วิธีใช้ Gemini เขียนใบเสนอราคาและเอกสารธุรกิจ

การเขียนใบเสนอราคา หนังสือเสนอขาย ขอบเขตงาน และเอกสารธุรกิจแต่ละครั้งอาจใช้เวลานาน โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องปรับรายละเอียดให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละราย หากเขียนไม่ครบ ใช้ภาษาคลุมเครือ หรือกำหนดเงื่อนไขไม่ชัดเจน อาจทำให้ลูกค้าเข้าใจผิด เกิดงานนอกขอบเขต หรือมีปัญหาเรื่องการชำระเงินตามมา

Gemini สามารถช่วยสร้างโครงสร้างเอกสาร ร่างข้อความ ปรับภาษา จัดรายการสินค้า สรุปขอบเขตงาน และตรวจความครบถ้วนได้ แต่ผู้ใช้ต้องเป็นผู้ตรวจสอบราคา ภาษี ข้อกำหนด และข้อมูลทางกฎหมายก่อนส่งเอกสารจริง

บทความนี้จะแนะนำวิธีใช้ Gemini เขียนใบเสนอราคาและเอกสารธุรกิจอย่างเป็นระบบ พร้อม Prompt ใช้งานจริง ตัวอย่างใบเสนอราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และรายการตรวจสอบก่อนส่งให้ลูกค้า

Gemini ช่วยเขียนเอกสารธุรกิจอะไรได้บ้าง

Gemini เหมาะสำหรับช่วยร่างเอกสารหลายประเภท เช่น

• ใบเสนอราคา
• จดหมายเสนอขาย
• หนังสือนำส่งใบเสนอราคา
• ข้อเสนอโครงการ
• ขอบเขตงาน
• รายละเอียดสินค้าและบริการ
• ตารางเปรียบเทียบแพ็กเกจ
• สัญญาฉบับร่าง
• บันทึกข้อตกลงเบื้องต้น
• ใบสั่งซื้อฉบับร่าง
• ใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง
• เอกสารส่งมอบงาน
• รายงานความคืบหน้า
• หนังสือทวงถามการชำระเงิน
• อีเมลติดตามใบเสนอราคา
• เอกสารแนะนำบริษัท
• คู่มือการให้บริการ
• นโยบายและข้อกำหนดเบื้องต้น

อย่างไรก็ตาม Gemini ไม่ควรเป็นผู้ตัดสินใจแทนเจ้าของธุรกิจในเรื่องราคา ภาษี เครดิต การรับประกัน ความรับผิด และเงื่อนไขทางกฎหมาย

ใบเสนอราคาที่ดีควรมีข้อมูลอะไรบ้าง

ใบเสนอราคาไม่ควรมีเพียงชื่อสินค้าและยอดรวม แต่ควรช่วยให้ลูกค้าเข้าใจว่าได้รับอะไร ต้องชำระเงินเมื่อใด และมีเงื่อนไขอะไรบ้าง

ส่วนประกอบสำคัญมีดังนี้

① ข้อมูลผู้ขาย

ควรระบุข้อมูลให้ตรงกับเอกสารจดทะเบียนและเอกสารภาษี เช่น

• ชื่อบุคคลหรือชื่อบริษัท
• ที่อยู่
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• หมายเลขโทรศัพท์
• อีเมล
• เว็บไซต์
• ชื่อผู้ติดต่อ
• โลโก้บริษัท

② ข้อมูลลูกค้า

ควรตรวจสอบการสะกดชื่อบริษัทและที่อยู่อย่างละเอียด ประกอบด้วย

• ชื่อลูกค้าหรือบริษัท
• ที่อยู่สำหรับออกเอกสาร
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี หากจำเป็น
• ชื่อผู้ติดต่อ
• แผนกหรือตำแหน่ง
• โทรศัพท์และอีเมล

③ ข้อมูลอ้างอิงของใบเสนอราคา

ข้อมูลที่ควรมี เช่น

• เลขที่ใบเสนอราคา
• วันที่ออกเอกสาร
• วันที่ใบเสนอราคาหมดอายุ
• ชื่อโครงการ
• เลขที่คำขอเสนอราคา
• ชื่อพนักงานขายหรือผู้รับผิดชอบ

④ รายการสินค้าหรือบริการ

แต่ละรายการควรระบุให้ชัดเจนว่าเสนออะไร จำนวนเท่าไร และคิดราคาอย่างไร เช่น

• ลำดับ
• ชื่อสินค้า หรือชื่อบริการ
• รายละเอียด
• จำนวน
• หน่วย
• ราคาต่อหน่วย
• ส่วนลด
• จำนวนเงิน

⑤ สรุปยอดเงิน

ควรแสดงการคำนวณอย่างโปร่งใส เช่น

• ยอดรวมก่อนส่วนลด
• ส่วนลด
• ยอดหลังหักส่วนลด
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม
• ภาษีหรือค่าธรรมเนียมอื่น
• ยอดรวมสุทธิ

ตัวเลขทั้งหมดต้องคำนวณด้วยระบบบัญชี โปรแกรมตารางคำนวณ หรือเครื่องมือที่ตรวจสอบสูตรได้ ไม่ควรเชื่อการคำนวณของ AI โดยไม่ตรวจซ้ำ

⑥ เงื่อนไขทางการค้า

ตัวอย่างหัวข้อที่ควรพิจารณา ได้แก่

• ระยะเวลายืนราคา
• เงื่อนไขการชำระเงิน
• เงินมัดจำ
• กำหนดส่งสินค้า
• ระยะเวลาดำเนินงาน
• สถานที่จัดส่งหรือติดตั้ง
• ค่าเดินทางและค่าขนส่ง
• การรับประกัน
• การแก้ไขงาน
• งานที่ไม่รวมในราคา
• เงื่อนไขยกเลิกงาน
• เงื่อนไขการคืนเงิน
• การส่งมอบและการตรวจรับ

⑦ ช่องลงนาม

ใบเสนอราคาอาจมีพื้นที่สำหรับ

• ชื่อและลายมือชื่อผู้เสนอราคา
• วันที่ลงนาม
• ชื่อและลายมือชื่อผู้อนุมัติ
• ตราประทับบริษัท
• ช่องยืนยันการสั่งซื้อของลูกค้า

รูปแบบที่จำเป็นขึ้นอยู่กับขั้นตอนของแต่ละธุรกิจ

ข้อมูลที่ต้องเตรียมก่อนสั่ง Gemini

ยิ่งให้ข้อมูลครบ Gemini ยิ่งสร้างร่างที่ตรงกับงานมากขึ้น ควรเตรียมข้อมูลต่อไปนี้

หมวดข้อมูล	ตัวอย่าง
ผู้ขาย	ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขภาษี ผู้ติดต่อ
ลูกค้า	ชื่อบริษัท ที่อยู่ ชื่อผู้ติดต่อ
สินค้าหรือบริการ	ชื่อ รายละเอียด จำนวน หน่วย
ราคา	ราคาต่อหน่วย ส่วนลด ภาษี
ระยะเวลา	เริ่มงาน ส่งมอบ อายุใบเสนอราคา
การชำระเงิน	เงินมัดจำ เครดิต หรือแบ่งชำระ
ขอบเขตงาน	สิ่งที่รวมและไม่รวม
การรับประกัน	ระยะเวลาและข้อยกเว้น
รูปแบบภาษา	ทางการ กระชับ หรือเป็นมิตร
ผลลัพธ์	ใบเสนอราคา อีเมล หรือข้อเสนอโครงการ

หากข้อมูลบางส่วนยังไม่พร้อม ให้ใช้ข้อความแทนตำแหน่ง เช่น [ชื่อลูกค้า] หรือ [ราคาต่อหน่วย] อย่าให้ Gemini เดาข้อมูลสำคัญขึ้นเอง

วิธีใช้ Gemini เขียนใบเสนอราคาแบบเป็นขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: ลบข้อมูลที่ไม่ควรส่งให้ AI

ก่อนนำข้อมูลเข้า Gemini ควรลบหรือปกปิดข้อมูลที่ไม่จำเป็น เช่น

• รหัสผ่าน
• เลขบัญชีที่ไม่เกี่ยวข้อง
• ข้อมูลบัตรชำระเงิน
• ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า
• ความลับทางการค้า
• ต้นทุนภายใน
• ข้อมูลในสัญญาที่ห้ามเปิดเผย
• เอกสารที่ไม่มีสิทธิ์นำไปใช้

หากต้องการเพียงโครงสร้างเอกสาร สามารถใช้ชื่อสมมติและแทนข้อมูลจริงภายหลังได้

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดบทบาทให้ Gemini

การกำหนดบทบาทช่วยให้ Gemini เข้าใจมุมมองและรูปแบบเอกสาร เช่น

คุณเป็นผู้ช่วยจัดทำเอกสารฝ่ายขายสำหรับธุรกิจบริการในประเทศไทย หน้าที่ของคุณคือร่างใบเสนอราคาที่อ่านง่าย เป็นมืออาชีพ และไม่เพิ่มข้อมูลที่ฉันไม่ได้ให้

ขั้นตอนที่ 3: ระบุวัตถุประสงค์ของเอกสาร

อธิบายว่าเอกสารนี้ใช้เสนออะไรและส่งให้ใคร เช่น

ต้องการใบเสนอราคาสำหรับบริการติดตั้งกล้องวงจรปิด ส่งให้บริษัทขนาดกลาง ลูกค้าต้องการนำเอกสารไปเสนอฝ่ายจัดซื้อและผู้บริหาร

ข้อมูลนี้ช่วยให้ Gemini เลือกระดับภาษาและรายละเอียดได้เหมาะสม

ขั้นตอนที่ 4: ส่งข้อมูลแบบมีโครงสร้าง

อย่าเขียนข้อมูลทั้งหมดติดกันเป็นย่อหน้ายาว ควรแยกเป็นหัวข้อ เช่น

ข้อมูลผู้ขาย: [ข้อมูล]
ข้อมูลลูกค้า: [ข้อมูล]
รายการสินค้า: [ข้อมูล]
ขอบเขตงาน: [ข้อมูล]
ระยะเวลาดำเนินงาน: [ข้อมูล]
เงื่อนไขการชำระเงิน: [ข้อมูล]
การรับประกัน: [ข้อมูล]
สิ่งที่ไม่รวมในราคา: [ข้อมูล]

ขั้นตอนที่ 5: กำหนดรูปแบบผลลัพธ์

บอกให้ Gemini จัดผลลัพธ์ตามลำดับที่ต้องการ เช่น

จัดทำเป็นร่างใบเสนอราคา โดยมีส่วนข้อมูลผู้ขาย ข้อมูลลูกค้า ตารางรายการ สรุปราคา ขอบเขตงาน เงื่อนไขการชำระเงิน การส่งมอบ การรับประกัน และช่องลงนาม

ขั้นตอนที่ 6: สั่งห้ามเดาข้อมูล

คำสั่งนี้สำคัญมากสำหรับเอกสารธุรกิจ

ห้ามสร้างชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ราคา ภาษี เลขบัญชี ระยะเวลา หรือเงื่อนไขขึ้นเอง หากข้อมูลไม่ครบให้ใช้เครื่องหมาย [กรอกข้อมูล] และสร้างรายการคำถามที่ต้องตอบก่อนออกเอกสารจริง

ขั้นตอนที่ 7: ตรวจและแก้ร่าง

หลังได้ร่างครั้งแรก ควรตรวจสอบทีละส่วน ไม่ควรส่งให้ลูกค้าทันที หากต้องแก้ภาษา สามารถสั่งเพิ่มเติมว่า

ปรับภาษาให้เป็นทางการและกระชับขึ้น แต่ห้ามเปลี่ยนตัวเลข ขอบเขตงาน และเงื่อนไขทางการค้า

ขั้นตอนที่ 8: นำข้อมูลเข้าสู่แม่แบบจริง

ควรนำข้อความที่ผ่านการตรวจแล้วเข้าสู่ระบบของบริษัท เช่น

• โปรแกรมบัญชี
• โปรแกรมออกใบเสนอราคา
• Google Docs
• Microsoft Word
• ระบบ CRM
• ระบบ ERP
• แม่แบบเอกสารขององค์กร

ควรใช้ระบบที่สามารถกำหนดเลขที่เอกสาร คำนวณภาษี และเก็บประวัติการแก้ไขได้อย่างเหมาะสม

Prompt เขียนใบเสนอราคาฉบับเต็ม

คุณเป็นผู้ช่วยจัดทำเอกสารฝ่ายขายสำหรับธุรกิจในประเทศไทย ช่วยสร้างร่างใบเสนอราคาจากข้อมูลต่อไปนี้

ข้อมูลผู้ขาย: [กรอกข้อมูล]
ข้อมูลลูกค้า: [กรอกข้อมูล]
ชื่อโครงการ: [กรอกข้อมูล]
เลขที่ใบเสนอราคา: [กรอกข้อมูล]
วันที่ออกเอกสาร: [กรอกข้อมูล]
อายุใบเสนอราคา: [กรอกข้อมูล]
รายการสินค้าหรือบริการ: [กรอกข้อมูล]
จำนวนและหน่วย: [กรอกข้อมูล]
ราคาต่อหน่วย: [กรอกข้อมูล]
ส่วนลด: [กรอกข้อมูล]
ภาษี: [กรอกข้อมูล]
ระยะเวลาดำเนินงาน: [กรอกข้อมูล]
เงื่อนไขการชำระเงิน: [กรอกข้อมูล]
การรับประกัน: [กรอกข้อมูล]
สิ่งที่รวมในราคา: [กรอกข้อมูล]
สิ่งที่ไม่รวมในราคา: [กรอกข้อมูล]

จัดเอกสารตามโครงสร้างต่อไปนี้:

1. หัวเอกสาร
2. ข้อมูลผู้ขายและลูกค้า
3. ตารางรายการสินค้าหรือบริการ
4. สรุปยอดเงิน
5. ขอบเขตงาน
6. ระยะเวลาส่งมอบ
7. เงื่อนไขการชำระเงิน
8. การรับประกัน
9. ข้อยกเว้น
10. ช่องลงนาม

ใช้ภาษาไทยแบบมืออาชีพ อ่านง่าย และไม่กำกวม ห้ามสร้างข้อมูล ราคา ภาษี หรือเงื่อนไขที่ฉันไม่ได้ให้ หากข้อมูลไม่ครบให้ใส่ [กรอกข้อมูล] และสรุปคำถามที่ต้องตรวจสอบไว้ท้ายเอกสาร

ตัวอย่างใบเสนอราคาบริการ

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นเพียงโครงสร้าง ต้องปรับข้อมูล ราคา ภาษี และเงื่อนไขให้ตรงกับธุรกิจจริง

ใบเสนอราคาบริการดูแลเว็บไซต์

เลขที่ใบเสนอราคา: QT-2026-001
วันที่: [วัน/เดือน/ปี]
เรียน: [ชื่อลูกค้า/บริษัท]
โครงการ: บริการดูแลและบำรุงรักษาเว็บไซต์

ลำดับ	รายละเอียด	จำนวน	หน่วย	ราคาต่อหน่วย	จำนวนเงิน
1	ตรวจสอบการทำงานของเว็บไซต์ประจำเดือน	1	งาน	[ราคา]	[ราคา]
2	สำรองข้อมูลเว็บไซต์ตามรอบที่กำหนด	1	งาน	[ราคา]	[ราคา]
3	อัปเดตระบบและส่วนประกอบที่อยู่ในขอบเขต	1	งาน	[ราคา]	[ราคา]
4	แก้ไขเนื้อหาไม่เกินจำนวนที่กำหนด	1	แพ็กเกจ	[ราคา]	[ราคา]

ยอดรวมก่อนภาษี: [กรอกข้อมูล]
ภาษีมูลค่าเพิ่ม: [กรอกข้อมูล]
ยอดรวมสุทธิ: [กรอกข้อมูล]

ขอบเขตงาน

• ตรวจสอบสถานะเว็บไซต์ตามรอบ
• สำรองข้อมูลตามข้อตกลง
• อัปเดตส่วนประกอบที่กำหนด
• แก้ไขข้อความและรูปภาพภายในจำนวนที่ตกลง
• รายงานผลการดูแลตามรอบ

ไม่รวมในราคา

• การออกแบบเว็บไซต์ใหม่
• การเพิ่มระบบหรือฟังก์ชันใหม่
• ค่าโดเมนและค่าโฮสติ้ง
• ค่าซอฟต์แวร์หรือบริการจากบุคคลภายนอก
• งานที่เกิดจากการแก้ไขโดยผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต

เงื่อนไขการชำระเงิน

• ชำระเงินตามรอบและช่องทางที่ระบุในเอกสาร
• เริ่มดำเนินงานเมื่อได้รับหลักฐานการชำระเงินหรือเอกสารยืนยันการสั่งซื้อ
• งานเพิ่มเติมนอกขอบเขตจะประเมินราคาใหม่ก่อนดำเนินการ

ระยะเวลายืนราคา: [จำนวน] วัน
ระยะเวลาบริการ: [กรอกข้อมูล]
การรับประกันหรือการแก้ไข: [กรอกข้อมูล]

Prompt เปลี่ยนข้อมูลดิบเป็นตารางรายการ

หากได้รับข้อมูลจากพนักงานขายในรูปแบบข้อความ สามารถให้ Gemini ช่วยจัดระเบียบได้

เปลี่ยนข้อมูลต่อไปนี้เป็นตารางรายการสำหรับใบเสนอราคา โดยใช้คอลัมน์ ลำดับ รหัสสินค้า รายละเอียด จำนวน หน่วย ราคาต่อหน่วย ส่วนลด และจำนวนเงิน

ข้อมูลดิบ:

[วางข้อมูล]

ห้ามเติมจำนวน ราคา ส่วนลด หรือรหัสสินค้าที่ไม่มีอยู่ในข้อมูล ใช้ [ไม่ระบุ] สำหรับข้อมูลที่ขาด และสร้างรายการที่ต้องสอบถามผู้ขายเพิ่มเติม

หลังจากนั้นต้องตรวจตัวเลขกับต้นทางและคำนวณยอดรวมอีกครั้ง

Prompt เขียนขอบเขตงานให้ชัดเจน

ขอบเขตงานหรือ Scope of Work ช่วยลดความเข้าใจไม่ตรงกันระหว่างผู้ขายกับลูกค้า

ช่วยเปลี่ยนรายละเอียดงานต่อไปนี้เป็นขอบเขตงานที่ชัดเจนสำหรับแนบใบเสนอราคา

รายละเอียดงาน: [วางข้อมูล]

จัดเนื้อหาเป็น:

1. วัตถุประสงค์
2. งานที่ผู้ขายต้องดำเนินการ
3. ผลงานที่ต้องส่งมอบ
4. จำนวนรอบการแก้ไข
5. ระยะเวลาดำเนินงาน
6. หน้าที่ของลูกค้า
7. เกณฑ์การตรวจรับ
8. งานที่ไม่รวม
9. กระบวนการขอเพิ่มหรือเปลี่ยนงาน

ใช้ข้อความที่วัดผลได้ หลีกเลี่ยงคำกว้าง เช่น “แก้ไขได้ตามต้องการ” หรือ “ดูแลทั้งหมด” และห้ามเพิ่มข้อผูกพันที่ฉันไม่ได้ระบุ

วิธีเขียนขอบเขตงานไม่ให้เกิดงานงอก

ข้อความที่คลุมเครืออาจทำให้ลูกค้าคาดหวังมากกว่าราคาที่เสนอ ควรเปลี่ยนข้อความทั่วไปให้ตรวจสอบได้

ข้อความคลุมเครือ	ข้อความที่ชัดเจนกว่า
แก้ไขงานได้	แก้ไขตามขอบเขตไม่เกิน 2 รอบ
ดูแลเว็บไซต์	ตรวจสอบและอัปเดตตามรายการที่ระบุ
ส่งงานเร็ว	ส่งร่างแรกภายใน 7 วันทำการ
มีบริการหลังการขาย	ให้คำแนะนำหลังส่งมอบเป็นเวลา 30 วัน
รองรับทุกอุปกรณ์	ทดสอบตามอุปกรณ์และเบราว์เซอร์ที่ระบุ
เพิ่มเนื้อหาให้	เพิ่มข้อความและรูปภาพไม่เกินจำนวนที่กำหนด

Gemini ช่วยตรวจหาคำคลุมเครือได้ด้วย Prompt นี้

ตรวจเอกสารนี้และทำเครื่องหมายข้อความที่อาจทำให้เกิดความเข้าใจไม่ตรงกัน งานนอกขอบเขต หรือภาระผูกพันที่วัดผลไม่ได้ พร้อมเสนอข้อความใหม่ที่ชัดเจนขึ้น โดยห้ามเปลี่ยนเจตนาทางธุรกิจ

Prompt เขียนเงื่อนไขการชำระเงิน

ช่วยร่างข้อความเงื่อนไขการชำระเงินจากข้อมูลต่อไปนี้:

• ยอดมัดจำ: [ระบุ]
• ยอดชำระงวดที่สอง: [ระบุ]
• ยอดชำระก่อนส่งมอบ: [ระบุ]
• ระยะเวลาเครดิต: [ระบุ]
• วิธีชำระเงิน: [ระบุ]
• เอกสารที่ใช้ยืนยัน: [ระบุ]
• เงื่อนไขเริ่มงาน: [ระบุ]
• เงื่อนไขกรณีชำระล่าช้า: [ระบุ]

เขียนให้สุภาพ ชัดเจน และเรียงตามลำดับเวลา ห้ามสร้างอัตราดอกเบี้ย ค่าปรับ หรือเงื่อนไขทางกฎหมายขึ้นเอง หากข้อมูลไม่ครบให้ตั้งคำถามแทน

Prompt สร้างตารางเปรียบเทียบแพ็กเกจ

สร้างตารางเปรียบเทียบแพ็กเกจจากข้อมูลต่อไปนี้:

[วางข้อมูลแพ็กเกจ]

ใช้คอลัมน์:

• รายการ
• แพ็กเกจเริ่มต้น
• แพ็กเกจมาตรฐาน
• แพ็กเกจพรีเมียม

แสดงราคา ระยะเวลา จำนวนงาน จำนวนรอบแก้ไข บริการหลังการขาย สิ่งที่รวม และสิ่งที่ไม่รวม ห้ามเพิ่มฟีเจอร์หรือสิทธิประโยชน์ที่ไม่มีในข้อมูล

Prompt เขียนหนังสือนำส่งใบเสนอราคา

ช่วยเขียนหนังสือหรืออีเมลนำส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้า

ข้อมูล:

• ชื่อลูกค้า: [ชื่อ]
• ชื่อโครงการ: [ชื่อโครงการ]
• สิ่งที่เสนอ: [รายละเอียดสั้น]
• จุดเด่นของข้อเสนอ: [จุดเด่น]
• อายุใบเสนอราคา: [จำนวนวัน]
• ช่องทางติดต่อกลับ: [ข้อมูล]

ใช้ภาษาไทยสุภาพ กระชับ และเป็นมืออาชีพ ไม่ใช้คำโฆษณาเกินจริง ระบุว่ามีใบเสนอราคาแนบมาพร้อมข้อความ และเชิญลูกค้าสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

ตัวอย่างข้อความ:

เรียน คุณ [ชื่อลูกค้า]

ตามที่ได้หารือเกี่ยวกับโครงการ [ชื่อโครงการ] บริษัทขอส่งใบเสนอราคาสำหรับ [ชื่อสินค้าหรือบริการ] เพื่อประกอบการพิจารณา รายละเอียดขอบเขตงาน ราคา และเงื่อนไขการให้บริการปรากฏตามเอกสารแนบ

ใบเสนอราคาฉบับนี้มีผลถึงวันที่ [วันหมดอายุ] หากต้องการปรับรายละเอียดหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม สามารถติดต่อ [ชื่อและช่องทางติดต่อ]

ขอขอบพระคุณที่ให้โอกาสบริษัทนำเสนอสินค้าและบริการ

ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อผู้ส่ง]
[บริษัท]

Prompt ติดตามใบเสนอราคาโดยไม่กดดันลูกค้า

ช่วยเขียนอีเมลติดตามใบเสนอราคาที่ส่งไปเมื่อวันที่ [วันที่] สำหรับโครงการ [ชื่อโครงการ]

วัตถุประสงค์คือสอบถามว่าลูกค้าได้รับเอกสารหรือไม่ ต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือมีจุดใดที่ต้องปรับแก้หรือไม่ ใช้ภาษาสุภาพ กระชับ ไม่เร่งรัด และไม่สร้างส่วนลดหรือเงื่อนไขใหม่

ตัวอย่าง:

เรียน คุณ [ชื่อลูกค้า]

ขออนุญาตติดตามใบเสนอราคาสำหรับโครงการ [ชื่อโครงการ] ที่จัดส่งเมื่อวันที่ [วันที่] ไม่ทราบว่าได้รับเอกสารเรียบร้อยแล้วหรือไม่

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือปรับรายละเอียดบางส่วนให้เหมาะกับความต้องการ กรุณาแจ้งได้ทุกเมื่อ ทางเรายินดีจัดเตรียมข้อมูลเพื่อประกอบการพิจารณา

ขอขอบพระคุณครับ/ค่ะ

Prompt เปรียบเทียบใบเสนอราคาหลายฉบับ

Gemini สามารถช่วยจัดหมวดหมู่ข้อมูลจากใบเสนอราคาหลายรายได้ แต่ควรปกปิดข้อมูลที่เป็นความลับก่อนนำเข้า

เปรียบเทียบใบเสนอราคาเหล่านี้โดยไม่ตัดสินจากราคาต่ำสุดเพียงอย่างเดียว

สร้างตารางเปรียบเทียบ:

• ราคาก่อนและหลังภาษี
• ขอบเขตงาน
• สิ่งที่ไม่รวม
• ระยะเวลาส่งมอบ
• เงื่อนไขการชำระเงิน
• การรับประกัน
• จำนวนรอบแก้ไข
• ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
• ความเสี่ยงจากเงื่อนไขที่คลุมเครือ
• ข้อมูลที่ต้องสอบถามเพิ่มเติม

ใช้เฉพาะข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสาร ห้ามสรุปว่าผู้ขายรายใดน่าเชื่อถือกว่าโดยไม่มีหลักฐาน

Prompt ตรวจใบเสนอราคาก่อนส่งลูกค้า

ตรวจร่างใบเสนอราคานี้ในฐานะผู้ตรวจเอกสารธุรกิจ

ตรวจสอบ:

1. ข้อมูลผู้ขายและลูกค้า
2. เลขที่และวันที่เอกสาร
3. รายการ จำนวน หน่วย และราคา
4. ยอดรวม ส่วนลด และภาษี
5. ขอบเขตงาน
6. สิ่งที่ไม่รวม
7. ระยะเวลาดำเนินงาน
8. การส่งมอบและตรวจรับ
9. เงื่อนไขการชำระเงิน
10. การรับประกัน
11. คำที่กำกวมหรือขัดแย้งกัน
12. ช่องว่างที่อาจก่อให้เกิดงานเพิ่มเติม

ห้ามแก้ตัวเลขเอง ให้สร้าง 3 ส่วน ได้แก่ “ข้อผิดพลาดที่พบ” “ข้อมูลที่ต้องยืนยัน” และ “ข้อความที่แนะนำให้ปรับ”

วิธีใช้ Gemini เขียนเอกสารธุรกิจประเภทอื่น

ข้อเสนอโครงการ

ควรประกอบด้วย

• ปัญหาหรือความต้องการ
• วัตถุประสงค์
• แนวทางดำเนินงาน
• ขอบเขต
• ผลงานที่ส่งมอบ
• แผนเวลา
• ทีมงาน
• งบประมาณ
• ตัวชี้วัด
• ความเสี่ยง
• เงื่อนไข

Prompt:

สร้างร่างข้อเสนอโครงการจากข้อมูลต่อไปนี้ โดยใช้โครงสร้าง ปัญหา วัตถุประสงค์ แนวทาง ขอบเขต ผลงานส่งมอบ แผนเวลา งบประมาณ ตัวชี้วัด ความเสี่ยง และขั้นตอนถัดไป ห้ามสร้างผลงาน ตัวเลข หรือประสบการณ์ของบริษัทขึ้นเอง

เอกสารส่งมอบงาน

Prompt:

สร้างร่างเอกสารส่งมอบงานสำหรับโครงการ [ชื่อ] ระบุรายการที่ส่งมอบ วันที่ส่งมอบ วิธีตรวจสอบ เกณฑ์การยอมรับ ประเด็นคงค้าง ระยะเวลารับประกัน และช่องลงนามของผู้ส่งกับผู้รับ ใช้เฉพาะข้อมูลที่ฉันให้

รายงานความคืบหน้า

Prompt:

เปลี่ยนบันทึกการทำงานต่อไปนี้เป็นรายงานความคืบหน้า ประกอบด้วย งานที่เสร็จแล้ว งานที่กำลังดำเนินการ งานที่ล่าช้า อุปสรรค การตัดสินใจที่ต้องการ งานสัปดาห์ถัดไป และผู้รับผิดชอบ ห้ามเพิ่มสถานะหรือเปอร์เซ็นต์ความสำเร็จที่ไม่มีในข้อมูล

หนังสือทวงถามการชำระเงิน

Prompt:

ช่วยร่างอีเมลแจ้งเตือนการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้เลขที่ [เลขที่] ครบกำหนดวันที่ [วันที่] ยอดเงิน [ยอดเงิน] ใช้ภาษาสุภาพ เป็นกลาง และไม่กล่าวหาลูกค้า ขอให้ลูกค้าตรวจสอบสถานะหรือส่งหลักฐานหากชำระแล้ว ห้ามเพิ่มค่าปรับหรือข้อกฎหมายที่ฉันไม่ได้ระบุ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อใช้ Gemini เขียนเอกสารธุรกิจ

① ให้ Gemini คิดราคาแทนทั้งหมด

AI ไม่ทราบต้นทุน กำไร ค่าแรง ค่าเดินทาง และความเสี่ยงของธุรกิจจริง ราคาอาจต่ำจนขาดทุนหรือสูงจนเสียโอกาสขาย

② ไม่แยกสิ่งที่รวมและไม่รวม

การเขียนเฉพาะสิ่งที่จะทำโดยไม่ระบุข้อยกเว้น อาจทำให้ลูกค้าเข้าใจว่างานอื่นรวมอยู่ด้วย

③ ใช้คำรับประกันเกินจริง

หลีกเลี่ยงข้อความ เช่น “รับประกันผลลัพธ์ 100%” หากไม่สามารถควบคุมผลลัพธ์ทั้งหมดได้ ควรกำหนดสิ่งที่รับประกันได้จริง

④ ปล่อยให้ AI เพิ่มข้อกฎหมาย

Gemini อาจสร้างข้อความที่ดูเป็นทางการแต่ไม่เหมาะกับธุรกิจหรือกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ข้อกำหนดสำคัญควรผ่านผู้เชี่ยวชาญ

⑤ ไม่ตรวจสูตรคำนวณ

ส่วนลด ภาษี และยอดรวมที่ผิดเพียงจุดเดียวอาจกระทบรายได้และความน่าเชื่อถือ ควรตรวจด้วยระบบคำนวณอีกครั้ง

⑥ ใช้ข้อมูลลูกค้าผิดราย

การนำแม่แบบเดิมมาใช้โดยไม่ตรวจชื่อ ที่อยู่ และโครงการ อาจทำให้ส่งข้อมูลของลูกค้ารายหนึ่งให้อีกรายหนึ่ง

⑦ ไม่กำหนดอายุใบเสนอราคา

หากต้นทุนเปลี่ยนแปลง แต่เอกสารไม่มีวันหมดอายุ ลูกค้าอาจนำราคาเก่ากลับมาใช้อ้างอิงในภายหลัง

⑧ ไม่ควบคุมเวอร์ชันเอกสาร

เมื่อแก้ไขหลายรอบ ควรระบุเลขที่ฉบับ วันที่แก้ไข หรือสถานะเอกสาร เพื่อป้องกันการอนุมัติใบเสนอราคาคนละเวอร์ชัน

Checklist ก่อนส่งใบเสนอราคา

ตรวจข้อมูลทั่วไป

• ชื่อผู้ขายถูกต้อง
• ชื่อลูกค้าถูกต้อง
• ที่อยู่และเลขภาษีถูกต้อง
• เลขที่ใบเสนอราคาไม่ซ้ำ
• วันที่ออกและวันหมดอายุถูกต้อง
• ชื่อโครงการตรงกับคำขอของลูกค้า

ตรวจสินค้าและบริการ

• ชื่อรายการชัดเจน
• จำนวนและหน่วยถูกต้อง
• ราคาต่อหน่วยถูกต้อง
• ส่วนลดได้รับอนุมัติ
• รายการไม่ซ้ำหรือขาด
• ขอบเขตสอดคล้องกับสิ่งที่ฝ่ายขายตกลงไว้

ตรวจตัวเลข

• ยอดรวมแต่ละรายการถูกต้อง
• ส่วนลดคำนวณถูกต้อง
• ฐานภาษีถูกต้อง
• ภาษีถูกต้อง
• ยอดสุทธิตรงกันทุกหน้า
• ตัวเลขกับตัวอักษรตรงกัน หากมีการเขียนยอดเป็นคำ

ตรวจเงื่อนไข

• กำหนดชำระเงินชัดเจน
• วันเริ่มงานมีเงื่อนไขชัดเจน
• ระยะเวลาส่งมอบชัดเจน
• จำนวนรอบแก้ไขระบุไว้
• การรับประกันมีขอบเขต
• งานเพิ่มเติมมีขั้นตอนอนุมัติ
• ค่าใช้จ่ายที่ไม่รวมถูกระบุ
• เงื่อนไขไม่ขัดแย้งกันเอง

ตรวจไฟล์ก่อนส่ง

• ใช้ไฟล์ฉบับล่าสุด
• ชื่อไฟล์เป็นมืออาชีพ
• ไม่มีข้อความ [กรอกข้อมูล] เหลืออยู่
• ไม่มีความคิดเห็นภายในติดไปกับไฟล์
• เปิดไฟล์ตรวจทุกหน้าแล้ว
• ตารางและยอดเงินไม่ถูกตัด
• เอกสารแนบครบ
• ส่งให้ผู้รับที่ถูกต้อง

คำถามที่พบบ่อย

Gemini เขียนใบเสนอราคาให้เสร็จพร้อมใช้ได้หรือไม่

Gemini ช่วยสร้างร่างและตรวจโครงสร้างได้ แต่ผู้ใช้ต้องยืนยันข้อมูล ราคา ภาษี ขอบเขตงาน และเงื่อนไขทั้งหมดก่อนออกเอกสารจริง

สามารถให้ Gemini คำนวณยอดใบเสนอราคาได้หรือไม่

สามารถช่วยคำนวณเบื้องต้นได้ แต่ไม่ควรใช้เป็นแหล่งตรวจสอบสุดท้าย ควรใช้โปรแกรมบัญชีหรือสเปรดชีตที่มองเห็นสูตรและตรวจผลลัพธ์ได้

Gemini ออกเลขที่ใบเสนอราคาให้อัตโนมัติได้หรือไม่

Gemini สามารถเสนอรูปแบบเลขที่เอกสารได้ แต่ไม่ทราบเลขล่าสุดในระบบ เว้นแต่ผู้ใช้ให้ข้อมูล จึงควรกำหนดเลขผ่านระบบเอกสารหรือฐานข้อมูลของบริษัท

ใช้ Gemini เขียนสัญญาได้หรือไม่

ใช้ช่วยร่างหัวข้อหรือปรับภาษาเบื้องต้นได้ แต่สัญญามีผลทางกฎหมาย ควรให้ทนายหรือผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบก่อนลงนาม

ควรส่งข้อมูลลูกค้าให้ Gemini มากแค่ไหน

ส่งเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นและได้รับอนุญาต ควรปกปิดข้อมูลส่วนบุคคล ความลับทางการค้า และข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน

ทำอย่างไรให้ใบเสนอราคาดูน่าเชื่อถือ

ใช้ข้อมูลบริษัทที่ตรวจสอบได้ จัดรายการชัดเจน ระบุขอบเขตและเงื่อนไขครบ ใช้ภาษาตรงไปตรงมา ตรวจตัวเลข และออกเอกสารจากระบบที่มีมาตรฐาน

ใบเสนอราคาควรยาวกี่หน้า

ไม่มีจำนวนตายตัว งานขายสินค้าทั่วไปอาจใช้หน้าเดียว ส่วนโครงการซับซ้อนอาจต้องมีเอกสารแนบ สิ่งสำคัญคือครบถ้วนโดยไม่ใส่ข้อมูลที่ไม่จำเป็น

สรุปวิธีใช้ Gemini เขียนใบเสนอราคาและเอกสารธุรกิจ

Gemini ช่วยลดเวลาการเขียนใบเสนอราคาและเอกสารธุรกิจได้ตั้งแต่การสร้างโครงสร้าง จัดข้อมูลเป็นตาราง เขียนขอบเขตงาน ปรับภาษา ไปจนถึงตรวจหาข้อมูลที่ขาดหรือข้อความที่กำกวม

วิธีใช้อย่างมีประสิทธิภาพคือเตรียมข้อมูลให้ครบ ส่งข้อมูลแบบมีโครงสร้าง กำหนดให้ Gemini ห้ามเดาตัวเลข และตรวจร่างทุกส่วนก่อนนำเข้าสู่แม่แบบจริง

สิ่งสำคัญที่สุดคืออย่าให้ AI เป็นผู้อนุมัติราคา ภาษี เงื่อนไข หรือข้อผูกพันแทนธุรกิจ ใบเสนอราคาทุกฉบับควรผ่านการตรวจจากผู้รับผิดชอบ และเอกสารที่มีผลทางกฎหมายควรได้รับการตรวจจากผู้เชี่ยวชาญก่อนนำไปใช้

เมื่อใช้ Gemini เป็นผู้ช่วยร่างเอกสารร่วมกับระบบตรวจสอบที่รัดกุม ธุรกิจจะสามารถจัดทำใบเสนอราคาได้เร็วขึ้น สม่ำเสมอขึ้น และลดความผิดพลาดที่อาจกระทบทั้งรายได้และความสัมพันธ์กับลูกค้า