พิมพ์เดือนละกี่แผ่นถึงควรเลือกรุ่นไหน? วิธีเลือกเครื่องให้พอดีกับปริมาณงาน

การเลือกเครื่องพิมพ์ให้เหมาะกับจำนวนหน้าต่อเดือน เริ่มจากประเมินปริมาณงานจริง แล้วเทียบกับช่วงปริมาณงานที่ผู้ผลิตแนะนำสำหรับเครื่องรุ่นนั้น หากพิมพ์น้อย อาจไม่จำเป็นต้องซื้อรุ่นสำหรับสำนักงานขนาดใหญ่ แต่ถ้าพิมพ์ต่อเนื่องหรือมีงานพุ่งเป็นช่วง ควรเลือกรุ่นที่รองรับงานได้เหมาะสม

อย่าใช้ตัวเลข “พิมพ์ได้สูงสุดต่อเดือน” เป็นเป้าหมายการใช้งานประจำโดยอัตโนมัติ เพราะอาจต่างจากปริมาณงานที่ผู้ผลิตแนะนำ ComSiam สรุปวิธีนับจำนวนหน้าและเลือกเครื่องให้พอดีกับการใช้งานไว้ให้แล้ว

① นับจำนวนหน้าที่พิมพ์จริง

ก่อนซื้อ ให้บันทึกจำนวนหน้าที่พิมพ์ในช่วงหนึ่งเดือน โดยแยกประเภทงาน เช่น

• เอกสารข้อความขาวดำ
• เอกสารสีหรือภาพประกอบ
• งานพิมพ์หลายชุดในช่วงเวลาเดียวกัน
• เอกสารที่ต้องพิมพ์สองหน้า
• งานสแกนหรือถ่ายสำเนา หากกำลังเลือกเครื่องมัลติฟังก์ชัน

ถ้ายังไม่มีข้อมูล ให้ตรวจสอบประวัติการพิมพ์หรือจดจำนวนหน้าในแต่ละสัปดาห์ แล้วรวมเป็นยอดโดยประมาณต่อเดือน อย่าลืมนับทุกหน้าที่พิมพ์จริง ไม่ใช่จำนวนไฟล์ เพราะหนึ่งไฟล์อาจมีหลายหน้าและหลายชุด

② เทียบปริมาณงานกับขนาดงานของเครื่อง

ใช้แนวทางนี้เป็นจุดเริ่มต้น แล้วตรวจสอบสเปกของรุ่นที่สนใจ:

ลักษณะการพิมพ์	สิ่งที่ควรให้ความสำคัญ
พิมพ์เป็นครั้งคราวและครั้งละไม่กี่หน้า	ราคาเครื่อง ขนาด และต้นทุนหมึกหรือโทนเนอร์
พิมพ์เป็นประจำตลอดเดือน	ปริมาณงานที่ผู้ผลิตแนะนำและต้นทุนต่อหน้า
พิมพ์หลายชุดหรือมีช่วงงานเร่ง	ความเร็วพิมพ์ ถาดกระดาษ และความสามารถรองรับงาน
พิมพ์สีจำนวนมาก	ต้นทุนหมึกหรือโทนเนอร์สีและปริมาณงานที่รองรับ
ใช้ร่วมกันหลายคน	การเชื่อมต่อเครือข่ายและความสะดวกในการจัดคิวงาน

ไม่มีจำนวนหน้าตายตัวที่บอกว่าเครื่องทุกยี่ห้อควรใช้กับงานระดับใด ให้ดูข้อมูลของรุ่นนั้นประกอบกับปริมาณงานจริง

③ เข้าใจ “ปริมาณงานที่แนะนำ” กับ “ปริมาณสูงสุด”

สเปกเครื่องพิมพ์อาจระบุตัวเลขการใช้งานมากกว่าหนึ่งแบบ ควรแยกความหมายก่อนนำมาเปรียบเทียบ

• ปริมาณงานที่แนะนำ: ใช้ประเมินระดับงานพิมพ์ที่เหมาะกับการใช้งานเป็นประจำ
• ปริมาณงานสูงสุดต่อเดือน: เป็นขีดจำกัดที่ผู้ผลิตระบุ ไม่ได้หมายความว่าควรใช้งานใกล้ระดับนั้นทุกเดือน

ให้เทียบปริมาณที่คุณพิมพ์จริงกับช่วงที่ผู้ผลิตแนะนำ และเผื่อช่วงที่มีงานเพิ่ม เช่น สิ้นเดือน ช่วงสอบ หรือช่วงจัดทำรายงาน

④ เลือกประเภทเครื่องให้เหมาะกับปริมาณงาน

• งานสีและเอกสารทั่วไป: เปรียบเทียบอิงค์เจ็ตหรือ Ink Tank ตามความถี่และต้นทุนหมึก
• ข้อความขาวดำเป็นหลัก: พิจารณาเลเซอร์ขาวดำ โดยดูราคาโทนเนอร์และปริมาณงานที่แนะนำ
• งานสีต่อเนื่องในสำนักงาน: เปรียบเทียบ Ink Tank กับเลเซอร์สีจากต้นทุนรวม
• งานพิมพ์และสแกน: ดูเครื่องมัลติฟังก์ชันที่มีฟังก์ชันสแกนและ ADF ตามความจำเป็น

ประเภทเครื่องเพียงอย่างเดียวไม่ได้บอกว่ารองรับงานได้มากแค่ไหน ควรดูข้อมูลปริมาณงาน ความเร็ว และวัสดุสิ้นเปลืองของรุ่นที่สนใจด้วย

⑤ คำนวณค่าใช้จ่ายตามจำนวนหน้าต่อเดือน

คำนวณค่าใช้จ่ายหมึกหรือโทนเนอร์จากปริมาณที่พิมพ์:

ต้นทุนวัสดุสิ้นเปลืองต่อเดือนโดยประมาณ = จำนวนหน้าต่อเดือน × ต้นทุนวัสดุสิ้นเปลืองต่อหน้า

จากนั้นรวมค่ากระดาษและอุปกรณ์สิ้นเปลืองอื่น หากเครื่องพิมพ์สี ให้แยกจำนวนหน้าสีและขาวดำ เพราะแต่ละแบบมีต้นทุนไม่เท่ากัน

เมื่อนำเครื่องหลายรุ่นมาเทียบ ให้ใช้จำนวนหน้าและช่วงเวลาประเมินเดียวกัน และตรวจสอบข้อมูลผลผลิตตามรหัสหมึกหรือโทนเนอร์ที่ตรงกับเครื่อง

⑥ เผื่อปริมาณงานช่วงที่พิมพ์มากกว่าปกติ

ปริมาณเฉลี่ยต่อเดือนอาจไม่สะท้อนงานทั้งหมด หากมีบางเดือนที่ต้องพิมพ์มากเป็นพิเศษ ควรพิจารณาทั้งยอดเฉลี่ยและยอดสูงสุดที่เกิดขึ้นจริง

เช็กเพิ่มเติมว่า:

• ถาดกระดาษรองรับงานต่อเนื่องได้เพียงพอหรือไม่
• เครื่องพิมพ์มีความเร็วเหมาะกับเวลาที่มีหรือไม่
• มีฟังก์ชันพิมพ์สองหน้าอัตโนมัติหรือ ADF ที่ช่วยลดขั้นตอนหรือไม่
• หมึกหรือโทนเนอร์หาซื้อได้ทันเมื่อจำเป็นหรือไม่
• เครื่องรองรับการใช้ร่วมกันหลายคนหรือไม่

⑦ เช็กลิสต์เลือกเครื่องให้พอดีกับปริมาณงาน

1. รู้จำนวนหน้าที่พิมพ์จริงต่อเดือน
2. แยกปริมาณงานสีและขาวดำ
3. ตรวจสอบช่วงปริมาณงานที่ผู้ผลิตแนะนำ
4. เช็กความเร็วและความจุถาดกระดาษ
5. คำนวณต้นทุนวัสดุสิ้นเปลืองตามจำนวนหน้า
6. พิจารณาช่วงที่มีงานพิมพ์มากกว่าปกติ
7. เลือกฟังก์ชันที่จำเป็นกับงานจริง

⑧ สรุป: เลือกเครื่องพิมพ์ตามจำนวนหน้าอย่างไร?

ให้เริ่มจากนับจำนวนหน้าที่พิมพ์จริงต่อเดือน แยกงานสีและขาวดำ แล้วเทียบกับช่วงปริมาณงานที่ผู้ผลิตแนะนำ หากพิมพ์เป็นครั้งคราว ให้พิจารณาราคาเครื่องและต้นทุนวัสดุสิ้นเปลือง หากพิมพ์ต่อเนื่อง ให้ดูปริมาณงาน ความเร็ว และความจุถาดกระดาษร่วมด้วย

ComSiam แนะนำให้เผื่องานในเดือนที่พิมพ์มากกว่าปกติ แต่ไม่ควรใช้ตัวเลขสูงสุดของเครื่องแทนปริมาณงานประจำ การเทียบสเปกกับจำนวนหน้าจริงช่วยเลือกเครื่องที่ไม่เล็กหรือใหญ่เกินความจำเป็น

⑨ คำถามที่พบบ่อย

ต้องนับจำนวนหน้าอย่างไรถ้าพิมพ์หลายชุด?

นับจำนวนกระดาษที่พิมพ์จริงทั้งหมด เช่น เอกสาร 10 หน้า จำนวน 3 ชุด ให้นับเป็น 30 หน้าที่พิมพ์

ปริมาณงานสูงสุดต่อเดือนใช้บอกว่าเครื่องเหมาะกับงานหรือไม่?

ใช้เป็นข้อมูลประกอบได้ แต่ควรตรวจสอบปริมาณงานที่ผู้ผลิตแนะนำสำหรับการใช้งานประจำด้วย

ถ้าพิมพ์น้อยแต่มีงานเร่งบางเดือน ควรเลือกอย่างไร?

ดูทั้งปริมาณเฉลี่ยและยอดงานสูงสุดที่เกิดขึ้นจริง แล้วตรวจสอบความเร็ว ความจุถาดกระดาษ และความสามารถรองรับงานของรุ่น

ควรเลือกเครื่องพิมพ์จากความเร็วอย่างเดียวไหม?

ไม่ควร ควรพิจารณาปริมาณงานที่แนะนำ ต้นทุนต่อหน้า ประเภทงาน ฟังก์ชัน และความจุถาดกระดาษร่วมกัน

งานสีและงานขาวดำควรนับแยกกันหรือไม่?

ควรแยก เพราะต้นทุนและวัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้ต่างกัน โดยเฉพาะเครื่องพิมพ์สีที่ใช้หมึกหรือโทนเนอร์หลายสี