Contact
Line : comsiam
ถ้าคุณส่งเอกสารให้คนอื่นแล้วไม่อยากให้แก้ไขเนื้อหา ลบข้อความ หรือเปลี่ยนฟอร์แมต บทความนี้จะสอน วิธีป้องกันแก้ไขเอกสาร Word แบบง่าย ใช้งานจริง และเหมาะกับเอกสารสำคัญ
① ทำไมต้องป้องกันเอกสาร
ช่วยให้คุณ
- ป้องกันคนแก้ข้อความ
- ป้องกันลบข้อมูลสำคัญ
- คงรูปแบบเอกสารเดิม
- ใช้ส่งฟอร์มบริษัท
- เพิ่มความน่าเชื่อถือ
② ใช้กับเอกสารอะไรได้บ้าง
นิยมใช้กับ
- สัญญา
- แบบฟอร์มบริษัท
- เอกสาร HR
- รายงานสำคัญ
- คู่มือการทำงาน
- หนังสือแจ้งภายใน
③ วิธีป้องกันแบบง่ายที่สุด
- เปิด Microsoft Word
- ไปที่แท็บ Review
- กด Restrict Editing
ด้านขวาจะมีเมนูขึ้นมา
④ วิธีล็อกไม่ให้แก้ไขเลย
- ติ๊กหัวข้อ
Allow only this type of editing in the document
- เลือก No changes (Read only)
หมายถึงเปิดอ่านได้ แต่แก้ไม่ได้
⑤ วิธีตั้งรหัสผ่าน
- กด Yes, Start Enforcing Protection
- ตั้งรหัสผ่าน
หลังจากนั้น ใครไม่มีรหัสจะปลดล็อกไม่ได้
⑥ วิธีให้แก้บางส่วนได้
ถ้าต้องการให้กรอกเฉพาะช่องฟอร์ม
เลือก
Filling in forms
เหมาะกับใบสมัคร ใบลา แบบสอบถาม
⑦ วิธีป้องกันก่อนส่งลูกค้า
แนะนำเพิ่มอีกขั้น:
บันทึกเป็น PDF
เพราะแก้ยากกว่าไฟล์ Word มาก
⑧ ปัญหาที่คนเจอบ่อย
ล็อกแล้วแก้เองไม่ได้
ต้องกด Stop Protection แล้วใส่รหัส
ลืมรหัสผ่าน
ควรเก็บรหัสไว้เสมอ
คนอื่นยังแก้ได้
อาจส่งไฟล์ผิดเวอร์ชันที่ยังไม่ล็อก
⑨ เคล็ดลับมืออาชีพ
- เก็บไฟล์ต้นฉบับที่ยังไม่ล็อกไว้
- ส่ง PDF ให้ลูกค้า
- ใช้รหัสผ่านเฉพาะเอกสารสำคัญ
- ทดสอบเปิดจากเครื่องอื่นก่อนส่ง
⑩ สรุปสั้นที่สุด
ถ้าถามว่า วิธีป้องกันแก้ไขเอกสาร Word ทำยังไง
คำตอบคือ:
Review > Restrict Editing > No changes > ตั้งรหัสผ่าน
พร้อมใช้งานทันที
คำถามชวนคิด
คุณมีเอกสารอะไรตอนนี้ที่ไม่อยากให้ใครแก้ไขมากที่สุด?
