Contact
Line : comsiam
หลายคนทำเอกสารใน Microsoft Word แล้วพอกดพิมพ์พบว่า ตารางล้นขอบ ตัวหนังสือใหญ่เกิน หรือเอกสารยาวเกินจำเป็น ทั้งที่แก้ได้ง่ายด้วยการ ย่อขยายก่อนพิมพ์ Word
บทความนี้จะสอน วิธีย่อขยายก่อนพิมพ์ Word ให้พอดีหน้า ดูดี และประหยัดกระดาษ
① ย่อขยายก่อนพิมพ์คืออะไร
คือการปรับขนาดเอกสารตอนพิมพ์ โดยไม่แก้ไฟล์ต้นฉบับ เช่น
- ย่อให้พอดี 1 หน้า
- ขยายให้อ่านง่ายขึ้น
- ลดจาก 100% เหลือ 90%
- รวมหลายหน้าลงแผ่นเดียว
เหมาะมากกับงานเอกสารจริง
② ทำไมควรย่อขยายก่อนพิมพ์
ข้อดีชัดเจน:
- ตารางไม่ตกขอบ
- เอกสารสั้นลง
- อ่านง่ายขึ้น
- ประหยัดกระดาษ
- ไม่ต้องแก้รูปแบบไฟล์เดิม
③ วิธีเข้าหน้าพิมพ์ Word
เปิดเอกสาร แล้วกด:
Ctrl + P
หรือไปที่:
File > Print
จะเห็นหน้าตั้งค่าพิมพ์ทันที
④ วิธีย่อขยายก่อนพิมพ์ Word แบบง่ายที่สุด
ในส่วน Settings มองหาตัวเลือก:
- Scale to Paper Size
- 1 Page Per Sheet
- Custom Scale
แล้วเลือกขนาดที่ต้องการ
⑤ วิธีลดขนาดให้พอดีหน้า
ถ้าเอกสารล้นหน้า
เลือก:
- Shrink One Page
หรือ - Scale 90% / 95%
เหมาะกับ:
- ตารางเกินขอบ
- รายงานเกินหน้าเดียว
⑥ วิธีขยายให้ตัวหนังสือใหญ่ขึ้น
ถ้าเอกสารเล็กเกินอ่านยาก
เลือก:
- Scale 110%
- Scale 120%
เหมาะกับผู้สูงอายุ หรือเอกสารอ่านระยะไกล
⑦ วิธีรวมหลายหน้าลงกระดาษเดียว
เลือก:
- 2 Pages Per Sheet
- 4 Pages Per Sheet
เหมาะกับ:
- ชีทเรียน
- ร่างเอกสาร
- เอกสารประชุมภายใน
⑧ ปัญหาที่พบบ่อย
ย่อแล้วอ่านไม่ออก
ลดมากเกินไป
ขยายแล้วตกขอบ
เพิ่มเกินพื้นที่กระดาษ
ตารางยังล้น
ต้องเปลี่ยนเป็นแนวนอนด้วย
รูปเบี้ยว
ต้นฉบับจัดรูปแบบไม่ดี
⑨ สูตรย่อขยายแบบมืออาชีพ
รายงานทั่วไป
- 95%–100%
ตารางกว้าง
- 90% + แนวนอน
เอกสารอ่านภายใน
- 2 หน้า / แผ่น
เอกสารผู้บริหาร
- 105% อ่านง่าย
หลายองค์กรใช้แนวนี้ รวมถึงงานเอกสารธุรกิจแบบ COMSIAM
⑩ สรุปตรง ๆ
ถ้าคุณอยากรู้ วิธีย่อขยายก่อนพิมพ์ Word ให้จำง่าย ๆ:
- Ctrl + P
- เลือก Scale
- ดู Preview
- ปรับจนพอดีหน้า
- กดพิมพ์
แค่นี้งานจะดูดีขึ้นทันที
คำถามชวนคิดและชวนคอมเมนต์
คุณเคยเจอเอกสาร Word ล้นหน้าแล้วพิมพ์ไม่ได้ไหม?
