วิธีค้นหาข้อมูลใน SharePoint ด้วย Copilot

Microsoft Copilot สามารถช่วยค้นหา สรุป และอธิบายข้อมูลที่อยู่ใน SharePoint ได้เร็วขึ้น โดยเฉพาะเมื่อองค์กรมีเอกสารจำนวนมาก เช่น Policy, SOP, Project Files, Meeting Notes, Reports, Knowledge Base และเอกสารจากหลายแผนก

แทนที่จะเปิดไฟล์ทีละไฟล์ ผู้ใช้สามารถถามเป็นภาษาธรรมชาติ เช่น “นโยบายวันลาล่าสุดอยู่ที่ไหน” หรือ “สรุปประเด็นสำคัญจากเอกสารโครงการนี้” แล้วให้ Copilot ช่วยค้นหาข้อมูลที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงตามประสบการณ์ที่รองรับ

บทความนี้ comsiam จะอธิบายวิธีค้นหาข้อมูลใน SharePoint ด้วย Copilot ตั้งแต่วิธีตั้งคำถาม ค้นหาเอกสาร หาเนื้อหาภายในไฟล์ ไปจนถึงตรวจว่าคำตอบที่ได้มาจากข้อมูลที่ถูกต้องหรือไม่

① Copilot ค้นหาข้อมูลใน SharePoint ได้ไหม

ได้ในประสบการณ์ Microsoft 365 และ SharePoint ที่รองรับ

Copilot สามารถช่วยค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคำถามจากแหล่งข้อมูลที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึง

ความสามารถจริงอาจแตกต่างตาม

• License
• Tenant
• สิทธิ์ผู้ใช้
• การตั้งค่าขององค์กร
• Rollout ของฟีเจอร์

② ค้นหาอะไรได้บ้าง

ตัวอย่างเช่น

• เอกสาร
• Policy
• SOP
• Project Information
• Meeting Notes
• รายงาน
• FAQ
• Knowledge Base
• ข้อมูลภายในไฟล์

ช่วยลดเวลาหาข้อมูลใน Site ขนาดใหญ่

③ เริ่มจากคำถามธรรมดา

ตัวอย่าง

หานโยบายการลาของบริษัท

หรือ

หาเอกสารเกี่ยวกับการตั้งค่า VPN

คำถามที่ชัดเจนมักให้ผลดีกว่าคำสั้นมาก

④ เพิ่มคำว่า “ล่าสุด”

ถ้าต้องการเวอร์ชันใหม่

ใช้

หาเอกสารนโยบายการลาล่าสุดที่ฉันมีสิทธิ์เข้าถึง

ช่วยเน้นข้อมูลปัจจุบัน

แต่ควรตรวจวันที่และ Version อีกครั้ง

⑤ ระบุประเภทเอกสาร

Prompt

หา SOP ที่เกี่ยวข้องกับการเปิดบัญชีผู้ใช้ใหม่

ช่วยลดผลลัพธ์ที่ไม่เกี่ยวข้อง

⑥ ระบุหัวข้อ

ใช้

หาเอกสาร SharePoint ที่พูดถึง MFA และ Password Policy

เหมาะกับ Search ที่มี Keyword ชัด

⑦ ระบุโครงการ

Prompt

หาข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวกับ Project Alpha ใน SharePoint ที่ฉันมีสิทธิ์เข้าถึง

ช่วยจำกัด Scope

⑧ ระบุแผนก

ใช้

หาเอกสารจากฝ่าย HR ที่เกี่ยวกับ Onboarding

เหมาะกับองค์กรที่มีหลาย Department

⑨ ระบุช่วงเวลา

Prompt

หาเอกสาร Project Update ที่แก้ไขในช่วงเดือนล่าสุด

ช่วยกรองข้อมูลตามเวลา

⑩ ระบุผู้สร้างหรือ Owner

ใช้

หาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการนี้จากทีม Finance

ช่วยลดผลลัพธ์

แต่ควรใช้ข้อมูล Owner ที่มีจริง

⑪ หาไฟล์จากชื่อบางส่วน

Prompt

หาไฟล์ที่มีคำว่า Security Policy ในชื่อ

เหมาะเมื่อจำชื่อไฟล์ไม่ครบ

⑫ หาเอกสารจากเนื้อหา

ไม่จำเป็นต้องรู้ชื่อไฟล์เสมอไป

ใช้

หาเอกสารที่กล่าวถึงการเก็บ Log อย่างน้อย 90 วัน

ช่วยค้นจากความหมายของเนื้อหา

⑬ ค้นหาคำตอบจากหลายไฟล์

Prompt

จากเอกสารที่เกี่ยวข้องใน SharePoint สรุปว่ากระบวนการ Onboarding ต้องทำอะไรบ้าง

ช่วยรวมข้อมูลกระจัดกระจาย

⑭ สรุปเอกสารที่ค้นพบ

เมื่อเจอไฟล์แล้ว สามารถถามต่อว่า

สรุปเอกสารนี้เป็น 10 Bullet

ช่วยอ่านเร็วขึ้น

⑮ ถามคำถามจากเอกสาร

ใช้

จากเอกสารนี้ ใครเป็น Owner ของกระบวนการนี้

เหมาะกับการหา Fact เฉพาะจุด

⑯ หาวันที่

Prompt

ในเอกสารนี้ Policy มีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่เท่าไร

ช่วยดึงข้อมูลเฉพาะ

⑰ หา Deadline

ใช้

จาก Project Documents นี้ มี Deadline สำคัญอะไรบ้าง

ช่วยติดตามงาน

⑱ หา Owner

Prompt

ใครเป็น Owner ของ Action Item แต่ละข้อจากเอกสารนี้

ควรตรวจต้นฉบับอีกครั้ง

⑲ หา Contact

ใช้

หา Contact ของทีมที่รับผิดชอบเรื่องนี้จากข้อมูลใน SharePoint

เหมาะกับ Internal support

⑳ หา Action Items

Prompt

จาก Meeting Notes ที่เกี่ยวข้อง ดึง Action Items พร้อม Owner และ Deadline

ช่วยหางานค้าง

㉑ หา Decisions

ใช้

จาก Meeting Minutes นี้ มี Decision อะไรเกิดขึ้นแล้วบ้าง

ช่วยลดเวลาย้อนอ่าน

㉒ หา Open Questions

Prompt

ระบุ Open Questions ที่ยังไม่มีคำตอบจากเอกสารนี้

เหมาะกับ Follow-up

㉓ หา Risks

ใช้

จาก Project Files นี้ มี Risk อะไรถูกระบุไว้บ้าง

ช่วยรวบรวมความเสี่ยง

㉔ หา Blockers

Prompt

ระบุ Blockers ที่กล่าวถึงใน Project Update ล่าสุด

ช่วยเห็นสิ่งที่หยุดงาน

㉕ หา KPI

ใช้

จากรายงานล่าสุด ดึง KPI สำคัญพร้อมค่าปัจจุบัน

ตัวเลขควรตรวจกับต้นฉบับ

㉖ หา Budget

Prompt

จากเอกสารโครงการนี้ สรุป Budget, Actual และ Remaining ถ้ามีข้อมูล

อย่าให้ AI คำนวณเพิ่มถ้าไม่จำเป็น

㉗ หา Policy

ใช้

ค้นหา Policy ที่เกี่ยวข้องกับ Remote Work และสรุปข้อกำหนดสำคัญ

เหมาะกับพนักงาน

㉘ หา SOP

Prompt

หา SOP ล่าสุดเกี่ยวกับการ Reset Password และสรุปขั้นตอน

ช่วยค้นคู่มือทำงาน

㉙ หา Template

ใช้

หา Template Proposal ล่าสุดที่ใช้ภายในองค์กร

เหมาะกับฝ่ายขายหรือ Project Team

㉚ หา Form

Prompt

หาแบบฟอร์มที่ใช้ขอสิทธิ์เข้าถึงระบบ

ช่วยลดเวลาค้น Library

㉛ หา Report ล่าสุด

ใช้

หา Monthly Report ล่าสุดของโครงการนี้

ควรตรวจ Date Modified และ Version

㉜ หา Meeting Minutes ล่าสุด

Prompt

หา Meeting Minutes ล่าสุดของทีมนี้ และสรุป Decisions กับ Action Items

เหมาะกับ Follow-up

㉝ เปรียบเทียบเอกสาร

ใช้

เปรียบเทียบ Policy สองเวอร์ชันนี้และบอกความแตกต่างสำคัญ

ช่วย Review Version

㉞ หา Version ล่าสุด

Prompt

จากเอกสารที่ชื่อคล้ายกัน ช่วยระบุว่าไฟล์ใดดูเป็น Version ล่าสุดตามข้อมูลวันที่และ Version ที่มี

ควรยืนยันกับ Metadata จริง

㉟ ตรวจเอกสารซ้ำ

ใช้

หาเอกสารที่มีชื่อหรือเนื้อหาใกล้เคียงกันและอาจเป็น Duplicate

ช่วยจัดการ Content

㊱ หาเนื้อหาที่ขัดกัน

Prompt

ตรวจว่าเอกสารเหล่านี้มี Policy หรือข้อมูลที่ขัดกันหรือไม่

ช่วยหา Inconsistency

㊲ หาเนื้อหาที่หมดอายุ

ใช้

ระบุเอกสารที่มี Expiry Date หรือ Review Date ผ่านไปแล้ว

เหมาะกับ Content Governance

㊳ หาเอกสารที่ควรอัปเดต

Prompt

จากข้อมูลที่มี ระบุไฟล์ที่มี Version หรือวันที่เก่าและควรตรวจสอบ

ช่วย Content Review

㊴ ค้นแบบเจาะจง

แทนที่จะถาม

หาข้อมูล VPN

ควรถาม

หาเอกสารล่าสุดที่อธิบายวิธีตั้งค่า VPN สำหรับ Windows 11

ช่วยให้ Search Intent ชัดขึ้น

㊵ ใช้หลายเงื่อนไขพร้อมกัน

Prompt

หาเอกสารจากฝ่าย IT ที่เกี่ยวกับ VPN สำหรับ Windows และแก้ไขภายใน 6 เดือนล่าสุด

ช่วยลดผลลัพธ์จำนวนมาก

㊶ ระบุสิ่งที่ไม่ต้องการ

ใช้

หาเอกสาร Setup VPN แต่ไม่เอาเอกสารสำหรับ macOS

ถ้าประสบการณ์รองรับการตีความเงื่อนไขนี้ จะช่วยให้ค้นตรงขึ้น

㊷ ถามต่อจากผลลัพธ์เดิม

เมื่อพบเอกสารแล้ว สามารถถามต่อ เช่น

จากไฟล์นี้ ขั้นตอนไหนต้องใช้สิทธิ์ Administrator

ช่วยเจาะรายละเอียดโดยไม่เริ่ม Search ใหม่

㊸ ขอคำตอบเป็น Bullet

Prompt

ตอบเป็น Bullet 5 ข้อ พร้อมระบุข้อมูลสำคัญจากเอกสาร

เหมาะกับ Quick answer

㊹ ขอคำตอบเป็นตาราง

ใช้

สรุปผลการค้นหาเป็นตาราง Document | Owner | Date | Key Information

ช่วยเปรียบเทียบหลายไฟล์

㊺ ขอ Timeline

Prompt

จากเอกสารเหล่านี้ สร้าง Timeline ของเหตุการณ์สำคัญตามวันที่

เหมาะกับ Project

㊻ ขอ Checklist

ใช้

จาก SOP ที่ค้นพบ สร้าง Checklist สำหรับผู้ปฏิบัติงาน

ช่วยต่อยอด Search ไปสู่การทำงาน

㊼ ค้นหาข้อมูลสำหรับผู้บริหาร

Prompt

จาก Project Files ที่เกี่ยวข้อง สรุปเฉพาะ KPI, Risks, Decisions Needed และ Next Steps

ช่วยลดรายละเอียดเทคนิค

㊽ ค้นหาข้อมูลสำหรับทีมเทคนิค

ใช้

ค้นหาเอกสารที่เกี่ยวกับ Configuration ของระบบนี้ และคงค่า Version, Port, IP และขั้นตอนสำคัญ

ข้อมูล Technical ต้องตรวจต้นฉบับ

㊾ ค้นหาสำหรับพนักงานใหม่

Prompt

ค้นหาเอกสารที่พนักงานใหม่ควรอ่านเกี่ยวกับ Account, Equipment, Security และ Leave

ช่วยทำ Onboarding

㊿ Copilot เห็นทุกไฟล์ไหม

ไม่ควรคิดว่าเห็นทุกอย่าง

โดยหลักแล้วความสามารถในการค้นขึ้นอยู่กับข้อมูลและสิทธิ์ที่ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึง

ถ้าผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์กับข้อมูลบางส่วน ก็ไม่ควรคาดหวังว่าจะใช้ Copilot ข้ามสิทธิ์นั้นได้

51. Permission สำคัญมาก

ถ้าเอกสารควรเห็นเฉพาะผู้บริหาร แต่ Permission เปิดกว้างเกินไป ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ Copilot อย่างเดียว

องค์กรควรจัดสิทธิ์ SharePoint ให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น

52. Search ไม่ได้แปลว่าข้อมูลถูกเสมอ

แม้ Copilot จะหาเอกสารเจอ

เอกสารนั้นอาจ

• เก่า
• ผิด Version
• Draft
• หมดอายุ
• ถูกแทนที่แล้ว

ต้องตรวจ Metadata

53. ตรวจชื่อไฟล์

หลังค้นเจอ ควรตรวจ

• ชื่อเอกสาร
• Site
• Folder
• Owner
• Modified Date

ช่วยลดการเลือกไฟล์ผิด

54. ตรวจ Version

ถ้าองค์กรใช้หลาย Version ควรถามว่า

เอกสารนี้เป็น Version ใด

แล้วตรวจกับ SharePoint จริงอีกครั้ง

55. ตรวจ Modified Date

วันที่แก้ไขล่าสุดช่วยบอกความใหม่

แต่ไม่ได้แปลว่าเป็น Version ที่ได้รับอนุมัติแล้วเสมอไป

56. ตรวจ Approval Status

ถ้าองค์กรมี Workflow อนุมัติ

ควรตรวจว่าเอกสารเป็น

• Draft
• Approved
• Published

ก่อนนำข้อมูลไปใช้

57. อย่าเชื่อ Summary โดยไม่เปิดต้นฉบับ

ถ้าเป็นเรื่องสำคัญ เช่น

• Policy
• Contract
• Security
• Finance
• Compliance

ควรเปิดต้นฉบับตรวจข้อมูลสำคัญ

58. ระวังตัวเลข

ถ้าถามเรื่อง

• ราคา
• Budget
• KPI
• วันที่
• Percentage

ควรตรวจค่ากับเอกสารต้นทาง

59. ระวังข้อมูลหลาย Version

Prompt

ถ้าพบข้อมูลหลายค่าที่ขัดกัน ให้แสดงทุกค่าและระบุไฟล์ที่พบ ห้ามเลือกเอง

เหมาะกับการลด Hallucination

60. ห้าม Copilot เดาข้อมูลที่หาไม่พบ

Prompt สำคัญคือ

ถ้าไม่พบข้อมูล ให้ตอบว่าไม่พบ ห้ามคาดเดาหรือเติมข้อมูลเอง

ควรใช้กับคำถามที่ต้องการ Fact ชัดเจน

61. Prompt สำหรับค้นหาทั่วไป

ค้นหาเอกสารใน SharePoint ที่เกี่ยวกับหัวข้อนี้จากข้อมูลที่ฉันมีสิทธิ์เข้าถึง แล้วสรุปชื่อเอกสาร วันที่ และประเด็นสำคัญ ถ้าไม่พบให้ระบุว่าไม่พบ

62. Prompt สำหรับหา Policy

ค้นหา Policy ล่าสุดเกี่ยวกับหัวข้อนี้ สรุปข้อกำหนดสำคัญ และระบุวันที่หรือ Version ที่พบ โดยห้ามรวมข้อมูลจาก Draft ถ้าสถานะเอกสารระบุชัด

63. Prompt สำหรับ Project

ค้นหา Project Documents ที่เกี่ยวข้อง แล้วสรุป Current Status, Milestones, Risks, Decisions, Action Items และ Upcoming Deadlines โดยใช้เฉพาะข้อมูลที่พบ

64. Prompt สำหรับ Meeting Notes

ค้นหา Meeting Notes ล่าสุดที่เกี่ยวข้องกับโครงการนี้ และดึง Decisions, Action Items, Owner และ Deadline ถ้าไม่พบ Owner หรือ Deadline ให้ระบุว่าไม่พบ

65. Checklist หลังค้นหาข้อมูล

ตรวจอย่างน้อย 12 ข้อ

1. เอกสารตรงกับคำถามไหม
2. Site ถูกไหม
3. Version ถูกไหม
4. Modified Date ใหม่พอหรือไม่
5. Approval Status ถูกไหม
6. Owner ถูกไหม
7. ข้อมูลมี Source ตรงหรือไม่
8. มีหลายเอกสารขัดกันไหม
9. ตัวเลขถูกไหม
10. วันที่ถูกไหม
11. มีข้อมูล AI เดาเพิ่มหรือไม่
12. จำเป็นต้องเปิดต้นฉบับตรวจหรือไม่

66. คำถามที่พบบ่อย

Copilot ค้นหาไฟล์ใน SharePoint ได้ไหม

ได้ในประสบการณ์ที่รองรับ และขึ้นอยู่กับข้อมูลกับสิทธิ์ที่ผู้ใช้มี

ค้นจากเนื้อหาในไฟล์ได้ไหม

สามารถช่วยค้นและตอบจากข้อมูลที่เกี่ยวข้องในประสบการณ์ที่รองรับได้

ค้นหา Version ล่าสุดได้ไหม

ช่วยหาและเปรียบเทียบข้อมูลได้ แต่ควรตรวจ Version และ Approval Status ใน SharePoint จริง

Copilot เข้าถึงไฟล์ที่เราไม่มีสิทธิ์ได้ไหม

ไม่ควรใช้ Copilot เป็นวิธีข้ามสิทธิ์การเข้าถึงของระบบ

ถ้าหาข้อมูลไม่เจอควรทำอย่างไร

ควรเพิ่มรายละเอียด เช่น ชื่อโครงการ ประเภทเอกสาร แผนก หรือช่วงเวลา และไม่ควรให้ AI เดาข้อมูลที่ไม่พบ

67. สูตร Prompt ที่แนะนำ

ใช้สูตร

สิ่งที่ต้องการหา + ประเภทเอกสาร + หัวข้อ/โครงการ + ช่วงเวลา + ข้อมูลที่ต้องดึง + วิธีจัดการเมื่อไม่พบ

ตัวอย่าง

ค้นหาเอกสาร SharePoint ล่าสุดที่เกี่ยวกับ Project Alpha จากข้อมูลที่ฉันมีสิทธิ์เข้าถึง แล้วสรุป Current Status, Risks, Decisions, Action Items และ Deadlines พร้อมชื่อเอกสารและวันที่ ถ้าข้อมูลใดไม่พบให้ระบุว่าไม่พบ และห้ามเดาเพิ่ม

สูตรนี้ช่วยให้คำค้นมี Context มากขึ้นและลดคำตอบกว้างเกินไป

68. สรุป

วิธีค้นหาข้อมูลใน SharePoint ด้วย Copilot ให้ได้ผลดีที่สุด คืออย่าถามกว้างเกินไป แต่ควรระบุให้ชัดว่า

• ต้องการหาอะไร
• อยู่ในหัวข้อหรือโครงการไหน
• ต้องการเอกสารประเภทใด
• ต้องการช่วงเวลาใด
• ต้องการดึงข้อมูลอะไรออกมา

Prompt ที่พร้อมใช้คือ

“ค้นหาเอกสาร SharePoint ที่เกี่ยวกับหัวข้อนี้จากข้อมูลที่ฉันมีสิทธิ์เข้าถึง แล้วสรุปชื่อเอกสาร วันที่ Version และประเด็นสำคัญ ถ้าพบข้อมูลขัดกันให้แสดงทุกค่า และถ้าไม่พบข้อมูลให้ระบุว่าไม่พบ ห้ามเดาเพิ่ม”

comsiam แนะนำให้ใช้ Copilot ช่วยลดเวลาค้นเอกสารและค้นหาคำตอบเบื้องต้น แต่เมื่อข้อมูลนั้นเกี่ยวกับ Policy, Security, Finance หรือการตัดสินใจสำคัญ ควรเปิดเอกสารต้นฉบับตรวจ Version, วันที่ และสถานะการอนุมัติอีกครั้งก่อนนำไปใช้งาน