Contact
Line : comsiam
คู่มือไล่สาเหตุฝากข้อความไม่ได้ ไม่แจ้งเตือน ไฟล์หาย หรือฟังไม่ได้ จากการตั้งค่า Extension, Storage, Notification ถึง Email/SMS แบบช่างโทรศัพท์สำนักงาน
① 🔍 บทนำ: Voicemail คือ “ตาข่ายรับสาย” ที่หลายองค์กรลืมดูแล
Voicemail ช่วยเก็บโอกาสทางธุรกิจเมื่อรับสายไม่ได้
แต่ถ้า ฝากไม่ได้ / ฝากแล้วไม่แจ้ง / ฟังไม่ได้ เท่ากับเสียโอกาสไปเงียบ ๆ โดยไม่รู้ตัว
ปัญหานี้มักไม่ได้มาจากระบบล่ม แต่เป็น การตั้งค่ารายละเอียดหลายจุดที่ต้องทำงานร่วมกัน
② 🔍 อาการ Voicemail ที่พบบ่อย
- โทรเข้าแล้วไม่เข้า Voicemail
- ฝากข้อความได้ แต่ไม่มีแจ้งเตือน
- แจ้งเตือนมา แต่เปิดฟังไม่ได้
- ไฟล์เสียงหาย/เสีย
- บาง Extension ใช้ได้ บางอันใช้ไม่ได้
ต้องแยกให้ชัดว่า “ไม่เข้า Voicemail” หรือ “เข้าแล้วแต่ไม่แจ้ง”
③ 🌐 โครงสร้างการทำงานของ Voicemail
ลำดับทั่วไป:
Call → No Answer/Busy → Voicemail → บันทึกไฟล์ → แจ้งเตือน (MWI/Email)
ถ้าขาดจุดใดจุดหนึ่ง → ระบบดูเหมือน “ไม่ทำงาน”
④ 🌐 Voicemail ไม่ถูกเปิดใช้งานใน Extension
สาเหตุพื้นฐาน:
- Extension ปิด Voicemail
- ตั้งค่า Busy/No Answer ไม่ชี้ Voicemail
ผล:
- สายถูกตัด
- ลูกค้าฝากไม่ได้
⑤ 🌐 Timeout ก่อนเข้า Voicemail ตั้งผิด
Timeout:
- สั้นเกิน → ยังไม่ทันดัง
- ยาวเกิน → ลูกค้าวางสายก่อน
ควรตั้งให้เหมาะกับพฤติกรรมการรับสายจริง
⑥ 🌐 Inbound Route / Ring Group ไม่ชี้ Voicemail
กรณี:
- Ring Group ไม่มีปลายทางสำรอง
- Timeout แล้วตัดสาย
Voicemail ต้องถูกกำหนดเป็น Failover Destination
⑦ 🌐 Storage เต็มหรือสิทธิ์ไม่ถูก
ปัญหาที่เจอบ่อย:
- Disk เต็ม
- Permission โฟลเดอร์ผิด
ผล:
- ฝากไม่ได้
- ฝากแล้วไฟล์ไม่ถูกสร้าง
⑧ 🌐 Format ไฟล์เสียง Voicemail
บางระบบ:
- บันทึกไฟล์ผิด Codec
- Conversion ไม่สำเร็จ
อาการ:
- ไฟล์มี แต่ฟังไม่ได้
- เปิดได้เฉพาะบางอุปกรณ์
⑨ 🌐 MWI (Message Waiting Indicator) ไม่แจ้ง
MWI:
- ใช้ SIP NOTIFY
ถ้า:
- Firewall บล็อก
- SIP ALG เพี้ยน
ไฟกระพริบ/แจ้งเตือนจะไม่ขึ้น
⑩ 🌐 Email Notification ไม่ทำงาน
สาเหตุ:
- SMTP ตั้งผิด
- Email ถูก Block
- Attachment ไม่ผ่านนโยบาย
ผล:
- มี Voicemail แต่ไม่มีอีเมลแจ้ง
⑪ 🌐 Email ไป Spam โดยไม่รู้ตัว
องค์กรหลายแห่ง:
- ใช้ Domain ใหม่
- ไม่มี SPF/DKIM
Email แจ้งเตือน:
- เข้าขยะ
- ผู้ใช้คิดว่าไม่แจ้ง
⑫ 🌐 SMS/LINE Notification (ถ้ามี)
ระบบเสริม:
- API หมดอายุ
- Token หมดอายุ
แจ้งเตือนไม่มา แต่ Voicemail ยังถูกบันทึก
⑬ 🖥️ Server PBX โหลดสูง
ช่วงพีค:
- บันทึกไฟล์ช้า
- ส่ง Notification ช้า
ผู้ใช้:
- ได้แจ้งเตือนช้า
- หรือไม่มาเลย
⑭ 🔌 IP Phone / Softphone ไม่รองรับ MWI
อุปกรณ์บางรุ่น:
- ไม่รองรับ MWI
- ต้องตั้งค่าเพิ่ม
ผล:
- มี Voicemail แต่เครื่องไม่โชว์
⑮ 🛠️ วิธีพิสูจน์ว่า Voicemail พังตรงไหน
ตรวจ:
- ฝากข้อความจริงหรือไม่
- มีไฟล์ถูกสร้างหรือไม่
- MWI Log / Email Log
- Disk Space
แยก “บันทึก” กับ “แจ้งเตือน” ออกจากกัน
⑯ 🛠️ ไล่แก้แบบเป็นขั้น
ลำดับแนะนำ:
- ตรวจ Extension / Route
- ตรวจ Storage / Permission
- ตรวจ MWI
- ตรวจ Email/SMS
- ตรวจ Server Load
⑰ 🛠️ แก้ระยะสั้น
- ล้าง Disk
- เปลี่ยนปลายทาง Failover
- ใช้ Email ชั่วคราวแทน MWI
- ทดสอบจาก Extension เดียว
⑱ 🛠️ แก้ระยะยาว
- วาง Policy Retention
- Monitor Disk/Notification
- มาตรฐาน Email Domain
- อบรมผู้ใช้เรื่อง Voicemail
⑲ 📋 Checklist ปัญหา Voicemail
- Extension เปิด Voicemail
- Route ชี้ถูก
- Disk เหลือ
- MWI ทำงาน
- Email ส่งได้
⑳ 📋 Checklist สำหรับผู้ดูแลระบบ
- มี Retention Policy
- มี Alert Disk เต็ม
- มี Log Notification
- มีคู่มือผู้ใช้
㉑ ⚠️ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- ไม่เคยทดสอบฝากข้อความ
- ลืมดู Disk
- โทษระบบทั้งที่ Email ไป Spam
㉒ 🧠 บทเรียนจากหน้างานจริง
หลายองค์กร:
Voicemail ใช้งานไม่ได้ 3 เดือน
เพราะ “Disk เต็มโดยไม่มีใครดู”
㉓ 🛠️ เมื่อไหร่ควรปรับแนวทาง Voicemail
- ทีมงานไม่ฟัง Voicemail
- ต้องการแจ้งเตือนเร็ว
- ใช้มือถือเป็นหลัก
อาจเปลี่ยนไปใช้ Email/CRM Integration
㉔ 📌 สรุปสำหรับผู้บริหาร
Voicemail:
- ไม่ควรถูกลืม
- เป็นด่านรับลูกค้าที่สำคัญ
ต้องมีการตรวจสอบสม่ำเสมอ
㉕ ✅ บทสรุป
ถ้า IP PBX Voicemail ไม่ทำงานหรือไม่แจ้งเตือน
ให้ไล่จาก
Route → Storage → MWI → Notification → Load
แล้วจะแก้ได้ตรงจุด ไม่ต้องเดา
㉖ 💬 คำถามชวนคิดและชวนคอมเมนต์
องค์กรของคุณ
ยังมีคนฟัง Voicemail อยู่จริงหรือไม่?
