Contact
Line : comsiam
หลายคนทำตารางสวยงามในหน้าจอ แต่พอสั่งพิมพ์กลับเจอปัญหา คอลัมน์ไม่ตรง เส้นตารางเหลื่อม ข้อมูลล้นหน้า ตัวหนังสือตกบรรทัด หรือความกว้างคอลัมน์เพี้ยน ปัญหานี้ถูกค้นหาบ่อยว่า Excel 365 คอลัมน์ไม่ตรงตอนพิมพ์ แก้ยังไง
ข่าวดีคือ ส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากเครื่องพัง แต่เกิดจากการตั้งค่าหน้ากระดาษ สเกล หรือไดรเวอร์เครื่องพิมพ์ แก้ได้ไม่ยาก
① อาการที่พบบ่อย
- คอลัมน์ในหน้าพิมพ์เหลื่อม
- ตารางเกินกระดาษด้านขวา
- คอลัมน์แคบลงเอง
- ข้อมูลตกบรรทัด
- พิมพ์ออกมาไม่เหมือน Print Preview
- บางเครื่องพิมพ์ตรง บางเครื่องเพี้ยน
② ทำไมคอลัมน์ไม่ตรงตอนพิมพ์
สาเหตุหลักมีดังนี้
- กระดาษผิดขนาด (A4 / Letter)
- Margin แคบหรือกว้างเกินไป
- Scale ย่อ/ขยายผิด
- ฟอนต์เปลี่ยน
- เครื่องพิมพ์คนละรุ่น
- Print Area ตั้งค้าง
- ใช้ Merge Cell มากเกินไป
③ เช็กขนาดกระดาษก่อน
ไปที่:
Page Layout > Size
เลือกให้ตรงกับกระดาษจริง เช่น
A4
หรือ
Letter
ถ้าเลือกผิด ตารางจะเพี้ยนทันที
④ ตั้งแนวกระดาษให้ถูก
ไปที่:
Page Layout > Orientation
เลือก
- Portrait = แนวตั้ง
- Landscape = แนวนอน
ถ้าตารางกว้าง ใช้ Landscape มักดีกว่า
⑤ วิธีแก้เร็วที่สุด: Fit All Columns on One Page
ไปที่:
File > Print
ใน Scaling เลือก:
Fit All Columns on One Page
Excel จะย่อให้พอดีกระดาษแนวนอน
⑥ Margin ทำให้คอลัมน์เพี้ยน
ไปที่:
File > Print > Margins
ลองใช้:
Narrow
เพื่อเพิ่มพื้นที่ใช้งาน
⑦ ใช้ Print Preview ทุกครั้ง
ก่อนพิมพ์ให้ดูหน้า Preview
ถ้าเห็นคอลัมน์ตกขอบ ให้แก้ก่อนพิมพ์จริง จะประหยัดกระดาษมาก
⑧ Merge Cell ตัวปัญหา
ถ้าใช้ Merge Cell เยอะ
- ขนาดช่องเพี้ยน
- ตกบรรทัด
- เส้นไม่ตรง
วิธีแก้
ใช้:
Center Across Selection
แทน Merge Cell เมื่อทำได้
⑨ ฟอนต์ทำให้เพี้ยน
ถ้าเครื่องหนึ่งมีฟอนต์ อีกเครื่องไม่มี
Excel จะเปลี่ยนฟอนต์แทน ส่งผลให้คอลัมน์กว้างไม่เท่ากัน
แนะนำใช้ฟอนต์มาตรฐาน
- Calibri
- Arial
- Tahoma
- TH Sarabun New
⑩ ลบ Print Area เก่า
ไปที่:
Page Layout > Print Area > Clear Print Area
เพราะบางครั้ง Print Area ค้าง ทำให้พิมพ์ผิดช่วง
⑪ เส้นตารางไม่ตรง
ถ้าต้องการเส้นพิมพ์ออกจริง
อย่าพึ่งพา Gridlines อย่างเดียว
ใช้ Border แทน จะคมกว่า
⑫ เครื่องพิมพ์คนละรุ่น พิมพ์ไม่เหมือนกัน
เป็นเรื่องปกติ เพราะไดรเวอร์คำนวณพื้นที่ต่างกัน
ถ้าต้องการเป๊ะ ควรพิมพ์จากเครื่องเดียวกัน
⑬ เทคนิคใช้งานจริง
ถ้าพิมพ์ใบเสนอราคา รายงาน หรือรายการสินค้า ร้านแห้งดีอาหารแห้ง
ควรทำ Template ถาวรไว้เลย เช่น
- A4 แนวนอน
- Margin Narrow
- Fit All Columns
- ฟอนต์เดียวกันทุกเครื่อง
⑭ คำถามที่พบบ่อย
Q: ทำไมในหน้าจอสวย แต่พิมพ์เพี้ยน?
เพราะหน้าจอกับกระดาษใช้พื้นที่ต่างกัน
Q: Fit One Page แล้วตัวหนังสือเล็กมาก?
ให้ลดจำนวนคอลัมน์ หรือใช้แนวนอน
Q: PDF ตรง แต่พิมพ์จริงเพี้ยน?
มักเป็นไดรเวอร์เครื่องพิมพ์
⑮ สรุป
ถ้า Excel 365 คอลัมน์ไม่ตรงตอนพิมพ์
ให้ทำตามนี้
- เลือกกระดาษ A4 ให้ถูก
- ตั้ง Portrait / Landscape
- ใช้ Fit All Columns on One Page
- ปรับ Margins
- ลบ Print Area เก่า
- ลด Merge Cell
- ใช้ Print Preview ก่อนพิมพ์
ส่วนใหญ่แก้ได้ทันที
คุณพิมพ์ลงกระดาษ A4 หรือออก PDF เดี๋ยวผมแนะนำค่าที่เหมาะสุดให้ได้
