วิธีสร้าง Agent ใน SharePoint

SharePoint Agent คือผู้ช่วย AI ที่สามารถกำหนดให้ตอบคำถามจากข้อมูลเฉพาะภายใน SharePoint เช่น เอกสารโครงการ คู่มือ SOP, Policy, Product Information หรือ Knowledge Base ของทีม

แทนที่จะให้พนักงานเปิดเอกสารหลายสิบไฟล์เพื่อหาคำตอบ ผู้ดูแลสามารถสร้าง Agent ที่มีขอบเขตความรู้ชัดเจน แล้วให้ผู้ใช้งานถามด้วยภาษาธรรมชาติ เช่น “ขั้นตอนขอสิทธิ์ระบบคืออะไร” หรือ “สรุปสถานะโครงการล่าสุดให้หน่อย”

บทความนี้ comsiam จะอธิบายวิธีสร้าง Agent ใน SharePoint ตั้งแต่การเลือกข้อมูล กำหนดวัตถุประสงค์ ตั้งชื่อ เขียน Instructions ไปจนถึงทดสอบและแชร์ Agent ให้ทีมใช้งานจริง

① Agent ใน SharePoint คืออะไร

Agent คือผู้ช่วย AI ที่ถูกกำหนดขอบเขตให้ทำงานกับข้อมูลเฉพาะ

เช่น

• เอกสาร HR
• คู่มือ IT
• Project Files
• SOP
• Policy
• Sales Documents
• Product Information

ช่วยให้การค้นหาความรู้ใน SharePoint ง่ายขึ้น

② Agent ต่างจากการค้นหาอย่างไร

การค้นหาแบบปกติอาจคืนรายการไฟล์

แต่ Agent สามารถช่วย

• ตอบคำถาม
• สรุปข้อมูล
• เปรียบเทียบเนื้อหา
• ดึง Action Items
• หา Owner
• หา Deadline

จากข้อมูลที่อยู่ใน Scope ของ Agent

③ Agent เหมาะกับงานแบบไหน

เหมาะกับงานที่มีเอกสารจำนวนมากและมีคำถามซ้ำ ๆ

เช่น

• HR FAQ
• IT Support
• Project Knowledge
• Sales Enablement
• Product Knowledge
• Policy Assistant

④ เริ่มจากวัตถุประสงค์

ก่อนสร้างควรถามว่า

Agent นี้สร้างขึ้นเพื่อช่วยเรื่องอะไร

เช่น

ตอบคำถามเกี่ยวกับนโยบาย HR

หรือ

ช่วยทีมขายค้นข้อมูลสินค้า

เป้าหมายต้องชัดก่อนเลือกข้อมูล

⑤ อย่าสร้าง Agent ที่กว้างเกินไป

Agent ที่มี Scope ใหญ่มากอาจตอบข้อมูลกว้างและหา Context ได้ยาก

ควรเริ่มจาก Use Case ชัด ๆ

เช่น

IT Onboarding Agent

ดีกว่า

Company Everything Agent

⑥ เลือก Site ที่เกี่ยวข้อง

ควรใช้ SharePoint Site ที่มีข้อมูลเกี่ยวข้องโดยตรง

ตัวอย่าง

• HR Site
• IT Site
• Project Site
• Sales Site

ช่วยให้ Knowledge Scope ชัดขึ้น

⑦ เลือก Document Library

หากข้อมูลอยู่ใน Library เดียว สามารถสร้าง Agent สำหรับเอกสารใน Library นั้นได้

เหมาะกับ

• SOP Library
• Policy Library
• Project Documents
• Product Documents

⑧ เลือกเฉพาะไฟล์

ถ้าไม่ต้องการใช้ทั้ง Library สามารถเลือกเฉพาะไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับ Agent

ช่วยลดข้อมูลที่ไม่จำเป็น

⑨ เลือกไฟล์อย่างไรให้ดี

ควรเลือกไฟล์ที่

• ถูกต้อง
• เป็นปัจจุบัน
• ผ่านการอนุมัติ
• เกี่ยวข้องกับ Use Case

ไม่ควรใส่ทุกไฟล์เพียงเพราะมีอยู่

⑩ ระวังไฟล์หลาย Version

ก่อนเพิ่มเอกสารควรตรวจ

• Version
• Modified Date
• Approval Status

เพื่อไม่ให้ Agent ใช้ข้อมูลเก่าปะปนกับข้อมูลใหม่

⑪ ตั้งชื่อ Agent

ชื่อควรบอกทันทีว่า Agent ทำอะไร

เช่น

• HR Policy Assistant
• IT Help Agent
• Project Alpha Agent
• Product Knowledge Agent

ชื่อกว้างอย่าง “My Agent” ไม่ช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจ

⑫ เขียน Description

Description ควรสั้นและชัด

ตัวอย่าง

ผู้ช่วยค้นหาและตอบคำถามจากนโยบาย HR และคู่มือพนักงาน

ช่วยให้คนรู้ว่าควรถามอะไร

⑬ กำหนด Purpose

Prompt แนวคิด

Agent นี้มีหน้าที่ตอบคำถามเกี่ยวกับนโยบาย HR และคู่มือพนักงาน โดยใช้เฉพาะข้อมูลจากเอกสารที่กำหนด

ช่วยกำหนดขอบเขต

⑭ กำหนดพฤติกรรม Agent

ควรบอก Agent ว่าต้องตอบอย่างไร

เช่น

• ตอบกระชับ
• ใช้ Bullet
• ระบุเมื่อไม่พบข้อมูล
• ไม่เดา
• แยกข้อมูลที่ขัดกัน

ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือ

⑮ Instruction ที่แนะนำ

ใช้แนวทาง

ตอบโดยใช้เฉพาะข้อมูลจาก Knowledge Sources ที่กำหนด หากไม่พบข้อมูลให้ตอบว่าไม่พบ และห้ามเดาข้อมูลเพิ่มเติม

เหมาะกับงานองค์กร

⑯ กำหนดรูปแบบคำตอบ

ตัวอย่าง

ตอบเป็นภาษาไทย กระชับ และใช้ Bullet เมื่อมีหลายประเด็น

ช่วยให้ผลลัพธ์สม่ำเสมอ

⑰ กำหนดกลุ่มผู้ใช้

Agent สำหรับผู้บริหารอาจตอบสั้นและเน้น

• KPI
• Risk
• Decision

Agent สำหรับทีมเทคนิคอาจเน้น

• Configuration
• Version
• Troubleshooting

ควรออกแบบตามผู้ใช้จริง

⑱ สร้าง HR Agent

Use Case ตัวอย่าง

ตอบคำถามเกี่ยวกับวันลา Benefits, Onboarding และ Policy

เหมาะกับ Employee Self-service

⑲ สร้าง IT Agent

ใช้ข้อมูล เช่น

• VPN Guide
• Password Policy
• Software Guide
• Network FAQ
• Support Procedures

ช่วยลดคำถามซ้ำของทีม IT

⑳ สร้าง Project Agent

Agent สามารถช่วยตอบเรื่อง

• Scope
• Timeline
• Milestones
• Risks
• Decisions
• Action Items

จากเอกสารโครงการ

㉑ สร้าง Sales Agent

สามารถใช้ข้อมูล

• Product
• Pricing
• Sales Playbook
• Proposal
• FAQ

ช่วยฝ่ายขายค้นข้อมูลได้เร็ว

㉒ สร้าง Product Agent

เหมาะกับองค์กรที่มีสินค้าหลายรุ่น

ผู้ใช้อาจถาม

รุ่นนี้ต่างจากอีกรุ่นอย่างไร

หรือ

มี Specification อะไรบ้าง

㉓ สร้าง Policy Agent

Agent นี้ควรใช้เฉพาะ Policy ที่ Approved และเป็น Version ปัจจุบัน

สำคัญมากสำหรับข้อมูลที่มีผลต่อพนักงาน

㉔ สร้าง Knowledge Base Agent

ใช้ข้อมูลจาก

• How-to
• Troubleshooting
• FAQ
• Guides

เหมาะกับ Support Portal

㉕ เพิ่ม Knowledge Source

ควรเพิ่มเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

อย่าคิดว่าเพิ่มข้อมูลเยอะที่สุดแล้ว Agent จะดีขึ้นเสมอ

คุณภาพของ Source สำคัญกว่าปริมาณ

㉖ ตรวจ Permission ก่อนเพิ่ม Source

Agent ไม่ควรถูกใช้เป็นวิธีข้ามสิทธิ์

ควรตรวจว่า

• ใครเข้าถึง Site ได้
• ใครเข้าถึงไฟล์ได้
• ใครควรใช้ Agent

ก่อนแชร์

㉗ สิทธิ์ของผู้ใช้สำคัญอย่างไร

Agent ควรตอบจากข้อมูลที่ผู้ใช้นั้นมีสิทธิ์เข้าถึง

ดังนั้นคนสองคนอาจได้รับคำตอบไม่เหมือนกันถ้าสิทธิ์ต่างกัน

㉘ อย่าใส่ข้อมูลลับโดยไม่จำเป็น

เช่น

• Password
• API Key
• Secret
• Access Token

ไม่ควรใช้เป็น Knowledge Source ทั่วไป

㉙ ระวังข้อมูลส่วนบุคคล

ก่อนเพิ่ม Source ควรตรวจว่าเอกสารมีข้อมูลส่วนบุคคลเกินความจำเป็นหรือไม่

โดยเฉพาะ HR และ Customer Data

㉚ ทดสอบ Agent หลังสร้าง

อย่าแชร์ทันที

ควรเริ่มจากคำถามพื้นฐาน

เช่น

Agent นี้ช่วยเรื่องอะไรได้บ้าง

แล้วตรวจว่าตอบตรงวัตถุประสงค์หรือไม่

㉛ ทดสอบคำถามง่าย

ตัวอย่าง

นโยบายวันลาพักร้อนคืออะไร

ดูว่า Agent หาเอกสารถูกหรือไม่

㉜ ทดสอบคำถามเฉพาะ

เช่น

พนักงานใหม่ต้องเปิดบัญชีระบบอะไรบ้าง

ช่วยตรวจว่า Agent เข้าใจรายละเอียดใน Source หรือไม่

㉝ ทดสอบคำถามที่ไม่มีข้อมูล

ถามสิ่งที่รู้ว่าไม่มีอยู่

แล้วดูว่า Agent ตอบ

ไม่พบข้อมูล

หรือพยายามเดา

นี่เป็น Test สำคัญมาก

㉞ ทดสอบข้อมูลที่ขัดกัน

หากมีเอกสารสอง Version

ถามคำถามที่ค่าแตกต่างกัน

Agent ควรระบุความขัดแย้ง แทนเลือกเองโดยไม่มีหลักฐาน

㉟ ทดสอบตัวเลข

ถาม

• ราคา
• KPI
• Percentage
• SLA

แล้วตรวจกับเอกสารต้นฉบับ

㊱ ทดสอบวันที่

ถาม Deadline หรือ Effective Date

แล้วตรวจว่าตรงต้นฉบับหรือไม่

㊲ ทดสอบชื่อ Owner

Prompt

ใครรับผิดชอบกระบวนการนี้

จากนั้นตรวจว่า Agent ไม่เดาชื่อขึ้นเอง

㊳ สร้าง Suggested Prompts

ควรมีตัวอย่างคำถามให้ผู้ใช้

เช่น

• นโยบายวันลาคืออะไร
• วิธีขอ VPN ทำอย่างไร
• สรุป Project Status ล่าสุด
• ใครเป็น Owner ของงานนี้

ช่วยให้เริ่มใช้งานง่ายขึ้น

㊴ Suggested Prompts ไม่ควรกว้างเกินไป

แทน

ถามอะไรฉันก็ได้

ควรใช้

สรุป Policy การทำงานจากบ้าน

หรือ

หา Deadline สำคัญของโครงการนี้

ชัดกว่า

㊵ ปรับ Tone ของ Agent

Agent สำหรับพนักงานอาจใช้ภาษาง่าย

Agent สำหรับ Technical Team อาจใช้ศัพท์เทคนิคได้มากกว่า

ควรกำหนดใน Instructions

㊶ ปรับคำตอบให้สั้น

Instruction

เริ่มด้วยคำตอบสั้นก่อน แล้วค่อยอธิบายรายละเอียดเมื่อจำเป็น

ช่วยให้ใช้งานเร็วขึ้น

㊷ ให้ตอบเป็น Bullet

ใช้

หากคำตอบมีหลายข้อ ให้จัดเป็น Bullet

เหมาะกับ FAQ และ SOP

㊸ ให้สร้าง Checklist

ตัวอย่างคำสั่งสำหรับผู้ใช้

จาก SOP นี้ สร้าง Checklist สำหรับผู้ปฏิบัติงาน

Agent สามารถช่วยเปลี่ยน Knowledge เป็น Action ได้

㊹ ให้สรุปเอกสาร

ผู้ใช้อาจถาม

สรุปเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวกับหัวข้อนี้เป็น 10 Bullet

ช่วยลดเวลาอ่าน

㊺ ให้เปรียบเทียบข้อมูล

เช่น

เปรียบเทียบ Product A กับ Product B ตามเอกสารที่มี

เหมาะกับ Product Agent

㊻ ให้หา Action Items

สำหรับ Project Agent ใช้

จาก Meeting Notes ล่าสุด มี Action Items อะไรบ้าง

ช่วยติดตามงาน

㊼ ให้หา Risks

Prompt

มี Risk ใดถูกระบุในเอกสารโครงการล่าสุด

เหมาะกับ Project Management

㊽ ให้หา Decisions

ใช้

มี Decision ใดได้รับอนุมัติแล้ว

ช่วยค้นข้อมูลจาก Minutes

㊾ ให้หา Deadline

Prompt

มี Deadline อะไรที่กำลังจะมาถึงตามข้อมูลในเอกสาร

ควรตรวจวันที่ต้นฉบับอีกครั้ง

㊿ ปรับ Agent เมื่อคำตอบไม่ดี

อย่ารีบสร้าง Agent ใหม่

ควรตรวจ

• Source
• Instructions
• Scope
• Suggested Prompts

ก่อน

51. ถ้า Agent ตอบกว้างเกินไป

ลด Scope ของ Source

และเพิ่ม Instruction ว่า

ตอบเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อนี้

ช่วยให้ตรง Intent ขึ้น

52. ถ้า Agent ตอบไม่เจอข้อมูล

ตรวจว่า

• ไฟล์อยู่ใน Scope หรือไม่
• Permission ถูกหรือไม่
• เอกสารมีข้อมูลจริงหรือไม่
• Agent เลือก Source ถูกหรือไม่

ก่อนสรุปว่า Agent ใช้งานไม่ได้

53. ถ้า Agent ใช้ข้อมูลเก่า

ควรตรวจ Source และเอาไฟล์เก่าที่ไม่ควรใช้ออก

หรือจัดการ Version ของเอกสารให้ชัด

54. ถ้า Agent ชอบเดา

เพิ่ม Instruction

หากไม่มีหลักฐานจาก Source ให้ตอบว่าไม่พบข้อมูล ห้ามประมาณหรือคาดเดา

ช่วยลด Hallucination

55. แชร์ Agent ให้ทีม

หลังทดสอบแล้วสามารถแชร์ Agent ให้ผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องตามสิทธิ์ขององค์กร

ควรเริ่มจากกลุ่มเล็กก่อน

56. ทดสอบกับผู้ใช้จริง

ให้พนักงานลองถามคำถามจริง

แล้วเก็บ Feedback เช่น

• หาเรื่องที่ต้องการเจอไหม
• คำตอบยาวเกินไปไหม
• มีคำถามไหนตอบไม่ได้
• Source ใดขาด

ช่วยปรับ Agent ให้ดีขึ้น

57. อย่าลืม Content Governance

Agent จะดีได้เท่ากับข้อมูลต้นทาง

ถ้า SharePoint มี

• ไฟล์ซ้ำ
• Version เก่า
• Policy หมดอายุ
• ชื่อไฟล์สับสน

Agent ก็อาจได้รับผลกระทบตามไปด้วย

58. ตรวจ Knowledge Source เป็นระยะ

ควร Review

• ไฟล์ใหม่
• ไฟล์เก่า
• Version
• Owner
• Expiry Date

เป็นระยะตามกระบวนการองค์กร

59. Prompt สำหรับ HR Agent

สร้าง Agent สำหรับตอบคำถามพนักงานจาก HR Policy และ Employee Handbook โดยตอบเป็นภาษาไทย ใช้ Bullet เมื่อเหมาะสม ใช้เฉพาะข้อมูลใน Source และถ้าไม่พบข้อมูลให้ตอบว่าไม่พบ ห้ามเดา

60. Prompt สำหรับ IT Agent

สร้าง Agent สำหรับ IT Support โดยใช้ Knowledge Base, SOP และ Troubleshooting Guide เป็นแหล่งข้อมูล ตอบเป็นขั้นตอน และห้ามสร้าง Configuration ที่ไม่มีในเอกสาร

61. Prompt สำหรับ Project Agent

สร้าง Agent สำหรับ Project โดยใช้ Scope, Timeline, Meeting Minutes และ Status Reports เป็น Knowledge Source ให้ช่วยตอบ Current Status, Risks, Decisions, Action Items และ Deadlines โดยใช้เฉพาะข้อมูลที่มี

62. Prompt สำหรับ Sales Agent

สร้าง Agent สำหรับทีมขายโดยใช้ Product Documents, Pricing และ Sales Guide เป็น Knowledge Source ให้ช่วยตอบ Product Comparison, Benefits และข้อมูล Proposal โดยห้ามสร้างราคาใหม่เอง

63. Checklist ก่อนแชร์ Agent

ตรวจอย่างน้อย 15 ข้อ

1. Purpose ชัดไหม
2. ชื่อ Agent เข้าใจง่ายไหม
3. Scope แคบพอหรือไม่
4. Sources ถูกไหม
5. Version ล่าสุดไหม
6. มีไฟล์ซ้ำไหม
7. Permission ถูกไหม
8. Instructions ชัดไหม
9. สั่งห้ามเดาหรือยัง
10. Suggested Prompts มีไหม
11. ทดสอบคำถามง่ายแล้วหรือไม่
12. ทดสอบคำถามยากแล้วหรือไม่
13. ทดสอบกรณีไม่พบข้อมูลหรือไม่
14. ตรวจข้อมูลลับหรือยัง
15. ผู้ใช้กลุ่มทดลองใช้งานได้หรือไม่

64. คำถามที่พบบ่อย

SharePoint Agent คือ Chatbot หรือไม่

มีลักษณะคล้ายผู้ช่วยสนทนาที่ตอบจากขอบเขต Knowledge ที่กำหนด แต่ควรมองว่าเป็นผู้ช่วยทำงานกับข้อมูลใน SharePoint มากกว่าการเป็น Chatbot ทั่วไป

Agent ใช้เอกสารทั้ง Site ได้ไหม

ขึ้นอยู่กับ Scope และวิธีที่กำหนดตอนสร้าง รวมถึงสิทธิ์และความสามารถของประสบการณ์ที่องค์กรใช้งาน

เลือกเฉพาะบางไฟล์ได้ไหม

ได้ในประสบการณ์ที่รองรับ

Agent เดาข้อมูลได้หรือไม่

AI มีโอกาสตอบคลาดเคลื่อนได้ จึงควรกำหนด Instruction ให้ใช้เฉพาะข้อมูลต้นทางและทดสอบก่อนใช้งานจริง

แชร์ Agent ให้คนอื่นได้ไหม

สามารถแชร์ Custom Agent ให้ผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องได้ตามสิทธิ์และการตั้งค่าขององค์กร

65. สูตรสร้าง Agent ที่แนะนำ

ใช้สูตร

Purpose + Audience + Knowledge Sources + Tasks + Response Format + Restrictions

ตัวอย่าง

สร้าง Agent สำหรับทีม IT โดยใช้ SOP และ Knowledge Base ที่กำหนด ให้ช่วยตอบคำถาม Troubleshooting และ Setup ตอบเป็นขั้นตอนสั้น ๆ ใช้เฉพาะข้อมูลจาก Source หากไม่พบให้ตอบว่าไม่พบ และห้ามเดาค่า Configuration

สูตรนี้ช่วยกำหนด Agent ได้ชัดเจนมากขึ้น

66. สรุป

วิธีสร้าง Agent ใน SharePoint ให้ได้ผลดีที่สุด ไม่ใช่เพียงกดสร้าง Agent แล้วเพิ่มเอกสารจำนวนมาก แต่ควรเริ่มจาก

กำหนด Use Case → เลือก Source → ตรวจ Version → ตั้งชื่อ → เขียน Instructions → กำหนดพฤติกรรม → ทดสอบ → ตรวจ Permission → แชร์ให้ผู้ใช้

Agent ที่ดีควรตอบได้ว่า

• ตัวเองช่วยเรื่องอะไร
• ใช้ข้อมูลจากไหน
• อะไรตอบได้
• อะไรตอบไม่ได้
• เมื่อไม่มีข้อมูลต้องทำอย่างไร

Instruction ที่พร้อมใช้คือ

“ตอบคำถามโดยใช้เฉพาะ Knowledge Sources ที่กำหนด ตอบให้ตรงคำถามและกระชับ ใช้ Bullet เมื่อมีหลายประเด็น หากพบข้อมูลขัดกันให้ระบุทุกค่า หากไม่พบข้อมูลให้ตอบว่าไม่พบ และห้ามคาดเดาหรือสร้างข้อมูลใหม่เอง”

comsiam แนะนำให้เริ่มสร้าง SharePoint Agent จากงานเล็กที่มีขอบเขตชัด เช่น HR Policy, IT Knowledge Base หรือ Project เดียวก่อน เมื่อทดสอบจนแม่นและทีมใช้งานได้จริงแล้วจึงค่อยขยาย Knowledge Sources เพิ่ม เพราะ Agent ที่ขอบเขตชัดมักดูแลและตรวจสอบคำตอบได้ง่ายกว่า Agent ที่รวมข้อมูลทุกอย่างขององค์กรไว้ตั้งแต่วันแรก