วิธีแจ้งเตือนสต๊อกใกล้หมดใน Excel 365

หลายธุรกิจเสียยอดขายเพราะ “ของหมดโดยไม่รู้ตัว” ลูกค้าสั่งแล้วไม่มีของ ขายดีแต่สั่งไม่ทัน หรือซื้อของซ้ำเกินจำเป็นเพราะไม่เห็นยอดคงเหลือจริง ปัญหานี้แก้ได้ด้วย Excel 365

คุณสามารถสร้างระบบ แจ้งเตือนสต๊อกใกล้หมดอัตโนมัติ ให้ Excel เปลี่ยนสี แจ้งสถานะ นับจำนวนสินค้าที่ต้องสั่งซื้อ และดูได้ทันทีทุกวัน ช่วยลดของขาด ลดของค้าง และทำให้บริหารสต๊อกแม่นขึ้น

บทความนี้จะสอนแบบใช้งานจริง เหมาะกับร้านค้า SME คลังสินค้า และธุรกิจทุกประเภท

---

① ระบบแจ้งเตือนสต๊อกใกล้หมดคืออะไร

คือไฟล์ Excel ที่ตรวจสอบจำนวนคงเหลืออัตโนมัติ เช่น

• ต่ำกว่า 10 ชิ้น = เตือนเหลือง
• ต่ำกว่า 5 ชิ้น = เตือนแดง
• หมดแล้ว = ด่วนสั่งซื้อ
• แสดงจำนวนที่ควรเติม

---

② เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

• ร้านค้าปลีก
• ร้านค้าออนไลน์
• คลังสินค้า
• ร้านอาหาร
• ร้านฮาร์ดแวร์
• ธุรกิจขายส่ง
• ร้านอาหารแห้งดี หรือ SME ทุกประเภท

---

③ โครงสร้างตารางที่ควรมี

รหัสสินค้า	ชื่อสินค้า	คงเหลือ	จุดสั่งซื้อ	สถานะ

---

④ ตั้งจุดสั่งซื้อ (Reorder Point)

เช่น

• ขายเร็ว = 20
• ขายกลาง = 10
• ขายช้า = 5

เมื่อของต่ำกว่าจุดนี้ ให้ระบบเตือนทันที

---

⑤ สร้างสถานะอัตโนมัติ

สมมติ

• คงเหลืออยู่ C2
• จุดสั่งซื้ออยู่ D2

ใช้สูตร

$=IF(C2=0,”หมด”,IF(C2<=D2,”ใกล้หมด”,”ปกติ”))$=IF(C2=0,”หมด”,IF(C2<=D2,”ใกล้หมด”,”ปกติ”))

---

⑥ เปลี่ยนสีอัตโนมัติ

สีแดง = ของหมด

สูตร

$=C2=0$=C2=0

สีเหลือง = ใกล้หมด

$=AND(C2>0,C2<=D2)$=AND(C2>0,C2<=D2)

สีเขียว = ปกติ

มากกว่าจุดสั่งซื้อ

---

⑦ คำนวณจำนวนที่ควรสั่งเพิ่ม

เช่นต้องการมีขั้นต่ำ 30 ชิ้น

$=MAX(30-C2,0)$=MAX(30−C2,0)

ถ้าเหลือ 8 ชิ้น ระบบบอกควรสั่งเพิ่ม 22

---

⑧ ตัวอย่างใช้งานจริง

ร้านค้าออนไลน์

แพ็กเกจส่งของใกล้หมด

ร้านอาหาร

วัตถุดิบหลักใกล้หมด

คลังสินค้า

สินค้าขายดีต้องเติมทันที

ร้านขายสายแลน / IT

หัวต่อ สายแลน Router ใกล้หมด

ร้านอาหารแห้งดี หรือ SME ใช้งานแนวนี้คุ้มมาก

---

⑨ ใช้ Dashboard ดูภาพรวม

สร้าง KPI เช่น

• สินค้าหมด 3 รายการ
• ใกล้หมด 12 รายการ
• ปกติ 140 รายการ

เปิดไฟล์แล้วเห็นทันที

---

⑩ นับสินค้าที่ใกล้หมด

$=COUNTIF(E:E,”ใกล้หมด”)$=COUNTIF(E:E,”ใกล้หมด”)

---

⑪ จัดเรียงของที่ต้องสั่งก่อน

ใช้ Sort จากคงเหลือน้อยสุดไปมากสุด

เห็นงานด่วนก่อนเสมอ

---

⑫ ปัญหาที่พบบ่อย

จำนวนไม่ตรง

ไม่ได้ตัดสต๊อกทุกครั้งที่ขาย

ซื้อเกินจำเป็น

ไม่มีจุดสั่งซื้อชัดเจน

ไฟล์รก

ไม่มีรหัสสินค้า

ไม่รู้ของไหนขายเร็ว

ไม่มีรายงานยอดขายย้อนหลัง

---

⑬ เทคนิคมืออาชีพ

แยกหมวดสินค้า

• ขายเร็ว
• ขายกลาง
• ขายช้า

ใช้ ABC Analysis

ของขายเร็วควรเตือนเข้มกว่า

เช็กทุกเช้า

เปิดไฟล์ก่อนเริ่มงาน

เชื่อมยอดขายย้อนหลัง

ตั้งจุดสั่งซื้อแม่นขึ้น

---

⑭ ใช้ร่วมกับระบบบาร์โค้ดได้ไหม

ได้

สแกนเข้า-ออก แล้ว Excel ตัดสต๊อกอัตโนมัติ

เหมาะกับร้านค้าที่มีของเยอะ

---

⑮ คำถามที่พบบ่อย

มือใหม่ทำได้ไหม

ได้ เริ่มจากตารางง่าย ๆ ก่อน

Excel 365 ดีไหม

ดีมาก เพราะสูตร + Dashboard + Filter ครบ

ใช้หลายร้อยสินค้าได้ไหม

ได้สบาย

---

⑯ สรุป

การแจ้งเตือนสต๊อกใกล้หมดใน Excel 365 คือระบบเล็กที่ช่วยรักษายอดขาย ลดของขาด ลดเงินจม และทำให้ธุรกิจเดินลื่นขึ้นมาก

คนทั่วไปรู้ของหมดตอนลูกค้าถามหา
คนเก่งรู้ก่อนหมดและสั่งทันเวลา

---

⑰ คำถามชวนคิด

สินค้าตัวไหนในธุรกิจคุณ ถ้าหมดสต๊อก 1 วัน จะเสียยอดขายมากที่สุด?