสอบการบันทึกไฟล์และวิธีเชื่อมต่อ
6. คำนวณค่าหมึกหรือโทนเนอร์และอุปกรณ์สิ้นเปลือง
7. วัดพื้นที่เครื่องและระยะเปิดถาดก่อนซื้อ

⑧ สรุป: เลือกเครื่องแบบไหนให้ทำงานเอกสารคล่อง?

หากสแกนและพิมพ์เอกสารหลายหน้าเป็นประจำ ให้พิจารณาเครื่องมัลติฟังก์ชันที่มี ADF และตรวจความสามารถสแกนสองหน้า ส่วนผู้ที่สแกนทีละแผ่นหรือนาน ๆ ครั้งอาจใช้ Flatbed ได้เพียงพอ

ComSiam แนะนำให้เลือกรุ่นโดยดูทั้งงานสแกน ความเร็วพิมพ์ ต้นทุนวัสดุสิ้นเปลือง และพื้นที่ติดตั้ง เมื่อฟังก์ชันตรงกับขั้นตอนงานจริง การจัดการเอกสารก็ทำได้สะดวกขึ้น

⑨ คำถามที่พบบ่อย

ADF จำเป็นไหมถ้าสแกนเอกสารเป็นประจำ?

มีประโยชน์เมื่อสแกนหรือถ่ายสำเนาหลายแผ่นบ่อย หากทำทีละแผ่นและใช้งานไม่มาก Flatbed อาจเพียงพอ

มี ADF แล้วสแกนสองหน้าได้เลยหรือไม่?

ไม่เสมอไป ต้องตรวจสอบว่ารุ่นนั้นรองรับการสแกนสองหน้าอัตโนมัติหรือไม่

เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันสแกนเข้า PDF ได้ไหม?

หลายรุ่นรองรับ แต่ชนิดไฟล์และวิธีบันทึกขึ้นอยู่กับเครื่องและซอฟต์แวร์ ควรตรวจสอบก่อนซื้อ

งานสแกนมากควรซื้อสแกนเนอร์แยกหรือไม่?

หากสแกนเป็นงานหลักและมีปริมาณมาก ควรเปรียบเทียบสแกนเนอร์แยกกับมัลติฟังก์ชันจากความเร็ว ความจุ และขั้นตอนทำงาน

ควรเลือกอิงค์เจ็ตหรือเลเซอร์สำหรับงานสแกนและพิมพ์?

ฟังก์ชันสแกนขึ้นอยู่กับรุ่นมัลติฟังก์ชัน ส่วนระบบพิมพ์ให้เลือกตามสัดส่วนงานสีและขาวดำ พร้อมเทียบต้นทุนหมึกหรือโทนเนอร์