วิธีจัดการบัญชี Claude เมื่อพนักงานลาออก

เมื่อพนักงานลาออก ผู้ดูแลควรระงับสิทธิ์เข้าใช้งาน ตรวจข้อมูลที่ทีมต้องเก็บไว้ และจัดการบัญชีให้ตรงกับนโยบายบริษัท การนำสมาชิกออกจาก Claude ช่วยตัดสิทธิ์เข้าถึงองค์กร แต่ไม่ได้ลบบัญชีหรือข้อมูลทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

ComSiam สรุปขั้นตอนที่ควรทำสำหรับผู้ดูแล Team และ Enterprise ไว้ด้านล่าง

เช็กลิสต์ก่อนนำพนักงานออก

① ตรวจว่างานและข้อมูลใดต้องเก็บต่อ
ตรวจแชต Project และไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับงาน หากต้องเก็บสำเนา ให้ Primary Owner ส่งออกข้อมูลองค์กรก่อนนำสมาชิกออก การส่งออกจากบัญชีองค์กรอาจรวมข้อมูลของสมาชิกที่ถูกถอดออกได้

② จัดการ Project ที่พนักงานเป็นเจ้าของ
ตรวจว่า Project เป็นส่วนตัวหรือแชร์กับองค์กร หากเป็น Project ส่วนตัว สมาชิกคนอื่นอาจเข้าไม่ถึงหลังเจ้าของถูกนำออก หากทีมต้องทำงานต่อ ให้ตรวจและจัดการการแชร์หรือส่งออกข้อมูลที่จำเป็นก่อน

③ ตรวจแชตและลิงก์ที่เคยแชร์
หลังนำเจ้าของแชตออก สมาชิกที่เหลืออาจเปิดแชตหรือ snapshot ที่แชร์ไว้ไม่ได้ ตรวจว่ามีเนื้อหาจำเป็นที่ต้องจัดเก็บหรือไม่ก่อนดำเนินการ

④ ตรวจ Skills และข้อมูลที่แชร์
การนำสมาชิกออกไม่ได้ลบ Skills ที่สมาชิกอัปโหลดไว้ในบัญชีของตนโดยอัตโนมัติ ตรวจว่ามี Skill ที่ทีมต้องใช้ต่อหรือไม่ และจัดการตามกระบวนการขององค์กร

วิธีนำสมาชิกออกจาก Claude

① เข้า Organization settings > Members
② ค้นหาชื่อหรืออีเมลของพนักงาน
③ เปิดเมนูข้างชื่อ แล้วเลือก Remove from team
④ ยืนยันการนำสมาชิกออก
⑤ ตรวจว่าบัญชีถูกนำออกจากระบบ Identity Provider และกลุ่มที่เกี่ยวข้องแล้ว

เมื่อสมาชิกถูกนำออกจากองค์กร สิทธิ์เข้าใช้ Claude for Work จะถูกยกเลิกทันที และที่นั่งจะว่างให้มอบหมายแก่สมาชิกคนอื่น อย่างไรก็ตาม จำนวนที่นั่งที่องค์กรซื้อไว้และยอดเรียกเก็บเงินไม่ได้ลดลงโดยอัตโนมัติจากการถอดสมาชิกเพียงอย่างเดียว

หากองค์กรใช้ SCIM หรือ SSO

หากใช้ SCIM provisioning ให้ถอดพนักงานออกจาก Identity Provider ด้วย มิฉะนั้นผู้ใช้อาจถูกเพิ่มกลับเข้า Claude จากการซิงก์อัตโนมัติ

สำหรับ Enterprise ที่ใช้ SCIM การนำผู้ใช้ออกจากระบบต้นทางจะซิงก์การนำออกมายัง Claude ตามการตั้งค่า provisioning ขององค์กร หลังดำเนินการ ควรตรวจสถานะสมาชิกใน Claude และ IdP ให้ตรงกัน

การนำสมาชิกออกไม่เท่ากับการลบบัญชีและข้อมูล

การนำสมาชิกออกจากองค์กรไม่ได้ลบบัญชีหรือข้อมูลของบุคคลนั้น หากต้องการลบบัญชีและข้อมูลอย่างถาวร เจ้าของหรือ Primary Owner สามารถติดต่อ Anthropic Support เพื่อขอให้ดำเนินการได้

ก่อนยื่นคำขอลบถาวร:

• ส่งออกข้อมูลที่องค์กรต้องเก็บก่อน เพราะการลบย้อนคืนไม่ได้
• หากใช้ SCIM ให้นำผู้ใช้ออกจาก IdP ก่อน เพื่อไม่ให้บัญชีกลับเข้ามาใหม่
• ให้ Owner หรือ Primary Owner ติดต่อ Support พร้อมระบุอีเมลบัญชีและยืนยันคำขอลบ
• ตรวจนโยบายเก็บข้อมูลของ Enterprise หากองค์กรตั้งระยะเวลาเก็บข้อมูลไว้

ข้อมูลของสมาชิกที่ถูกนำออกยังอาจรวมอยู่ในการส่งออกข้อมูลของ Primary Owner และอาจอยู่ภายใต้ระยะเวลาเก็บข้อมูลของ Enterprise ตามการตั้งค่าที่องค์กรใช้

สรุป

ก่อนพนักงานลาออกจาก Claude ให้ตรวจและส่งออกข้อมูลที่ต้องเก็บ จัดการ Project และแชตที่ทีมต้องใช้ต่อ จากนั้นนำสมาชิกออกจาก Organization settings > Members และถอดออกจาก IdP หากใช้ SCIM การนำออกจะตัดสิทธิ์เข้าองค์กร แต่ไม่ได้ลบบัญชีหรือข้อมูลทั้งหมด หากต้องการลบถาวร ต้องให้ Owner หรือ Primary Owner ติดต่อ Support หลังสำรองข้อมูลที่จำเป็นแล้ว

ComSiam แนะนำให้เพิ่มขั้นตอนจัดการ Claude ในเช็กลิสต์ offboarding ของบริษัท เพื่อไม่ให้ตกหล่นทั้งสิทธิ์เข้าถึง ข้อมูล และที่นั่งสมาชิก