Contact
Line : comsiam
วิธีสั่ง Microsoft Copilot ให้ใช้ภาษาทางการหรือภาษาธรรมชาติ คือการระบุ Tone, Audience และ Purpose ให้ชัดใน Prompt ว่าต้องการให้ข้อความออกมาในสไตล์ไหน เช่น สุภาพ เป็นทางการ มืออาชีพ เป็นกันเอง หรืออ่านง่ายเหมือนภาษาที่ใช้ในชีวิตประจำวัน
Microsoft แนะนำให้ Prompt ระบุรายละเอียดอย่าง Audience, Purpose, Format, Tone, Length และ Constraints เมื่อต้องการผลลัพธ์เฉพาะเจาะจง และยังสามารถใช้ Follow-up Prompt เพื่อเปลี่ยน Tone ภายหลังได้ เช่น ขอให้ใช้ “warmer tone” หรือปรับให้เป็นทางการมากขึ้น
บทความนี้จะอธิบายว่าควรสั่งอย่างไรให้ Copilot เลือกภาษาได้เหมาะกับงาน ตั้งแต่อีเมลธุรกิจ รายงาน บทความ ไปจนถึง Social Media
① Tone ใน Prompt Microsoft Copilot คืออะไร
Tone คือ “น้ำเสียง” ของข้อความ
เช่น
- เป็นทางการ
- สุภาพ
- มืออาชีพ
- เป็นกันเอง
- กระชับ
- อบอุ่น
- โน้มน้าวใจ
- เป็นกลาง
- ให้ความรู้
ตัวอย่าง:
“เขียนอีเมลนี้ด้วยน้ำเสียงสุภาพและเป็นทางการ”
หรือ
“เขียนโพสต์นี้ให้เป็นธรรมชาติและเป็นกันเอง”
Microsoft ระบุว่า Tone เป็นหนึ่งในรายละเอียดที่ควรใส่ใน Prompt หากต้องการควบคุมสไตล์ของผลลัพธ์
② ภาษาทางการเหมาะกับงานแบบไหน
ภาษาทางการเหมาะกับงาน เช่น
- อีเมลธุรกิจ
- รายงาน
- เอกสารราชการ
- เอกสารภายในองค์กร
- Proposal
- Presentation ผู้บริหาร
- จดหมายสมัครงาน
ตัวอย่าง Prompt:
“เขียนอีเมลภาษาไทยแจ้งลูกค้าเรื่องการเปลี่ยนกำหนดการ ใช้น้ำเสียงสุภาพ เป็นทางการ และมืออาชีพ”
③ ภาษาธรรมชาติเหมาะกับงานแบบไหน
ภาษาธรรมชาติเหมาะกับ
- บทความเว็บไซต์
- Social Media
- FAQ
- คู่มือสำหรับมือใหม่
- Blog
- ข้อความตอบลูกค้า
- Content Marketing
ตัวอย่าง:
“เขียนข้อความนี้ใหม่ให้เป็นภาษาไทยธรรมชาติ อ่านง่าย และไม่เป็นทางการเกินไป”
④ วิธีสั่ง Copilot ให้ใช้ภาษาทางการ
สามารถใช้คำสั่งว่า
“ใช้ภาษาทางการ”
“ใช้ภาษาสุภาพและเป็นมืออาชีพ”
“เขียนเหมาะสำหรับผู้บริหาร”
“หลีกเลี่ยงภาษาพูด”
ตัวอย่าง:
“เขียนรายงานสรุปโครงการด้วยภาษาทางการ กระชับ และเหมาะสำหรับผู้บริหาร”
⑤ วิธีสั่งให้ใช้ภาษาธรรมชาติ
ใช้คำสั่งว่า
“ใช้ภาษาธรรมชาติ”
“เขียนเหมือนคนจริง”
“อ่านง่ายและไม่แข็งเกินไป”
“หลีกเลี่ยงสำนวนราชการ”
ตัวอย่าง:
“เขียนบทความนี้เป็นภาษาไทยธรรมชาติ อ่านง่าย และเหมือนกำลังอธิบายให้คนทั่วไปฟัง”
⑥ ระบุ Audience ควบคู่กับ Tone
Tone ที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับคนอ่าน
ตัวอย่าง:
“เขียนสำหรับผู้บริหาร ใช้น้ำเสียงมืออาชีพและกระชับ”
ต่างจาก
“เขียนสำหรับวัยรุ่น ใช้ภาษาธรรมชาติและเป็นกันเอง”
Microsoft แนะนำให้ระบุ Audience และ Tone เพราะทั้งสองส่วนสัมพันธ์กันโดยตรง
⑦ ระบุ Purpose ควบคู่กับ Tone
วัตถุประสงค์ของข้อความมีผลต่อภาษา
ตัวอย่าง:
“เขียนอีเมลเพื่อขอโทษลูกค้า ใช้น้ำเสียงสุภาพและจริงใจ”
หรือ
“เขียนโพสต์เพื่อโปรโมตสินค้า ใช้น้ำเสียงเป็นกันเองและดึงดูด แต่ไม่ขายตรงเกินไป”
Purpose ช่วยให้ Copilot เลือกคำเหมาะกับสถานการณ์
⑧ ตัวอย่างภาษาทางการสำหรับอีเมล
Prompt:
“เขียนอีเมลภาษาไทยถึงลูกค้าเพื่อแจ้งว่าการจัดส่งล่าช้า 2 วัน ใช้ภาษาทางการ สุภาพ เป็นมืออาชีพ และไม่เกิน 150 คำ”
นี่ชัดกว่าการสั่งเพียงว่า
“เขียนอีเมลให้หน่อย”
⑨ ตัวอย่างภาษาธรรมชาติสำหรับอีเมล
Prompt:
“เขียนอีเมลถึงลูกค้าโดยใช้ภาษาสุภาพแต่เป็นธรรมชาติ ไม่แข็งจนเกินไป และอ่านแล้วรู้สึกเป็นมิตร”
เหมาะกับแบรนด์ที่ต้องการรักษาความเป็นกันเอง
⑩ ตัวอย่างภาษาทางการสำหรับรายงาน
“เขียน Executive Summary จากรายงานนี้ด้วยภาษาทางการ กระชับ และเหมาะสำหรับผู้บริหาร”
สามารถเพิ่ม:
“หลีกเลี่ยงคำพูดที่เป็นกันเอง”
เพื่อควบคุม Tone ให้ชัดขึ้น
⑪ ตัวอย่างภาษาธรรมชาติสำหรับบทความ
“เขียนบทความเรื่อง Microsoft Copilot สำหรับมือใหม่ ใช้ภาษาธรรมชาติ อ่านง่าย และหลีกเลี่ยงศัพท์เทคนิคที่ไม่จำเป็น”
เหมาะกับเนื้อหาเว็บไซต์ที่ต้องการให้คนทั่วไปอ่านได้ง่าย
⑫ ตัวอย่างสำหรับ Social Media
“เขียนโพสต์ Facebook เป็นภาษาไทยธรรมชาติ น้ำเสียงเป็นกันเอง และเหมือนคนจริงเขียน”
หรือ
“เขียน Caption แบบกระชับ สนุก และไม่เป็นทางการเกินไป”
⑬ ระบุว่า “ไม่ทางการเกินไป”
บางงานต้องการความสมดุล
ตัวอย่าง:
“เขียนให้สุภาพและเป็นมืออาชีพ แต่ไม่เป็นทางการจนดูแข็ง”
หรือ
“ใช้ภาษาธรรมชาติแต่ยังคงความน่าเชื่อถือ”
นี่เหมาะกับเว็บไซต์ธุรกิจและการตอบลูกค้า
⑭ สั่งให้เปลี่ยน Tone โดยไม่เปลี่ยนความหมาย
Prompt:
“เขียนข้อความนี้ใหม่ให้เป็นทางการมากขึ้น โดยห้ามเปลี่ยนความหมายเดิม”
หรือ
“ปรับข้อความนี้ให้เป็นธรรมชาติขึ้น แต่รักษาข้อมูลทั้งหมดไว้”
Microsoft แนะนำให้ระบุการแก้ไขที่ต้องการอย่างเฉพาะเจาะจง เช่น เปลี่ยน Tone โดยยังรักษาความหมายเดิม
⑮ ถ้าข้อความแข็งเกินไป
ใช้ Follow-up Prompt เช่น
“ทำให้นุ่มนวลขึ้น”
“เขียนเป็นธรรมชาติกว่านี้”
“ลดความเป็นทางการลง”
“ให้ยังสุภาพแต่ดูเป็นมิตรมากขึ้น”
Microsoft ระบุว่าผู้ใช้สามารถใช้ Follow-up Prompt เพื่อปรับผลลัพธ์ต่อเนื่องได้
⑯ ถ้าข้อความกันเองเกินไป
ใช้คำสั่งว่า
“ทำให้เป็นทางการขึ้น”
“เพิ่มความเป็นมืออาชีพ”
“ตัดภาษาพูดออก”
“เหมาะสำหรับส่งผู้บริหาร”
Microsoft ยังยกตัวอย่างการสั่ง Copilot ให้ Rewrite ข้อความให้ “more formal” ได้โดยตรงในบางฟีเจอร์
⑰ ระบุคำที่ไม่ต้องการ
สามารถเพิ่ม Constraint เช่น
“ห้ามใช้คำสแลง”
“หลีกเลี่ยงอีโมจิ”
“ไม่ใช้ภาษาขายตรง”
“ห้ามใช้คำราชการมากเกินไป”
ข้อจำกัดช่วยให้ Tone ชัดขึ้น
⑱ ระบุระดับความเป็นทางการ
แทนที่จะใช้เพียง “ทางการ” สามารถระบุระดับได้
เช่น
“เป็นทางการมาก”
“กึ่งทางการ”
“สุภาพแต่เป็นธรรมชาติ”
“เป็นกันเอง”
ตัวอย่าง:
“เขียนอีเมลนี้ในระดับกึ่งทางการ เหมาะกับลูกค้าที่คุยกันมาหลายครั้งแล้ว”
⑲ ใช้ตัวอย่าง Style ช่วย Copilot
ตัวอย่าง:
“เขียนในสไตล์นี้: สุภาพ กระชับ ใช้ประโยคสั้น และไม่ใช้ภาษาราชการ”
หรือ
“ให้ Tone คล้ายบทความให้ความรู้สำหรับคนทั่วไป”
Microsoft ระบุว่าสามารถปรับ Prompt ตัวอย่าง โดยเปลี่ยน Audience, Length และ Writing Style ให้เหมาะกับงานของตัวเองได้
⑳ ภาษาทางการไม่ได้แปลว่าต้องใช้คำยาก
ข้อความทางการที่ดีควรยังอ่านเข้าใจง่าย
ตัวอย่างที่ดี:
“ขอแจ้งให้ทราบว่ากำหนดการจัดส่งจะล่าช้าประมาณ 2 วัน”
ไม่จำเป็นต้องใช้คำราชการหรือประโยคซับซ้อนเกินไป
Microsoft เองแนะนำให้ Prompt และผลลัพธ์มีความชัดเจนและเป็นธรรมชาติ ไม่ใช่ใช้ภาษาซับซ้อนโดยไม่จำเป็น
㉑ ภาษาธรรมชาติไม่ได้แปลว่าไม่สุภาพ
สามารถเขียนได้ทั้ง
ธรรมชาติ + สุภาพ
เช่น
“ขอบคุณที่รอครับ ตอนนี้สินค้ากำลังอยู่ระหว่างจัดส่ง และคาดว่าจะถึงภายใน 2 วัน”
ภาษาลักษณะนี้เหมาะกับ Customer Service
㉒ ตัวอย่าง Before และ After
ก่อน
“แจ้งให้ทราบว่าสินค้าจะส่งช้า”
ทางการ
“ขอแจ้งให้ทราบว่าการจัดส่งสินค้าจะล่าช้ากว่ากำหนดประมาณ 2 วัน”
ธรรมชาติ
“ขอแจ้งว่าสินค้าอาจถึงช้ากว่ากำหนดประมาณ 2 วันครับ”
ข้อความเดียวกันสามารถปรับ Tone ได้ตามบริบท
㉓ สั่งให้ Copilot ประเมิน Tone ของข้อความ
Prompt:
“วิเคราะห์ข้อความนี้ว่าเป็นทางการหรือเป็นกันเองเกินไปหรือไม่”
หรือ
“ตรวจว่า Tone เหมาะสำหรับส่งผู้บริหารหรือไม่”
Microsoft แนะนำให้ตรวจ Tone ว่าเหมาะกับ Audience และบริบทก่อนนำข้อความไปใช้จริง
㉔ ใช้ Copilot ปรับ Tone หลายเวอร์ชัน
Prompt:
“เขียนข้อความนี้ 3 เวอร์ชัน ได้แก่ ทางการ กึ่งทางการ และเป็นกันเอง”
วิธีนี้ช่วยให้เราเปรียบเทียบแล้วเลือก Style ที่เหมาะที่สุด
㉕ ใช้ Custom Instructions หากต้องการ Tone เดิมบ่อย ๆ
ใน Microsoft 365 Copilot Chat ปัจจุบัน ผู้ใช้บางบัญชีสามารถตั้ง Custom Instructions เพื่อกำหนดวิธีที่ Copilot ตอบ เช่น ให้ใช้ Bullet Point หรือรูปแบบที่ต้องการ และ Copilot จะนำ Preference เหล่านี้ไปใช้ในการสนทนาครั้งต่อ ๆ ไป
ถ้าใช้งานลักษณะเดิมเป็นประจำ วิธีนี้ช่วยลดการพิมพ์ Prompt ซ้ำ
㉖ Template สำหรับภาษาทางการ
ใช้สูตร:
“ช่วย [Goal] สำหรับ [Audience] ใช้ภาษาทางการ สุภาพ และเป็นมืออาชีพ หลีกเลี่ยงภาษาพูด และตอบในรูปแบบ [Format]”
ตัวอย่าง:
“ช่วยเขียนอีเมลถึงลูกค้า ใช้ภาษาทางการ สุภาพ และเป็นมืออาชีพ หลีกเลี่ยงภาษาพูด และไม่เกิน 150 คำ”
㉗ Template สำหรับภาษาธรรมชาติ
“ช่วย [Goal] สำหรับ [Audience] ใช้ภาษาธรรมชาติ อ่านง่าย เป็นมิตร และไม่แข็งเกินไป หลีกเลี่ยงศัพท์ยากที่ไม่จำเป็น”
ตัวอย่าง:
“ช่วยเขียนบทความสำหรับมือใหม่ ใช้ภาษาธรรมชาติ อ่านง่าย และเหมือนกำลังอธิบายให้คนทั่วไปฟัง”
㉘ Template สำหรับกึ่งทางการ
“เขียนข้อความนี้ให้สุภาพและมืออาชีพ แต่ยังเป็นธรรมชาติ ไม่ใช้ภาษาราชการและไม่กันเองเกินไป”
รูปแบบนี้เหมาะมากกับ
- เว็บไซต์ธุรกิจ
- อีเมลลูกค้า
- Customer Service
- Blog ธุรกิจ
㉙ Checklist ก่อนส่ง Prompt เรื่อง Tone
ตรวจ 6 อย่าง:
- ใครคือ Audience
- Purpose คืออะไร
- ต้องการเป็นทางการระดับไหน
- ต้องการใช้ภาษาธรรมชาติแค่ไหน
- มีคำหรือ Style ที่ไม่ต้องการหรือไม่
- ต้องการให้รักษาความหมายเดิมหรือไม่
ยิ่งระบุชัด Copilot ยิ่งปรับ Style ได้ตรงขึ้น
㉚ ตรวจ Tone หลังได้คำตอบ
หลัง Copilot สร้างข้อความแล้ว ควรตรวจว่า
- สุภาพพอหรือไม่
- ทางการเกินไปหรือไม่
- เป็นกันเองเกินไปหรือไม่
- เหมาะกับ Audience หรือไม่
- มีศัพท์เทคนิคมากเกินไปหรือไม่
- Style สม่ำเสมอหรือไม่
Microsoft แนะนำให้ตรวจ Tone และ Audience Fit รวมถึงดูว่าภาษา Casual หรือ Formal เกินไปหรือไม่ ก่อนนำผลลัพธ์ไปใช้
㉛ สรุปวิธีสั่ง Microsoft Copilot ให้ใช้ภาษาทางการหรือภาษาธรรมชาติ
สูตรที่ควรจำคือ:
Audience + Purpose + Tone + Constraints
ตัวอย่าง:
“เขียนอีเมลถึงลูกค้าเพื่อแจ้งการจัดส่งล่าช้า ใช้ภาษาสุภาพ กึ่งทางการ เป็นธรรมชาติ และไม่ใช้คำราชการมากเกินไป”
Microsoft แนะนำให้ระบุ Tone พร้อม Audience, Purpose, Format และรายละเอียดอื่นที่จำเป็น เพื่อให้ Copilot ปรับผลลัพธ์ให้ตรงสถานการณ์มากขึ้น
สำหรับผู้อ่าน comsiam หลักสำคัญคือ อย่าสั่งเพียงว่า ‘เขียนให้ดี’ แต่ให้ระบุว่าต้องการ ‘ทางการ’, ‘กึ่งทางการ’ หรือ ‘เป็นธรรมชาติ’
comsiam แนะนำให้ใช้คำสั่งว่า “สุภาพและมืออาชีพ แต่ยังอ่านเป็นธรรมชาติ” สำหรับงานเว็บไซต์และการสื่อสารกับลูกค้าส่วนใหญ่ เพราะให้ความสมดุลระหว่างความน่าเชื่อถือกับความอ่านง่าย
