วิธีตั้งสิทธิ์ดู แสดงความคิดเห็น และแก้ไขงาน Canva

การตั้งสิทธิ์งาน Canva ช่วยควบคุมว่าใครสามารถเปิดดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขต้นฉบับได้ หากเลือกสิทธิ์ผิด บุคคลภายนอกอาจเห็นข้อมูลสำคัญ หรือผู้ตรวจอาจเปลี่ยนงานโดยไม่ตั้งใจ ดังนั้นเจ้าของงานควรเลือกสิทธิ์ให้ตรงกับหน้าที่ของผู้รับทุกครั้งก่อนส่งลิงก์

บทความนี้อธิบายความแตกต่างระหว่างสิทธิ์ดู แสดงความคิดเห็น และแก้ไข พร้อมวิธีตั้งค่า เปลี่ยนสิทธิ์ และยกเลิกการเข้าถึงงาน Canva อย่างปลอดภัย

สิทธิ์การเข้าถึงงาน Canva คืออะไร 🔐

สิทธิ์การเข้าถึงเป็นการกำหนดสิ่งที่ผู้รับสามารถทำกับงานได้ โดยทั่วไปแบ่งเป็น 3 ระดับหลัก ได้แก่

• ดูได้
• แสดงความคิดเห็นได้
• แก้ไขได้

นอกจากนี้ บัญชีสำหรับทีม โรงเรียน หรือองค์กรอาจมีข้อกำหนดเพิ่มเติม เช่น จำกัดเฉพาะสมาชิกในทีม จำกัดโดเมนอีเมล หรือห้ามแชร์กับบุคคลภายนอก

สิทธิ์ดู แสดงความคิดเห็น และแก้ไขต่างกันอย่างไร

สิทธิ์	เปิดดู	แสดงความคิดเห็น	แก้ต้นฉบับ	เหมาะกับ
ดูได้	ได้	โดยทั่วไปไม่ได้	ไม่ได้	ผู้ชมและผู้รับไฟล์
แสดงความคิดเห็นได้	ได้	ได้	ไม่ได้	ครู หัวหน้า และลูกค้า
แก้ไขได้	ได้	ได้	ได้	สมาชิกผู้สร้างงาน

รายละเอียดของสิทธิ์อาจแตกต่างเล็กน้อยตามประเภทงาน บัญชี และการตั้งค่าของผู้ดูแลระบบ

ควรเลือกสิทธิ์แบบไหน 🎯

สิทธิ์ดู

เหมาะสำหรับงานที่เสร็จแล้วหรือผู้รับต้องอ่านเพียงอย่างเดียว เช่น

• ส่งสไลด์ให้ผู้เข้าร่วมประชุม
• ส่งรายงานฉบับสมบูรณ์
• แชร์คู่มือ
• ส่งตัวอย่างผลงาน
• ให้ผู้ปกครองดูผลงานนักเรียน

สิทธิ์แสดงความคิดเห็น

เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องตรวจงานและเสนอแนะ แต่ไม่ควรเปลี่ยนต้นฉบับ เช่น

• ครูตรวจงานนักเรียน
• หัวหน้าตรวจงานทีม
• ลูกค้าตรวจแบบ
• บรรณาธิการให้คำแนะนำ
• ผู้เชี่ยวชาญตรวจข้อมูล

สิทธิ์แก้ไข

เหมาะสำหรับสมาชิกที่ต้องสร้างหรือปรับงานโดยตรง เช่น

• สมาชิกในกลุ่ม
• ผู้ช่วยสอน
• นักออกแบบ
• ผู้เขียนเนื้อหา
• ผู้ร่วมรับผิดชอบโครงการ

หลักการที่ปลอดภัยคือให้สิทธิ์ขั้นต่ำที่เพียงพอต่อหน้าที่ หากผู้รับต้องการเพียงตรวจงาน ไม่ควรให้สิทธิ์แก้ไข

วิธีตั้งสิทธิ์งาน Canva ผ่านอีเมล 📨

❶ เปิดงานที่ต้องการแชร์

เข้าสู่ระบบ Canva แล้วเปิดไฟล์ต้นฉบับ ตรวจชื่อและเนื้อหาให้แน่ใจว่าเป็นงานที่ต้องการส่ง

❷ เลือกปุ่มแชร์

เปิดเมนู แชร์ ซึ่งมักอยู่ด้านบนของหน้าแก้ไข จากนั้นค้นหาช่องเพิ่มบุคคลหรือกลุ่ม

ตำแหน่งและชื่อเมนูอาจเปลี่ยนตามภาษา อุปกรณ์ และการอัปเดตของ Canva

❸ กรอกอีเมลของผู้รับ

พิมพ์อีเมลและเลือกบุคคลจากรายชื่อที่ปรากฏ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นบัญชีของผู้รับที่ถูกต้อง

หากมีชื่อเหมือนกัน ให้ตรวจอีเมลและรูปโปรไฟล์ ไม่ควรเดาจากชื่อเพียงอย่างเดียว

❹ เลือกระดับสิทธิ์

เลือกสิทธิ์ตามหน้าที่ของผู้รับ ได้แก่

• Can view
• Can comment
• Can edit

ควรตรวจสิทธิ์ทุกคนแยกกัน โดยเฉพาะเมื่อเชิญทั้งผู้ร่วมงานและลูกค้าในไฟล์เดียวกัน

❺ เพิ่มข้อความประกอบ

อธิบายว่าผู้รับต้องทำอะไร เช่น

กรุณาตรวจข้อความและรูปภาพ พร้อมแสดงความคิดเห็นภายในวันศุกร์ ไม่ต้องแก้ต้นฉบับโดยตรง

❻ ส่งคำเชิญ

ตรวจอีเมลและสิทธิ์อีกครั้งแล้วกดส่ง ผู้รับต้องเปิดงานด้วยบัญชีเดียวกับอีเมลที่ได้รับเชิญ หากใช้บัญชีอื่นอาจเห็นข้อความขอสิทธิ์เข้าถึง

วิธีตั้งสิทธิ์ผ่านลิงก์ Canva 🔗

❶ เปิดเมนูแชร์

เปิดงานแล้วเลือกคำสั่งแชร์

❷ เลือกกลุ่มผู้เข้าถึง

ตัวเลือกที่พบอาจประกอบด้วย

• เฉพาะผู้ที่เพิ่มไว้
• เฉพาะสมาชิกในทีม
• บุคคลในองค์กรที่มีลิงก์
• ทุกคนที่มีลิงก์

ควรเลือกกลุ่มที่แคบที่สุดซึ่งยังใช้งานได้ตามวัตถุประสงค์

❸ เลือกสิทธิ์ของลิงก์

กำหนดว่าผู้ได้รับลิงก์สามารถดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขได้

❹ คัดลอกลิงก์

เลือกคัดลอกลิงก์ แล้วส่งผ่านช่องทางที่ต้องการ เช่น LMS อีเมล หรือห้องแชตของทีม

❺ ทดลองเปิดลิงก์

เปิดลิงก์ในหน้าต่างไม่ระบุตัวตนหรือบัญชีทดลอง เพื่อตรวจว่าผู้รับได้รับสิทธิ์ตรงกับที่ตั้งไว้

ไม่ควรตรวจด้วยบัญชีเจ้าของเพียงอย่างเดียว เพราะเจ้าของสามารถแก้ไขงานได้อยู่แล้ว จึงอาจมองไม่เห็นปัญหาสิทธิ์ของผู้รับ

ตั้งค่า “ทุกคนที่มีลิงก์” ปลอดภัยหรือไม่ ⚠️

ความปลอดภัยขึ้นอยู่กับเนื้อหาของงานและระดับสิทธิ์

เหมาะกับ

• สื่อประชาสัมพันธ์
• คู่มือทั่วไป
• งานที่ตั้งใจเผยแพร่สาธารณะ
• เอกสารที่ไม่มีข้อมูลส่วนตัว
• งานดูอย่างเดียวที่ส่งให้คนจำนวนมาก

ไม่เหมาะกับ

• ข้อมูลนักเรียน
• รายงานภายใน
• ข้อมูลลูกค้า
• แผนธุรกิจ
• เอกสารการเงิน
• สื่อที่ยังไม่เผยแพร่
• งานที่มีข้อมูลลับ
• ลิงก์ที่เปิดสิทธิ์แก้ไข

ลิงก์สามารถถูกส่งต่อได้ หากต้องควบคุมรายชื่อผู้เข้าถึง ควรเชิญด้วยอีเมลหรือจำกัดเฉพาะสมาชิกในทีม

วิธีเปลี่ยนสิทธิ์ของสมาชิกใน Canva 🔄

หากต้องการเปลี่ยนจากแก้ไขเป็นแสดงความคิดเห็น หรือจากแสดงความคิดเห็นเป็นดู ให้ดำเนินการดังนี้

1. เปิดงาน
2. เลือกแชร์
3. เปิดรายชื่อผู้มีสิทธิ์เข้าถึง
4. เลือกชื่อสมาชิก
5. เลือกสิทธิ์ใหม่
6. รอให้ระบบบันทึก
7. ทดลองด้วยบัญชีผู้รับเมื่อจำเป็น

การเปลี่ยนสิทธิ์รายบุคคลอาจยังไม่เพียงพอ หากลิงก์ของงานเปิดให้ทุกคนแก้ไขได้ จึงต้องตรวจการตั้งค่าลิงก์พร้อมกันด้วย

วิธีนำสิทธิ์ออกจากงาน Canva 🚫

เมื่อสมาชิกออกจากโครงการ หรือลูกค้าตรวจงานเสร็จแล้ว สามารถนำสิทธิ์ออกได้ดังนี้

1. เปิดเมนูแชร์
2. เปิดรายชื่อผู้เข้าถึง
3. เลือกชื่อบุคคล
4. เลือกนำออกหรือ Remove access
5. ตรวจการตั้งค่าลิงก์
6. ทดสอบลิงก์เดิมอีกครั้ง

หากบุคคลนั้นยังเปิดงานได้หลังนำสิทธิ์รายชื่อออก ให้ตรวจว่าลิงก์ยังอนุญาต “ทุกคนที่มีลิงก์” หรือไม่

วิธีตั้งสิทธิ์ Canva สำหรับครูและนักเรียน 🎓

ครูเป็นเจ้าของต้นฉบับ

ครูควรเก็บงานต้นฉบับไว้ในบัญชีหรือทีมของโรงเรียน และจำกัดสิทธิ์แก้ไขเฉพาะครูที่ร่วมสร้างสื่อ

นักเรียนรับงาน

หากนักเรียนต้องดูบทเรียน ให้ใช้สิทธิ์ดู หากต้องทำใบงาน ควรสร้างสำเนาแยกหรือมอบหมายผ่านชั้นเรียนแทนการให้ทุกคนแก้ต้นฉบับเดียวกัน

ครูตรวจงาน

นักเรียนควรแชร์งานให้ครูแสดงความคิดเห็นหรือแก้ไขตามรูปแบบการตรวจที่กำหนด

งานกลุ่ม

สมาชิกในกลุ่มอาจได้รับสิทธิ์แก้ไข ส่วนครูได้รับสิทธิ์แสดงความคิดเห็นเพื่อให้คำแนะนำโดยไม่เปลี่ยนงานของนักเรียนโดยตรง

ผู้ปกครองหรือบุคคลภายนอก

ควรให้สิทธิ์ดูเฉพาะงานที่อนุญาตให้เผยแพร่ และต้องตรวจว่าไม่มีข้อมูลส่วนตัวของนักเรียนคนอื่นอยู่ในไฟล์

วิธีตั้งสิทธิ์สำหรับทีมและองค์กร 🏢

ทีมสามารถกำหนดสิทธิ์ตามบทบาทได้ เช่น

• เจ้าของงาน: จัดการทุกอย่าง
• ผู้ร่วมสร้าง: แก้ไขงาน
• ผู้ตรวจ: แสดงความคิดเห็น
• ผู้บริหาร: ดูหรืออนุมัติ
• ลูกค้า: แสดงความคิดเห็น
• บุคคลทั่วไป: ดูฉบับเผยแพร่

หากบัญชีรองรับกลุ่มผู้ใช้ ควรแชร์ให้กลุ่มแทนการเพิ่มรายชื่อทีละคน เช่น กลุ่มฝ่ายการตลาด กลุ่มครูวิทยาศาสตร์ หรือกลุ่มผู้อนุมัติงาน

เมื่อสมาชิกย้ายฝ่ายหรือลาออก ผู้ดูแลต้องนำออกจากกลุ่มและตรวจไฟล์สำคัญที่บุคคลนั้นเคยเข้าถึง

วิธีตั้งสิทธิ์เพื่อส่งงานให้ลูกค้าตรวจ 💼

ขั้นตอนที่แนะนำคือ

1. สร้างสำเนาสำหรับตรวจ
2. ตรวจว่ามีข้อมูลภายในซ่อนอยู่หรือไม่
3. เชิญลูกค้าด้วยอีเมล
4. เลือกสิทธิ์แสดงความคิดเห็น
5. แจ้งจุดที่ต้องการให้ตรวจ
6. กำหนดวันตอบกลับ
7. ให้ลูกค้า Mention ผู้รับผิดชอบเมื่อมีคำถาม
8. ปิดความคิดเห็นเมื่อแก้เสร็จ
9. นำสิทธิ์ออกเมื่อจบโครงการตามความเหมาะสม

ทีมงาน comsiam แนะนำให้กำหนดผู้อนุมัติหลักฝั่งลูกค้าเพียงหนึ่งคน เพื่อป้องกันความคิดเห็นที่ขัดแย้งกันจากหลายฝ่าย

วิธีตั้งสิทธิ์ให้หลายคนแก้ไขพร้อมกัน 👥

ให้สิทธิ์แก้ไขเฉพาะสมาชิกที่ต้องลงมือทำงาน แล้วกำหนดกติกา เช่น

• แบ่งผู้รับผิดชอบแต่ละหน้า
• ไม่ลบหน้าของผู้อื่น
• ใช้ความคิดเห็นก่อนเปลี่ยนโครงสร้าง
• แจ้งทีมก่อนแก้สีหรือฟอนต์ทั้งไฟล์
• ทำสำเนาก่อนเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่
• ใช้บัญชีของตนเอง
• ตรวจประวัติเวอร์ชันเมื่อเกิดข้อผิดพลาด
• กำหนดผู้ดาวน์โหลดไฟล์สุดท้าย

สิทธิ์แก้ไขอาจครอบคลุมทั้งงาน จึงไม่ควรใช้แทนการแบ่งหน้าที่และการสื่อสารภายในทีม

วิธีแชร์ให้ผู้รับทำสำเนาโดยไม่แก้ต้นฉบับ 📄

หากต้องการแจกแบบฝึกหัดหรือเทมเพลต ควรใช้วิธีที่สร้างสำเนาแยก เช่น

• แชร์เป็นเทมเพลต
• ให้ผู้รับทำสำเนาก่อนแก้ไข
• มอบหมายผ่านชั้นเรียน
• สร้างไฟล์แยกตามกลุ่ม
• ใช้สำเนาเฉพาะโครงการ

วิธีนี้เหมาะกับครูที่แจกใบงานให้ผู้เรียนหลายคน และองค์กรที่ต้องการให้แต่ละทีมปรับแม่แบบโดยไม่กระทบต้นฉบับกลาง

วิธีตรวจว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงงาน Canva 👀

เปิดเมนูแชร์แล้วตรวจข้อมูลต่อไปนี้

• รายชื่อบุคคล
• อีเมล
• ทีมและกลุ่ม
• ระดับสิทธิ์ของแต่ละคน
• การตั้งค่าลิงก์
• เจ้าของงาน
• ผู้ใช้ภายนอก
• บัญชีที่ไม่รู้จัก

ควรตรวจสิทธิ์เป็นระยะ โดยเฉพาะก่อนเผยแพร่งาน หลังจบโครงการ และเมื่อสมาชิกออกจากทีม

ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้ไข 🛠️

ผู้รับเปิดงานไม่ได้

ตรวจว่าใช้อีเมลเดียวกับที่ได้รับเชิญ และได้รับสิทธิ์ในงานหรือทีมอย่างถูกต้อง

ผู้รับดูได้แต่แสดงความคิดเห็นไม่ได้

เจ้าของอาจให้สิทธิ์ดูเท่านั้น ให้เปลี่ยนเป็นแสดงความคิดเห็นแล้วส่งลิงก์ใหม่หากจำเป็น

ผู้รับแก้ไขงานไม่ได้

ตรวจว่าสิทธิ์เป็นแก้ไข ไม่ใช่แสดงความคิดเห็น และผู้รับไม่ได้เปิดผ่านลิงก์นำเสนอหรือเว็บไซต์ที่เผยแพร่

เปลี่ยนสิทธิ์แล้วแต่ยังแก้ไขได้

ตรวจการตั้งค่าลิงก์ รวมถึงสิทธิ์ที่ได้รับจากทีม กลุ่ม หรือโฟลเดอร์ เพราะผู้รับอาจเข้าถึงผ่านช่องทางอื่น

ไม่สามารถแชร์นอกองค์กร

ผู้ดูแลโรงเรียนหรือองค์กรอาจจำกัดการแชร์ภายนอก ต้องติดต่อผู้ดูแลระบบ ไม่ควรพยายามหลีกเลี่ยงนโยบาย

ไม่เห็นตัวเลือกแสดงความคิดเห็น

ประเภทงานหรือบัญชีอาจแสดงตัวเลือกแตกต่างกัน ให้ทดลองเชิญผ่านอีเมล เปิดบนคอมพิวเตอร์ หรือตรวจสิทธิ์ของตนเอง

มีคนไม่รู้จักเข้ามาแก้ไข

เปลี่ยนการเข้าถึงลิงก์เป็นเฉพาะผู้ที่เพิ่มไว้ นำบุคคลที่ไม่รู้จักออก และตรวจประวัติเวอร์ชันเพื่อดูความเสียหาย

วิธีตั้งสิทธิ์ให้ปลอดภัยมากขึ้น 🛡️

• ใช้อีเมลเชิญแทนลิงก์เปิดกว้าง
• ให้สิทธิ์ขั้นต่ำที่จำเป็น
• ไม่เปิดลิงก์สาธารณะสำหรับงานภายใน
• ตรวจอีเมลก่อนส่งคำเชิญ
• ใช้กลุ่มสำหรับสมาชิกที่มีบทบาทเดียวกัน
• ตรวจรายชื่อผู้เข้าถึงเป็นระยะ
• นำสิทธิ์ออกเมื่อจบโครงการ
• ทำสำเนาก่อนให้หลายคนแก้ไข
• ตรวจประวัติเวอร์ชันเมื่อพบความผิดปกติ
• ไม่แชร์รหัสผ่านบัญชี Canva ให้ผู้อื่น

ข้อควรระวังเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล ⚠️

ก่อนแชร์งาน ให้ตรวจว่ามีข้อมูลต่อไปนี้หรือไม่

• ชื่อและนามสกุล
• อีเมล
• เบอร์โทรศัพท์
• ที่อยู่
• คะแนนนักเรียน
• ข้อมูลสุขภาพ
• เอกสารระบุตัวตน
• ข้อมูลลูกค้า
• แผนธุรกิจ
• ข้อมูลทางการเงิน

หากไม่จำเป็นควรลบหรือปิดบังข้อมูล และจำกัดสิทธิ์เฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้อง

คำถามที่พบบ่อย

สิทธิ์ดูสามารถดาวน์โหลดงานได้ไหม?

ความสามารถในการดาวน์โหลดอาจขึ้นอยู่กับประเภทลิงก์ การตั้งค่าของงาน และนโยบายบัญชี หากเนื้อหาสำคัญไม่ควรถือว่าสิทธิ์ดูสามารถป้องกันการคัดลอกได้ทั้งหมด

ผู้แสดงความคิดเห็นแก้ข้อความได้ไหม?

ไม่ได้ หากได้รับสิทธิ์แสดงความคิดเห็นเพียงอย่างเดียว ผู้รับสามารถให้ข้อเสนอแนะ แต่ไม่สามารถแก้ต้นฉบับโดยตรง

ผู้แก้ไขสามารถลบงานได้ไหม?

ผู้มีสิทธิ์แก้ไขสามารถเปลี่ยนองค์ประกอบและอาจลบเนื้อหาภายในงานได้ จึงควรมอบสิทธิ์เฉพาะผู้ที่จำเป็นและเก็บสำเนาสำรองไว้

เปลี่ยนสิทธิ์หลังส่งลิงก์แล้วได้ไหม?

ได้ เจ้าของงานสามารถปรับสิทธิ์หรือปิดการเข้าถึงภายหลัง แต่หากผู้รับดาวน์โหลดหรือทำสำเนาไปแล้ว การเปลี่ยนสิทธิ์ต้นฉบับอาจไม่ลบสำเนาที่มีอยู่

จำกัดให้แก้เฉพาะบางหน้าได้ไหม?

สิทธิ์แก้ไขโดยทั่วไปอาจครอบคลุมทั้งไฟล์ หากต้องการควบคุมเฉพาะส่วน ควรแยกเป็นหลายไฟล์หรือใช้กระบวนการแบ่งหน้าที่ภายในทีม

ตั้งรหัสผ่านให้ลิงก์ Canva ได้ไหม?

ตัวเลือกการป้องกันเพิ่มเติมอาจแตกต่างกันตามประเภทการเผยแพร่และแผนบริการ ควรตรวจตัวเลือกที่แสดงในบัญชีปัจจุบัน และยังต้องจำกัดข้อมูลภายในด้วยสิทธิ์ที่เหมาะสม

สรุป

วิธีตั้งสิทธิ์ดู แสดงความคิดเห็น และแก้ไขงาน Canva คือเปิดเมนูแชร์ เลือกผู้รับหรือกลุ่มผู้เข้าถึง แล้วกำหนดระดับสิทธิ์ให้ตรงกับหน้าที่ ผู้ชมใช้สิทธิ์ดู ผู้ตรวจใช้สิทธิ์แสดงความคิดเห็น และผู้ร่วมสร้างจึงใช้สิทธิ์แก้ไข

แนวทางของ comsiam คือให้สิทธิ์ขั้นต่ำที่จำเป็นและตรวจทั้งรายชื่อผู้ใช้กับการตั้งค่าลิงก์ทุกครั้ง เพราะการนำสิทธิ์รายบุคคลออกอาจไม่เพียงพอ หากลิงก์ยังเปิดให้บุคคลทั่วไปเข้าถึงงานได้