Contact
Line : comsiam
Microsoft Copilot สามารถช่วยสรุปข่าวสาร ประกาศ และอัปเดตต่าง ๆ ที่เผยแพร่ใน SharePoint ให้เหลือเฉพาะประเด็นสำคัญได้ เช่น ข่าวบริษัท ประกาศฝ่ายบุคคล ข่าวโครงการ การเปลี่ยนนโยบาย การแจ้ง Maintenance หรือข้อมูลที่พนักงานควรรู้
ข้อดีคือผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเปิดข่าวหลายหน้าแล้วอ่านทั้งหมดทีละเรื่อง แต่สามารถให้ Copilot ช่วยรวบรวมและสรุปว่า “มีอะไรเปลี่ยนแปลง” “เรื่องไหนสำคัญ” และ “ต้องทำอะไรต่อ” ได้เร็วขึ้น โดยยังควรเปิดต้นฉบับตรวจข้อมูลที่สำคัญก่อนนำไปใช้อ้างอิง
บทความนี้ comsiam จะอธิบายวิธีใช้ Copilot สรุปข่าวสารใน SharePoint ตั้งแต่วิธีตั้งคำถาม สรุปข่าวหลายรายการ จัดหมวดความสำคัญ ไปจนถึงสร้าง Daily Brief หรือ Weekly Brief สำหรับใช้งานภายในองค์กร
① Copilot สรุปข่าว SharePoint ได้ไหม
ได้ในประสบการณ์ Microsoft 365 และ SharePoint ที่รองรับ
Copilot สามารถช่วยรวบรวมและสรุปข้อมูลข่าวสารที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึง
ความสามารถจริงอาจแตกต่างตาม
- License
- Tenant
- Permission
- การตั้งค่าขององค์กร
- ฟีเจอร์ที่เปิดใช้งาน
② ข่าวแบบไหนที่สรุปได้
ตัวอย่างเช่น
- ข่าวบริษัท
- ประกาศภายใน
- HR Update
- IT Announcement
- Project Update
- Policy Change
- Maintenance Notice
- Event
- Training
- Executive Message
เหมาะกับองค์กรที่มีข่าวจำนวนมาก
③ Prompt แบบง่ายที่สุด
ใช้
สรุปข่าวล่าสุดใน SharePoint ที่ฉันมีสิทธิ์เข้าถึง
เหมาะสำหรับเริ่มต้น
④ จำกัดช่วงเวลา
Prompt
สรุปข่าว SharePoint ที่เผยแพร่ใน 7 วันที่ผ่านมา
ช่วยลดข่าวเก่า
⑤ สรุปข่าววันนี้
ใช้
สรุปข่าว SharePoint ที่เผยแพร่วันนี้ พร้อมประเด็นสำคัญ
เหมาะกับ Daily Brief
⑥ สรุปข่าวสัปดาห์นี้
Prompt
สรุปข่าวใน SharePoint ของสัปดาห์นี้เป็น Bullet พร้อมสิ่งที่พนักงานต้องรู้
เหมาะกับ Weekly Update
⑦ สรุปข่าวเดือนนี้
ใช้
สรุปข่าวสำคัญใน SharePoint เดือนนี้ โดยแบ่งตามหมวด
เหมาะกับ Monthly Recap
⑧ ระบุ Site
Prompt
สรุปข่าวล่าสุดจาก SharePoint Site ของฝ่าย HR
ช่วยจำกัด Scope
⑨ ระบุแผนก
ใช้
สรุปประกาศล่าสุดจากฝ่าย IT
เหมาะกับพนักงานที่ต้องการเฉพาะข่าวที่เกี่ยวข้อง
⑩ ระบุประเภทข่าว
Prompt
สรุปเฉพาะข่าวที่เกี่ยวกับ Policy และการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ
ช่วยลดข่าวทั่วไป
⑪ สรุปแบบ Bullet
ใช้
สรุปข่าวแต่ละเรื่องเป็น 3 Bullet
ช่วย Scan ได้เร็ว
⑫ สรุปแบบหนึ่งประโยค
Prompt
สรุปข่าวแต่ละเรื่องเป็นหนึ่งประโยค พร้อมวันที่
เหมาะกับ Morning Brief
⑬ สรุปแบบตาราง
ใช้
| Date | News | Key Point | Action Required |
|---|
ช่วยดูหลายข่าวพร้อมกัน
⑭ เพิ่ม Source Title
Prompt
สรุปข่าวโดยระบุชื่อข่าวและวันที่ของแต่ละรายการ
ช่วยให้ย้อนกลับไปเปิดต้นฉบับได้ง่าย
⑮ เพิ่มผู้เผยแพร่
ใช้
ระบุฝ่ายหรือผู้เผยแพร่ของแต่ละข่าวถ้ามีข้อมูล
ช่วยให้รู้ว่าใครเป็นเจ้าของประกาศ
⑯ หาเรื่องที่ต้องทำ
Prompt
จากข่าวเหล่านี้ ระบุเฉพาะเรื่องที่พนักงานต้องดำเนินการ
ช่วยแยกข่าวจาก Action
⑰ หา Deadline
ใช้
จากประกาศเหล่านี้ มี Deadline อะไรที่พนักงานต้องรู้บ้าง
เหมาะกับ HR หรือ Training
⑱ หา Policy Change
Prompt
สรุปข่าวที่มีการเปลี่ยน Policy พร้อมสิ่งที่เปลี่ยน
ช่วยให้เข้าใจผลกระทบเร็วขึ้น
⑲ หา Process Change
ใช้
สรุปข่าวที่มีการเปลี่ยนขั้นตอนการทำงาน
เหมาะกับ Operation
⑳ หา System Change
Prompt
สรุปประกาศที่เกี่ยวกับระบบ IT และสิ่งที่ผู้ใช้ต้องทำ
เหมาะกับ IT Communications
㉑ หา Maintenance
ใช้
สรุปประกาศ Maintenance พร้อมวัน เวลา ระบบที่ได้รับผลกระทบ และสิ่งที่ผู้ใช้ควรเตรียม
ช่วยป้องกันงานสะดุด
㉒ หา Downtime
Prompt
จากข่าวล่าสุด มีระบบใดจะหยุดให้บริการหรือไม่
ควรตรวจประกาศต้นฉบับอีกครั้ง
㉓ หา Training
ใช้
สรุปข่าว Training พร้อมหัวข้อ วันที่ และ Deadline สมัคร
เหมาะกับพนักงาน
㉔ หา Event
Prompt
สรุปกิจกรรมบริษัทที่กำลังจะมาถึง พร้อมวัน เวลา และสิ่งที่ต้องลงทะเบียน
ช่วยทำ Event Brief
㉕ หา HR Announcement
ใช้
สรุปประกาศ HR ล่าสุด โดยเน้นสิ่งที่พนักงานต้องรู้หรือทำ
เหมาะกับ Employee Portal
㉖ หา IT Announcement
Prompt
สรุปข่าว IT ล่าสุด โดยเน้น Security, Maintenance, New System และ Required Action
เหมาะกับ Internal IT
㉗ หา Security Announcement
ใช้
สรุปประกาศ Security ที่สำคัญ พร้อม Action Required ตามต้นฉบับ
ข้อมูลด้าน Security ควรตรวจ Source จริงเสมอ
㉘ หา Management Update
Prompt
สรุปประกาศจากผู้บริหารให้เหลือ Key Messages ไม่เกิน 5 ข้อ
ช่วยลดข้อความยาว
㉙ สรุปข่าวตามความสำคัญ
ใช้
แบ่งข่าวเป็น High, Medium และ Informational ตามระดับที่ระบุในข้อมูลต้นทาง
ห้ามให้ AI กำหนดระดับเองถ้าไม่มีข้อมูล
㉚ สรุปข่าวที่มี Action Required
Prompt
แยกข่าวที่ต้องดำเนินการออกจากข่าวเพื่อรับทราบ
ช่วยให้พนักงานโฟกัสเรื่องสำคัญ
㉛ แยก Must Read
ใช้
ระบุข่าวที่ถูกกำหนดว่า Mandatory หรือ Must Read ในต้นฉบับ
ช่วยไม่ให้ AI ตัดสินเอง
㉜ สรุปเฉพาะข่าวที่เกี่ยวข้องกับเรา
Prompt
จากข่าวทั้งหมด สรุปเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทีม IT ตามข้อมูลในข่าว
เหมาะกับทีมเฉพาะ
㉝ สรุปสำหรับผู้บริหาร
ใช้
สรุปข่าว SharePoint สำหรับผู้บริหาร โดยเน้น Business Impact, Risk และ Decision Needed
ช่วยลดรายละเอียดทั่วไป
㉞ สรุปสำหรับพนักงานทั่วไป
Prompt
สรุปข่าวสำหรับพนักงานทั่วไป ใช้ภาษาง่าย และเน้นสิ่งที่ต้องรู้หรือทำ
เหมาะกับ Internal Brief
㉟ สรุปสำหรับทีมเทคนิค
ใช้
สรุปข่าวสำหรับทีมเทคนิค โดยคง Version, System, Change Window และ Impact ที่สำคัญ
ช่วยรักษารายละเอียด Technical
㊱ สรุปหลายข่าวเรื่องเดียวกัน
Prompt
รวมข่าวที่เกี่ยวกับเรื่องเดียวกันเป็น Summary เดียว และแยกข้อมูลที่แตกต่างกัน
ช่วยลดความซ้ำ
㊲ หา Update ล่าสุดของเรื่องเดิม
ใช้
จากข่าวหลายฉบับเกี่ยวกับหัวข้อนี้ สรุปเฉพาะข้อมูลล่าสุดและระบุว่ามีอะไรเปลี่ยนจากประกาศก่อน
เหมาะกับ Incident หรือ Project Update
㊳ เปรียบเทียบประกาศเก่ากับใหม่
Prompt
เปรียบเทียบประกาศสองเวอร์ชันนี้และสรุปสิ่งที่เปลี่ยน
ช่วยเข้าใจ Update
㊴ ระวังข่าวที่ถูกแก้ไข
บางประกาศอาจมีการ Update หลังเผยแพร่
ควรตรวจ
- Published Date
- Modified Date
- Version
ก่อนเชื่อ Summary
㊵ ระวังข่าวที่หมดอายุ
ประกาศเก่าอาจไม่ใช้แล้ว
เช่น
- Maintenance ที่ผ่านไปแล้ว
- Deadline ที่หมดแล้ว
- Event ที่จบแล้ว
ควรจำกัดช่วงเวลาในการค้นหา
㊶ ระวังข่าว Draft
หากองค์กรใช้ Approval Workflow ต้องแยก
- Draft
- Published
- Approved
ไม่ควรใช้ข่าว Draft เป็นข้อมูลทางการโดยไม่ตรวจ
㊷ ตรวจวันที่
Prompt
ตรวจวันที่เผยแพร่ Deadline และวันที่ Event ใน Summary เทียบกับต้นฉบับ
สำคัญมาก
㊸ ตรวจเวลา
ถ้าเป็น Maintenance หรือ Event ต้องตรวจ
- เวลาเริ่ม
- เวลาสิ้นสุด
- Time Zone
โดยเฉพาะองค์กรหลายประเทศ
㊹ ตรวจ Action Required
ใช้
ตรวจว่า Action Required ใน Summary มีอยู่ในประกาศต้นฉบับจริงหรือไม่
ช่วยลด AI เพิ่มคำสั่งเอง
㊺ ห้ามสร้าง Deadline
Prompt
ถ้าประกาศไม่ระบุ Deadline ให้เขียนว่าไม่พบ ห้ามกำหนดวันเอง
สำคัญกับ HR และ Training
㊻ ห้ามเพิ่มข้อบังคับ
ถ้าข่าวบอกเพียง
แนะนำให้เปลี่ยน Password
ไม่ควรสรุปเป็น
พนักงานทุกคนต้องเปลี่ยน Password
เว้นแต่ต้นฉบับระบุว่าบังคับ
㊼ รักษาระดับความสำคัญของคำ
คำอย่าง
- Must
- Should
- Recommended
- Optional
มีความหมายต่างกัน
ควรเก็บความหมายเดิม
㊽ สร้าง Daily News Brief
Prompt
สร้าง Daily SharePoint Brief โดยสรุปข่าวใหม่วันนี้เป็น Title | Key Point | Action Required | Deadline
เหมาะกับการติดตามข่าวทุกวัน
㊾ สร้าง Weekly News Brief
ใช้
สร้าง Weekly SharePoint Brief สรุปข่าวสำคัญของสัปดาห์ แบ่งเป็น HR, IT, Company และ Projects
ช่วยรวมข่าวหลายแผนก
㊿ สร้าง Executive Weekly Brief
Prompt
สรุปข่าว SharePoint ประจำสัปดาห์สำหรับผู้บริหาร โดยเน้น Business Impact, Risk, Major Changes และ Decisions Needed
เหมาะกับ Leadership Team
51. สร้าง Employee Brief
ใช้
สรุปข่าวประจำสัปดาห์สำหรับพนักงาน โดยเน้นสิ่งที่เปลี่ยน สิ่งที่ต้องทำ และ Deadline
ช่วยลด News overload
52. สร้างข้อความสำหรับอีเมลสรุป
Copilot สามารถช่วยเปลี่ยน Summary ให้เป็นข้อความสั้นสำหรับใช้สื่อสารต่อได้
แต่ก่อนส่งควรตรวจข้อมูลต้นทางอีกครั้ง
53. สร้าง FAQ จากประกาศ
Prompt
จากประกาศนี้ สร้าง FAQ 5 ข้อสำหรับพนักงาน โดยใช้เฉพาะข้อมูลที่มี
เหมาะกับ Policy Update
54. สร้าง Checklist จากข่าว
ใช้
จากประกาศนี้ สร้าง Checklist ของสิ่งที่พนักงานต้องทำ
ช่วยต่อยอดจากข่าวไปสู่ Action
55. สร้าง Timeline จากข่าว
Prompt
จากประกาศหลายฉบับนี้ สร้าง Timeline ของการเปลี่ยนแปลงตามวันที่
เหมาะกับ Project หรือ System Change
56. หาข่าวที่ซ้ำกัน
ใช้
ระบุข่าวที่พูดเรื่องเดียวกันหรือเป็น Update ของประกาศเดิม
ช่วยลดรายการซ้ำ
57. ตรวจว่ามีข่าวสำคัญตกหล่นหรือไม่
Prompt
จากข่าวในช่วงเวลานี้ มีประกาศใดที่มี Deadline, Required Action หรือ Major Change แต่ยังไม่อยู่ใน Summary หรือไม่
ช่วย QA
58. Prompt สำหรับข่าวทั่วไป
สรุปข่าว SharePoint ล่าสุดจากข้อมูลที่ฉันมีสิทธิ์เข้าถึง โดยแสดง Title, Date, Key Point และ Action Required ถ้าไม่มี Action ให้ระบุว่าเพื่อทราบ
59. Prompt สำหรับ Weekly Brief
สรุปข่าว SharePoint ใน 7 วันที่ผ่านมา แบ่งเป็น Company, HR, IT และ Projects โดยแต่ละข่าวมี Key Point, Action Required และ Deadline ถ้ามี
60. Prompt สำหรับผู้บริหาร
สรุปข่าว SharePoint ล่าสุดสำหรับผู้บริหาร โดยเน้น Major Changes, Business Impact, Risks และ Decisions Needed ใช้เฉพาะข้อมูลจากประกาศที่พบ
61. Prompt สำหรับพนักงาน
สรุปข่าว SharePoint ล่าสุดสำหรับพนักงาน ใช้ภาษาง่าย และแบ่งเป็น สิ่งที่ควรรู้ | สิ่งที่ต้องทำ | Deadline โดยห้ามเพิ่มข้อกำหนดใหม่เอง
62. Checklist หลังสรุปข่าว
ตรวจอย่างน้อย 12 ข้อ
- ข่าวอยู่ในช่วงเวลาที่ต้องการไหม
- ชื่อข่าวถูกไหม
- วันที่เผยแพร่ถูกไหม
- Modified Date มีผลหรือไม่
- เป็นข่าว Published หรือไม่
- Key Point ตรงต้นฉบับไหม
- Action Required มีจริงไหม
- Deadline ถูกไหม
- มีข่าวซ้ำหรือไม่
- มีประกาศใหม่กว่าไหม
- AI เพิ่มข้อบังคับเองหรือไม่
- ข่าวสำคัญควรเปิดต้นฉบับตรวจหรือไม่
63. คำถามที่พบบ่อย
Copilot สรุปข่าวใน SharePoint ได้ไหม
ได้ในประสบการณ์ที่รองรับและตามสิทธิ์ที่ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลได้
สรุปหลายข่าวพร้อมกันได้ไหม
ได้
จำกัดเฉพาะข่าวสัปดาห์นี้ได้ไหม
ได้ โดยระบุช่วงเวลาให้ชัด
แยกข่าวที่ต้องทำกับข่าวเพื่อทราบได้ไหม
ได้ โดยควรอิงข้อความจากประกาศต้นฉบับ
ใช้ Summary แทนการอ่านประกาศสำคัญได้ไหม
ไม่ควร โดยเฉพาะ Policy, Security, HR หรือประกาศที่มี Deadline ควรเปิดต้นฉบับตรวจอีกครั้ง
64. สูตร Prompt ที่แนะนำ
ใช้สูตร
ช่วงเวลา + Site/แผนก + ประเภทข่าว + กลุ่มผู้อ่าน + สิ่งที่ต้องสรุป + Action + Deadline + ข้อห้าม
ตัวอย่าง
สรุปข่าว SharePoint ใน 7 วันที่ผ่านมา จากข้อมูลที่ฉันมีสิทธิ์เข้าถึง แบ่งเป็น Company, HR, IT และ Projects โดยแต่ละข่าวมี Title, Date, Key Point, Action Required และ Deadline ถ้าไม่มีข้อมูลให้ระบุว่าไม่พบ และห้ามเพิ่มข้อกำหนดหรือวันที่เอง
สูตรนี้เหมาะกับการทำ Brief ข่าวภายในมาก
65. สรุป
วิธีใช้ Copilot สรุปข่าวสารใน SharePoint ให้ได้ผลดีที่สุด คือกำหนดให้ชัดว่า
- ต้องการข่าวช่วงไหน
- ต้องการข่าวจากแผนกใด
- ต้องการสรุปให้ใครอ่าน
- ต้องการรู้เพียงข้อมูล หรือมี Action Required ด้วย
- มี Deadline หรือไม่
Prompt ที่พร้อมใช้คือ
“สรุปข่าว SharePoint ใน 7 วันที่ผ่านมา จากข้อมูลที่ฉันมีสิทธิ์เข้าถึง โดยแสดง Title, Date, Key Point, Action Required และ Deadline แบ่งตามหมวดข่าว ถ้าข้อมูลใดไม่พบให้ระบุว่าไม่พบ และห้ามเดาหรือเพิ่มข้อกำหนดใหม่เอง”
comsiam แนะนำให้ใช้ Copilot ช่วยคัดข่าวและทำ Daily หรือ Weekly Brief เพื่อประหยัดเวลา แต่ถ้าเป็นประกาศที่มีผลต่อสิทธิ์พนักงาน Security, Policy หรือ Deadline สำคัญ ควรเปิดข่าวต้นฉบับตรวจอีกครั้งก่อนดำเนินการ
